MANAGEMENT & KOSTEN
28. August 2020

Lesezeit: 7 Minuten – Zuletzt aktualisiert am 22.05.2023

Um Ihren Fuhrpark wirtschaftlich zu betreiben, stehen Sie vor einer Vielzahl von strategischen und operativen Fuhrparkmanagement-Aufgaben. Neben Ihrem Budget für die Fahrzeugbeschaffung kalkulieren und kontrollieren Sie die Kosten für den Betrieb Ihrer Flotte. So nehmen Sie Ihre vorrangige Fuhrparkmanagement-Aufgabe der Kostenoptimierung wahr.

Kennen Sie alle Bestandteile Ihrer Gesamtbetriebskosten und deren Verteilung? Und wissen Sie, wie Sie im Vergleich zu anderen Fuhrparks abschneiden? Dieser Vergleich kann Ihnen wertvolle Hinweise für Optimierungen in Ihrem Fuhrpark geben.

Was sind die Aufgaben eines Fuhrparkmanagers?

Um Ihre zahlreichen Fuhrparkmanagement-Aufgaben von A bis Z zu erledigen, benötigen Sie schon bei kleinen Flotten viel Knowhow: Als „idealer“ Flottenmanager sind Sie ein autoaffiner Mobilitätsberater und haben Erfahrung als Einkäufer sowie im Verkauf von Gebrauchtwagen. Sie kennen sich zudem in steuerlichen und rechtlichen Fragen aus – auch aus Personal- und Betriebsratssicht. Wirtschaftliches, nachhaltiges Handeln und Ihre Interessengruppen im Flottenmanagement haben Sie dabei stets im Blick. Je größer Ihre Flotte, desto stärker stehen Sie im strategischen Fokus Ihrer Unternehmensleitung.

Ihre Fuhrparkmanagement-Aufgaben von A bis Z

A wie Autoaufbereitung In Ihrem Fuhrparkmanagement spielt die Kostenoptimierung immer eine Rolle. Daher sorgen Sie am besten dafür, Kosten für Autoaufbereitung zu vermeiden, oder entscheiden, wann sich Autoaufbereitung bei der Fahrzeugrückgabe oder vor dem Wiederverkauf lohnen kann.

B wie Beschaffung Bei der Beschaffung von Fahrzeugen, Produkten und Fuhrparkmanagement-Dienstleistungen verhandeln Sie bestmögliche Einkaufskonditionen mit Autoherstellern und -händlern sowie Dienstleistern, wählen Ihre geeignete Finanzierungsform und kontrollieren Ihr Budget. Bei Ihren Fuhrparkausschreibungen haben Sie klare Anforderungen, so dass Sie die Vergleichbarkeit verschiedener Anbieter gewährleisten.

C wie Car Policy Passend zur strategischen Ausrichtung Ihres Fuhrparks schaffen Sie mit Ihrer Car Policy, die Sie regelmäßig überprüfen, ein erfolgreiches Regelwerk für Ihren Fuhrpark: Mit einer „schlanken“ Car Policy setzen Sie auf Wirtschaftlichkeit und mit einer „grünen“ auf Nachhaltigkeit. Ihre „gepflegte“ Car Policy zielt aufs Unternehmensimage und Ihre „motivierende“ auf zufriedene Mitarbeiter.

D wie Dienstwagenüberlassung Sie stimmen Dienstwagenüberlassungsverträge auf Ihre Car Policy ab und bewegen sich souverän im Dschungel der rechtlichen Regelungen zur Dienstwagenbereitstellung und -überlassung – auch relevant für Fahrer mit Gehaltsumwandlung.

E wie Elektromobilität Auch wenn die staatliche Förderung von E-Autos abnimmt, kümmern Sie sich um den richtigen Zeitpunkt für den Einstieg in die E-Mobilität Ihres Unternehmens.

F wie Fahrerbetreuung und Finanzierung

G wie Gesamtbetriebskosten Eine Ihrer wichtigsten Fuhrparkleiter-Aufgaben ist die Kostenoptimierung. Sie prüfen daher Ihre Gesamtbetriebskosten auf Ausreißer und identifizieren Einsparpotenziale. Zu den Gesamtbetriebskosten – auch Total Cost of Ownership (TCO) – gehören die Kosten für Anschaffung/Abschreibung, Schäden und Versicherung, Reparatur, Wartung und Reifen sowie Kraftstoff-/Energiekosten, Kfz-Steuern und Rundfunkbeitrag.

Überprüfen Sie jetzt Ihre Gesamtbetriebskosten auf Ausreißer!

Vergleichen Sie die Verteilung Ihrer Gesamtbetriebskosten mit der deutscher Fuhrparks und beurteilen Sie, ob Ihre Flotte gut aufgestellt ist.

H wie Haftung und Herstellerauswahl

I wie Instandhaltung Sie sorgen dafür, dass Flottenfahrzeuge im Falle eines Werkstattaufenthalts schnell und zu geringsten Kosten wieder mobil sind. Zur Prüfung der Werkstattrechnungen bringen Sie das nötige Kfz-Wissen mit.

K wie Kraftstoff Sie finden den optimalen Kraftstoffmix für Ihre Flotte, stellen Ihren Fahrern Tankkarten zur Verfügung und motivieren Ihre Mitarbeiter, Kraftstoff zu sparen, um Ihre Betriebskosten zu reduzieren.

M wie Mobilitätsbedarf Sie kennen und decken den kurz- und langfristigen Mobilitätsbedarf Ihres Unternehmens.

N wie Nutzfahrzeuge Sie stellen sich den besonderen Herausforderungen einer Nutzfahrzeug-Flotte, da Sie sich mit den individuellen Anforderungen an Fahrgestelle und Aufbauten auskennen.

O wie Outsourcing Durch Outsourcing von Fuhrparkmanagement-Aufgaben, z. B. im Teil- oder Full-Service-Leasing, konzentrieren Sie sich auf wertschöpfendere Aufgaben. Vorher investieren Sie ausreichend Zeit für die Wahl des Anbieters, der Ihre Anforderungen erfüllt und Ihnen zeitliche Entlastung und Einsparungen ermöglicht. So wählen Sie beim Flottenleasing den passenden Vertrag, indem Sie entscheiden, welche Risiken und Chancen Sie in welchem Umfang teilen, z. B. fifty-fifty wie beim Profit Sharing. Doch die Leasingrate ist nicht alles: Sie prüfen daher immer die Kosten für Abweichungen von der vertraglich vorgesehenen Kilometerleistung (Abrechnung von Mehr- und Minderkilometern) und wie Ihr Anbieter Rückgabeschäden am Leasingende bewertet.

P wie Poolfahrzeuge Den Fahrzeugzustand und die Einweisung Ihrer Fahrer in Poolfahrzeuge dokumentieren Sie bei jedem Fahrzeugwechsel mithilfe von Übergabeprotokollen.

R wie Reifenmanagement Zu Ihrem Reifenmanagement gehören nicht nur der saisonale Wechsel und der Ersatz abgenutzter Reifen, sondern auch, wie Sie Reifenverschleiß im Fuhrpark minimieren.

S wie Schadenmanagement und strategische Fuhrparkentscheidungen

U wie Unfallprävention Fuhrparkbetreiber stehen in der gesetzlichen Pflicht zur Unfallprävention. So sorgen Sie mit der UVV-Prüfung für verkehrs- und betriebssichere Firmenfahrzeuge, mit der Fahrerunterweisung für die Sicherheit und den Schutz Ihrer Dienstwagenfahrer und führen ebenfalls die Führerscheinkontrolle ordnungsgemäß, also regelmäßig und dokumentiert, durch.

V wie Versicherung und Verwaltung

W wie Wiederverkauf Sie kennen sich am Gebrauchtwagenmarkt und mit Restwertoptimierung aus, um höhere Erlöse beim Wiederverkauf zu erzielen oder Ihre Leasingraten zu senken. Daher definieren Sie Pflichtausstattungen in Ihrer Car Policy und schließen Sonderausstattungen und andere Faktoren aus, die Restwerte negativ beeinflussen.

Z wie Zulassung Sie wählen geeignete Anbieter aus, die Ihre Neufahrzeuge zulassen und wieder abmelden.

Stellen Sie sich beim Flottenmanagement gut auf!

Erfahren Sie in unserem Beitrag „Beim Flottenmanagement gut aufgestellt sein“, ob Sie für Ihre Fuhrparkmanagement-Aufgaben der passende Allrounder sind. Für ein optimales Flottenmanagement sollten Sie in Ihrem Unternehmen zudem gut vernetzt sein. Machen Sie daher auch unseren Netzwerk-Check, damit Sie niemanden aus Ihren Interessengruppen vergessen.

Eine Ihrer wichtigsten Fuhrparkmanagement-Aufgaben: Einsparpotenziale bei den Gesamtbetriebskosten identifizieren

Sie sind als Fuhrparkleiter für den wirtschaftlichen Betrieb Ihrer Flotte verantwortlich: Sie planen Ihr Budget und behalten Ihre Kosten im Griff. Fuhrparkkosten gehen über die Anschaffungskosten hinaus. Im Rahmen Ihrer Fuhrparkmanagement-Aufgaben sollten Sie den jeweiligen Anteil an den Gesamtkosten kennen und in Ihre Planung einbeziehen.

Tipps zur Fuhrparkkosten-Optimierung

Folgende Aspekte gilt es bei Ihren Fuhrparkmanagement-Aufgaben zu berücksichtigen, wenn Sie Ihre Fuhrparkkosten optimieren möchten. Hier finden Sie Tipps zur Optimierung typischer Betriebskosten, die in Ihrem Fuhrpark anfallen.

Abschreibung Ein Fahrzeug verliert an Wert, sobald es den Ausstellungsraum verlässt.

Reparatur, Wartung, Reifen, Pannenhilfe Es ist aus vielen Gründen eine sinnvolle Fuhrparkleiter-Aufgabe, die Autos oder Lieferwagen in bestmöglichem Zustand zu halten. Sie reduzieren die Ausfallzeiten Ihrer Fahrzeuge und das Risiko von Pannen. Sie schützen Ihre Mitarbeiter und senken die Gesamtkosten für Ihren Fuhrpark.

Kraftstoff und Alternativen Kraftstoffkosten für Autos mit Verbrennungsmotor haben den zweitgrößten Anteil an den Gesamtbetriebskosten. Indem Sie Ihren Flottenmix gut strukturieren und die Nutzung überwachen, halten Sie die Kosten niedrig.

Versicherung Versicherungskosten sind ein wichtiger Punkt, der je nach Risikofaktoren einen großen Teil Ihrer Gesamtbetriebskosten ausmacht.

Kfz-Steuern und Gebühren In Deutschland gilt die Kfz-Steuer für alle zugelassenen Fahrzeuge. Wie hoch die Steuern ausfallen, hängt unter anderem vom Hubraum sowie von den Schadstoff- und den Kohlendioxidemissionen des Fahrzeugs ab. Elektroautos bilden eine Ausnahme und sind nach Zulassungsdatum unterschiedlich lang von der Kfz-Steuer befreit.

Decken Sie Kostentreiber auf!

Um zu beurteilen, ob die Kostenverteilung in Ihrem Fuhrpark stimmt oder ob Sie Kostenarten besser näher untersuchen, hilft es Ihnen, die typische Verteilung der Gesamtbetriebskosten von Pkw und Transportern zu kennen. Hier geht’s zum Download.

Kostentreiber in Ihrem Fuhrpark erkennen

Wissen Sie, wie hoch die Anteile der verschiedenen Betriebskosten in Ihrer Unternehmensflotte sind?

Auf Basis von über 100.000 Fahrzeugen aus Full-Service-Leasingverträgen – bei einer Laufzeit von 48 Monaten und einer jährlichen Laufleistung von 30.000 km – haben wir die typische Verteilung der Gesamtbetriebskosten für Pkw (nach Antriebsart) und für Transporter für Sie ermittelt. Beurteilen Sie, ob Ihre Flotte gut aufgestellt ist oder ob Sie bei bestimmten Kostenarten im Vergleich zu hoch liegen.

Stellen Sie fest, dass es in Ihrer Flotte signifikant abweichende Betriebskostenanteile gibt, überprüfen Sie Ihre Kosten im Rahmen Ihrer Fuhrparkleiter-Aufgaben.

Typische Verteilung der Gesamtbetriebskosten

Mit Hilfe unseres prozentualen Kostenvergleichs

Wie schneidet Ihr Fuhrpark ab?

Lernen Sie jetzt die typische Verteilung der Gesamtbetriebskosten für Pkw und Transporter kennen. Mit unserer Übersicht identifizieren Sie Ihre Kostentreiber.

Fazit: Sie brauchen viel Knowhow für Ihre Fuhrparkmanagement-Aufgaben

Identifizieren Sie Einsparpotenziale!

Ob Sie bei bestimmten Kostenarten im Vergleich zu hoch liegen, erkennen Sie anhand der typischen Verteilung der Gesamtbetriebskosten in deutschen Fuhrparks – auch dargestellt nach Antriebsart.

Ihr Fuhrpark Knowhow-Download

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Dies sind häufig bei Google eingegebene Fragen zum Thema:

Was sind die Aufgaben eines Fuhrparkleiters? Ein Fuhrparkmanager koordiniert alle Abläufe, die den Fuhrpark betreffen. Dabei ist er speziell zuständig für die Fahrzeugauswahl und -beschaffung, Wartungen, Reparaturen und den Zustand (Verkehrssicherheit) der Fahrzeuge. Auch die Planung und Überwachung der Gesamtbetriebskosten des Fuhrparks gehört zu den Fuhrparkmanagement-Aufgaben.Was gehört zum Fuhrparkmanagement? Beim Fuhrparkmanagement werden die Fahrzeuge verwaltet und den Fahrern zur Verfügung gestellt. Zudem werden sie regelmäßig gewartet und auf ihre Verkehrssicherheit überprüft. Dazu kommen Abschluss und Überwachung der notwendigen Versicherungen und der Kauf und Verkauf neuer beziehungsweise ausgedienter Fahrzeuge. Auch die Betreuung der Dienstwagennutzer gehört zum Fuhrparkmanagement.Was versteht man unter Fuhrparkmanagement? Zu den Fuhrparkmanagement-Aufgaben gehören die Organisation und Verwaltung aller im Unternehmen befindlichen Fahrzeuge. Fuhrparkmanagement-Aufgaben sind beispielsweise Fahrzeugauswahl und -beschaffung, Sicherstellen der Mobilität im Unternehmen durch Wartung, Reparatur, Reifen- und Versicherungsmanagement sowie die Gebrauchtwagenvermarktung. Auch die Planung und Überwachung der Gesamtbetriebskosten des Fuhrparks gehört zum Fuhrparkmanagement.