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Durch eine Gehaltsumwandlung kommen Ihre Mitarbeiter zu attraktiven Firmenwagen. Denn bei der Gehaltsumwandlung wird ihr Barlohn in einen Sachbezug – ein Firmenfahrzeug – umgewandelt. Damit das Motivationsinstrument Firmenwagen im Rahmen einer Gehaltsumwandlung auch wirklich Freude macht, sollten Sie einiges wissen.

Möchte Ihr Unternehmen einen breiteren Mitarbeiterkreis – unabhängig von Funktion oder dienstlicher Notwendigkeit – in den Genuss attraktiver Firmenwagen gemäß Car Policy bringen? Mit Zugang zu einem Gehaltsumwandlungsmodell können Ihre Mitarbeiter einen Teil ihres Gehalts in einen Firmenwagen umwandeln, und zwar zu Beschaffungs- und Betriebskonditionen des Arbeitgebers. Ein Firmenwagen per Gehaltsumwandlung ist dann eine motivierende, auf Bindung oder Anwerbung von Fachkräften ausgerichtete wichtige Alternative zum Privatwagen, wenn – neben der Risikoabwägung – persönliche Kostenvorteile bei Ihren Arbeitnehmern überwiegen.

Ihr Unternehmen kann also seinen Mitarbeitern einen Firmenwagen per Gehaltsumwandlung ermöglichen, indem es für sie den Firmenwagen und ggf. zusätzliche Services beschafft, z. B. über einen Full-Service-Leasingvertrag. Ihre Mitarbeiter wandeln dabei Teile ihres Gehalts in ein Auto als Sachbezug um.

Der Aufwand für die Beratung und Betreuung des gehaltsumwandelnden Mitarbeiters sowie für die Verwaltung des Fahrzeugs liegt bei Ihnen als Fuhrparkleitung sowie in der Personalabteilung.

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  Sofern Ihr Unternehmen einen Betriebsrat hat, müssen Sie diesen einbeziehen, weil sich das Gehaltsumwandlungsmodell als eine strukturelle Änderung der Vergütung darstellt. Schließlich ist – sofern ein Tarifvertrag auf das Arbeitsverhältnis Anwendung findet – zu prüfen, ob der Tarifvertrag eine solche Gehaltsumwandlung zulässt.

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  Wenn ein gehaltsumwandelnder Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, besteht das Risiko, auf dem Fahrzeug bzw. Leasingvertrag „sitzenzubleiben“. Denn dann müsste Ihr Unternehmen das bereits genutzte und individuell konfigurierte Fahrzeug bei einem anderen Mitarbeiter unterbringen. Oder es müsste den Leasingvertrag kündigen und die Kosten einer vorzeitigen Vertragsbeendigung zahlen. Es sei denn, Sie können das Fahrzeug im Unternehmen anderweitig, z. B. als Poolfahrzeug, einsetzen.

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  Schließen Sie auch für Fahrzeuge per Gehaltsumwandlung einen Nutzungs- bzw. Dienstwagenüberlassungsvertrag mit den betreffenden Mitarbeitern ab, um ihre Nutzung zu regeln. In Ergänzung zum Arbeitsvertrag sollte Ihr Unternehmen den Gehaltsumwandlungsbetrag mit seinen Arbeitnehmern schriftlich darin vereinbaren. Der vertraglichen Gestaltung kommt hier besondere Bedeutung zu, da sie über die Zurechnung des Fahrzeuges zum Arbeitgeber bzw. Arbeitnehmer entscheidet. Und damit darüber, ob statt des umgewandelten Barlohnanspruches der Sachbezugswert zu berücksichtigen ist. Hier ist eine rechtliche Beratung zwingend. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter einen monatlichen Gehaltsumwandlungsbetrag von maximal 30 % des Nettogehalts nicht überschreiten.

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  Ihre Mitarbeiter sind insofern risikofrei, als sie persönlich keinen Leasingvertrag abschließen bzw. das Fahrzeug nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zurückgeben und es nicht aus eigenen Mitteln weiterfinanzieren und unterhalten. Es sei denn, im Dienstwagenüberlassungsvertrag ist eine nicht verpflichtende Berechtigung zur Fahrzeugübernahme durch Mitarbeiter vereinbart.

Möchte Ihr Unternehmen seinen Fuhrpark aufstocken, um als Arbeitgeber attraktiver zu werden? Mit wachsender Fahrzeugflotte nehmen dann nicht nur die Sachinvestitionen für Ihr Unternehmen zu, sondern auch Ihre Fuhrparkmanagement-Aufgaben. Warum sollte sich ein Unternehmen trotzdem dazu entschließen, weiteren Mitarbeitern – unabhängig von Geschäftszweck, Funktion und Hierarchie – einen Firmenwagen per Gehaltsumwandlung zu stellen? Dafür sprechen mit Bedacht folgende Gründe.

Hat Ihr Unternehmen kein Budget, noch mehr Mitarbeitern funktionsübergreifende Dienstwagen zu finanzieren oder Löhne zu erhöhen, kann Ihr Unternehmen diesen Mitarbeitern per Umwandlung ihrer Gehälter einen Firmenwagen zu seinen Einkaufskonditionen beschaffen.

Achtung: Jeder zusätzliche Firmenwagen in der Flotte erhöht den administrativen Aufwand für die Fuhrparkleitung.

Anschaffung und Unterhalt der Firmenfahrzeuge kann Ihr Arbeitgeber als Betriebsausgaben berücksichtigen. Durch die Umwandlung von Barlohn in Sachbezüge reduzieren sich Bruttogehälter und damit, abhängig vom Einzelfall, ggf. die Sozialabgaben, die Ihr Arbeitgeber für diese Gehaltsumwandlungsbeträge zahlen müsste.

Achtung: Die Sozialversicherungsträger könnten der Höhe der Gehaltsumwandlungsbeträge widersprechen. Mit steigenden Gehaltsverzichtsbeträgen entgehen ihnen ggf. Einnahmen. Bei der Einführung eines Modells zur Firmenwagen-Gehaltsumwandlung in Ihrem Unternehmen sollten Sie immer einen rechtlichen Berater hinzuziehen, der auch mit der Rechtsprechung des Bundessozialgerichtes vertraut ist.

Die Beschaffung über den Arbeitgeber kann – dank seiner in Großabnehmerabkommen verhandelten Rabatte und seinem Zugang zu Business-Paket-Ausstattungen – für den Arbeitnehmer attraktiver sein als private Beschaffungswege. Mit wachsendem Fahrzeugpark wiederum verbessert sich auch die Verhandlungsposition Ihres Unternehmens gegenüber Herstellern und Händlern.

Achtung: Mitunter ist der Weg bis zur Fahrzeugbestellung beratungsintensiv. Stellt sich zu einem späten Zeitpunkt heraus, dass die private Anschaffung für den Mitarbeiter doch günstiger ist, haben Sie viel Zeit umsonst investiert.

Rechnet es sich für Ihre Mitarbeiter, den Privatwagen durch einen Firmenwagen per Gehaltsumwandlung zu ersetzen? Folgende Faktoren sind u. a. hierfür ausschlaggebend.

Ihre Mitarbeiter partizipieren bei der Firmenwagen-Gehaltsumwandlung an den Konditionen, die Ihr Unternehmen für die Beschaffung von Firmenfahrzeugen und Services mit Händlern, Herstellern, Leasinggesellschaften und Dienstleistern verhandelt hat.

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  Durch die in Großabnehmerabkommen vereinbarten Preise und Rabatte können Sie Fahrzeuge und Services für Ihre Mitarbeiter eventuell zu günstigeren Konditionen beziehen als diese privat.

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  Hinzu kommen Vorteile bei der Ausgestaltung des Leasingvertrags, wie mit Ihrem Unternehmen fest vereinbarte günstige Regelungen hinsichtlich entfallender erhöhter Start- und Schlussraten, Mehr-/Minderkilometerausgleich, Standards bei der Schadenbewertung etc.

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  Zusätzlich können Sie Fahrzeuge für Ihre Mitarbeiter mit preislich attraktiven Business-Paketen ausstatten, die Privatleuten nicht zur Verfügung stehen.

Bei der privaten Fahrzeugbeschaffung fällt für Ihre Mitarbeiter Mehrwertsteuer an. Ist Ihr Unternehmen umsatzsteuerpflichtig und zum Vorsteuerabzug berechtigt, zahlen auch Ihre Mitarbeiter bei der Gehaltsumwandlung nur die Nettokosten. Da der Sachbezug des Arbeitnehmers umsatzsteuerpflichtig ist, könnte in einem Gehaltsumwandlungsmodell die Abwälzung dieser Umsatzsteuer auf den Arbeitnehmer vereinbart werden.

Grundsätzlich sollten sich Mitarbeiter von einem Steuerberater über ihre persönlichen lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlichen Auswirkungen durch die Umwandlung von Barlohn in einen Firmenwagen beraten lassen. Auch wird die Gehaltsumwandlung in unterschiedlichen Ausprägungen durchgeführt. Zum einen wandelt der Arbeitnehmer – ganz oder teilweise – in Höhe der Fahrzeugkosten bzw. Leasingraten sein Gehalt um. Zum anderen kommt eine Gehaltsumwandlung auch in den Fällen in Betracht, in denen der Mitarbeiter sein Wunschfahrzeug mit einer zusätzlichen Ausstattung versehen haben möchte, die nach der Dienstwagenordnung (Car Policy) nicht zulässig wäre.

Ihre Mitarbeiter können durch den Abzug der Fahrzeugkosten ihr Bruttogehalt reduzieren. Damit sparen sie Steuern und ggf. Sozialabgaben, auch wenn die gesetzliche 1-Prozent-Regelung zur Pauschalversteuerung zum Ansatz kommt. Denn bei der Gehaltsumwandlung entsteht Ihren Mitarbeitern ein geldwerter Vorteil, wenn ein Teil ihres Barlohns in ein privat genutztes „Firmenauto“ umgewandelt wird.

Diesen geldwerten Vorteil müssen Ihre Mitarbeiter versteuern: Ihrem Bruttogehalt wird monatlich 1 % vom Bruttolistenpreis aufgeschlagen sowie grundsätzlich für den Arbeitsweg pro Entfernungskilometer i. d. R. 0,03 % vom Bruttolistenpreis. Alternativ zur 0,03%-Monatspauschale kommt auch eine tageweise Berechnung der tatsächlichen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit der 0,002%-Tagespauschale in Frage. Damit reduzieren die Firmenwagenkosten bei der Gehaltsumwandlung das Bruttogehalt und werden nicht – wie beim Privatwagen – vom Nettogehalt gezahlt, also erst nach Abzug der Steuern und Sozialabgaben. Mitarbeiter versteuern bei richtigem Verhältnis von Einkommen und Fahrzeugkosten bei der Gehaltsumwandlung weniger Bruttoeinkommen. Deshalb müssen im Vorfeld auch die sozialversicherungsrechtlichen Konsequenz beleuchtet werden.

Da bei der Gehaltsumwandlung das Bruttoeinkommen reduziert ist, sollte der Arbeitnehmer genau auf die Höhe seines Gehaltsverzichtsbetrags achten. Sonst besteht die Gefahr, dass durch Unterschreiten der Beitragsbemessungsgrenzen oder Minderung des beitragspflichtigen Entgeltes Ansprüche auf Rente und Arbeitslosengeld gemindert werden oder privat Versicherte unter die Versicherungspflichtgrenze für die gesetzliche Krankenkasse fallen. Denn nur wer über diesen Betrag hinaus verdient, kann sich weiterhin privat krankenversichern lassen.

Je niedriger der geldwerte Vorteil durch einen Firmenwagen ist, desto weniger Steuern und Sozialbeiträge muss der Arbeitnehmer also an den Staat zahlen. Vorausgesetzt die Kriterien der staatlichen Förderung von Elektroautos – wie ein Bruttolistenpreis inkl. Kosten für Sonderausstattung von maximal 60.000,00 € bei Erstzulassung reiner E-Autos bis 31.12.2030 oder die Mindestreichweitenanforderungen an Plug-in-Hybride – treffen auf diese zu, reduziert sich bei alternativ angetriebenen Fahrzeugen die Bemessungsgrundlage der Besteuerung des geldwerten Vorteils: So wird zur Berechnung der Einkommenssteuer (Lohnsteuer) bei Plug-in-Hybriden lediglich der halbe und bei reinen E-Autos ein Viertel des Bruttolistenpreises des Firmenwagens im Rahmen der pauschalen Berechnungsmethode (1%-Regelung sowie 0,03%- bzw. 0,002%-Regelung) zum monatlichen Gehalt hinzugerechnet.

Bei verhältnismäßig hohen Anschaffungskosten für E-Autos wird der geldwerte Vorteil für diese dank staatlicher Förderung dann verhältnismäßig niedrig. Je höher der Differenzbetrag zwischen Gehaltsumwandlungsbetrag und dem Betrag für den reduzierten geldwerten Vorteil ausfällt, desto größer wird das Einsparpotenzial für den Mitarbeiter.

• Im Rahmen einer Gehaltsumwandlung können Mitarbeiter ihr Gehalt in ein attraktives Firmenfahrzeug zu den Konditionen Ihres Unternehmens als attraktiver Arbeitgeber umwandeln und privat nutzen. Für die Einführung eines Gehaltsumwandlungsmodells ist eine rechtliche Prüfung aus Arbeitgeber- und Arbeitnehmersicht zwingend erforderlich.
• Ihre Mitarbeiter sollten einen Steuerberater hinzuziehen, der sie bei der Umwandlung von Barlohn in den Sachbezug „Firmenwagen“ im Wege einer Gehaltsumwandlung lohnsteuerrechtlich berät. Letztendlich müssen sie individuell berechnen, ob die Finanzierungs- und Servicekonditionen ihres Arbeitgebers in Kombination mit den lohnsteuerrechtlichen Auswirkungen günstiger sind als alle Ausgaben der Privatanschaffung.
• Für Ihren Arbeitgeber ist das Gehaltsumwandlungsmodell auch nicht unproblematisch. Dies betrifft nicht nur die lohnsteuerrechtliche Behandlung sondern auch die sozialversicherungsrechtliche Behandlung dieses Gehaltsbestandteils. Ebenso sind umsatzsteuerliche Aspekte zu berücksichtigen. Und das Unternehmen trägt immer das Risiko, auf den Fahrzeugen „sitzenzubleiben“.
• Entscheiden sich Mitarbeiter für einen Firmenwagen per Gehaltsumwandlung, schließt ihr Arbeitgeber mit ihnen ein Nutzungsüberlassungsvertrag als Ergänzung zum Anstellungsvertrag. Der vertraglichen Gestaltung kommt hier besondere Bedeutung zu.
• Denken Sie auch an die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers dahingehend, dass monatliche Gehaltsumwandlungsbeträge die jeweiligen Einkommensverhältnisse seiner Mitarbeiter nicht übersteigen, sowie an Ihre Halterpflichten zur Unfallprävention.

Quellen

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  Guido Birkner: Ratgeber Dienstwagen- und Mobilitätsmanagement 2020
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  Beitragsbemessungsgrenzen in der gesetzlichen Renten- und Krankenversicherung