Lesezeit: 5 Minuten

Als Fuhrparkmanager müssen Sie bei der Dienstwagenüberlassung Ihren gesetzlichen Pflichten nachkommen und verantworten die Einhaltung der Dienstwagenordnung in Ihrem Unternehmen. Damit Ihre Fahrer die Regelungen Ihrer Car Policy rechtssicher, unmissverständlich und einvernehmlich leben, schließt Ihr Unternehmen mit jedem Dienstwagenberechtigten einen Dienstwagenüberlassungsvertrag.

Dienstwagenüberlassungsverträge sind Bestandteil individueller Arbeitsverträge derjenigen Mitarbeiter, denen Ihr Unternehmen gemäß Car Policy einen Firmenwagen bereitstellt. Ihre Car Policy ist die strategische Grundlage für Ihr Flottenmanagement, das Sie gezielt auf den gewünschten Schwerpunkt ausrichten können: wirtschaftlich, nachhaltig und positiv fürs Unternehmensimage oder motivierend für Ihre Fahrer. Ihre Dienstwagenordnung beantwortet beispielsweise folgende fundamentale Fragestellungen.

• •
  Welche Mitarbeiter berechtigt oder motiviert Ihr Arbeitgeber für bzw. durch einen Dienstwagen?

• •
  Wie viele Dienstwagengruppen legen Sie für Ihre verschiedenen Nutzergruppen fest? Nach welchen Kriterien wie Hersteller und Modell, Kraftstoffart oder Pflichtausstattung etc. dürfen Ihre Mitarbeiter ihre Fahrzeuge – mit oder ohne Einschränkungen – auswählen?

• •
  Haben Ihre Fahrer bei der Dienstwagenbereitstellung in Ihrem Unternehmen Anspruch auf einen Neuwagen, z. B. über Flottenleasing? Sind Zuzahlungen durch die Arbeitnehmer generell möglich, wenn deren Wunschfahrzeuge Referenzkosten überschreiten?

• •
  Wie gestalten Sie die Firmenwagennutzung – beruflich und privat?

Wie können Sie also Regelungen sowohl in Ihrer Car Policy als auch im darauf abgestimmten Dienstwagenüberlassungsvertrag handhaben? Beispiel: Sie berücksichtigen in Ihrer Car Policy die geltenden steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Regelungen zur Firmenwagen-Privatnutzung. Auf diese können Sie in Ihren Dienstwagenüberlassungsverträgen pauschal hinweisen. Als Bestandteil des Arbeitsvertrags hat Ihr Unternehmen jedoch auch die Möglichkeit, Dienstwagenüberlassungsverträge zu individualisieren. So könnten sich Fahrer und Arbeitgeber auf die Versteuerung anhand der Fahrtenbuchmethode einigen.

Im Folgenden finden Sie Beispielthemen, die Sie in Ihrem Dienstwagenüberlassungsvertrag regeln können. Formulieren Sie Paragraphen eindeutig und passend für Ihr Unternehmen!

Dauer der Dienstwagenüberlassung und Rückgabe Ihr Unternehmen trägt die Kosten der Finanzierung und des Betriebes der Firmenfahrzeuge. Die Überlassung zur Nutzung ist an das bestehende Anstellungsverhältnis Ihrer Fahrer gebunden und endet somit automatisch mit der Beendigung des Anstellungsvertrags.

• •
  Fahrzeuge sind in einem der Laufleistung entsprechenden sowie verkehrs- und betriebssicheren Zustand (am Dienstsitz des Mitarbeiters) zurückzugeben.

• •
  Wenn Ihr Unternehmen Mitarbeiter verpflichtet, dem Arbeitgeber seine durch Rückgabeverzögerung entstandenen Kosten zu erstatten, sollten Sie im Dienstwagenüberlassungsvertrag datieren, bis wann Ihr Arbeitgeber einem Fahrer seinen aktuellen Dienstwagen überlässt, z. B. für die Dauer des mit einem Leasinggeber abgeschlossenen Leasingvertrags.

Privatnutzung und Überlassung an Dritte sowie Rechte Dritter Wenn Sie die private Nutzung Ihrer Dienstwagen – auch durch Familienangehörige – erlauben, können Sie gleichzeitig die dauerhafte Nutzung durch Dritte für unzulässig erklären. Legen Sie fest, in welchem Umfang Fahrer haften, wenn bei Überlassung des Fahrzeugs an Dritte ein Schaden entsteht.

• •
  Stellen Sie Ihren Fahrern Tankkarten für bargeldlose Zahlung zur Verfügung, weisen Sie im Dienstwagenüberlassungsvertrag darauf hin, falls Ihr Unternehmen Treibstoffkosten für Privatfahrten nicht übernimmt.

• •
  Lohnsteuerrechtlich wird die Firmenwagen-Privatnutzung nach den jeweils maßgeblichen steuerlichen Vorschriften pauschal versteuert.

• •
  Die Mitnahme von Anhaltern gestatten Sie in Dienstwagenüberlassungsverträgen im Regelfall nicht.

• •
  Untersagen Sie im Dienstwagenüberlassungsvertrag ebenfalls Verkauf, Verpfändung, Verleih etc. an Dritte.

Übergabe, Benutzung und Reparaturen des Dienstwagens Unfallverhütung hat oberste Priorität bei der Dienstwagenüberlassung. Zu Beginn und während der gesamten Nutzungsdauer haben Ihre Mitarbeiter Sorgfaltspflichten zu erfüllen und sich von der Mängelfreiheit ihrer Dienstwagen zu überzeugen.

• •
  Deshalb sollten sie Fahrzeuge sachgemäß und pfleglich behandeln, um diese in betriebs- und verkehrssicherem Zustand zu halten. Dafür notwendige Reparaturen sollen Ihre Mitarbeiter unverzüglich in einer von Ihnen autorisierten Werkstatt ausführen lassen. Denken Sie auch an Kostengrenzen für Reparaturfreigaben.

• •
  Um unnötige Kosten für Autoaufbereitung zum Entfernen unangenehmer Gerüche und von Schäden zu vermeiden, untersagen Sie Rauchen und den Transport von Tieren in Ihren Firmenfahrzeugen.

• •
  Ihre Fahrer sind zur Einhaltung aller Vorschriften und Gesetze im Straßenverkehr verpflichtet. Ein drohender Führerscheinverlust ist dem Fuhrparkleiter umgehend anzuzeigen. Und: Aufwendungen für Verwarnungs-, Ordnungs- und Bußgelder trägt der Mitarbeiter.

Versicherung, Schäden und Haftung Bei Unfällen, Verlusten und Beschädigungen des Dienstfahrzeuges sollten Ihre Mitarbeiter umgehend den Schaden der Fuhrparkleitung oder Ihrem Dienstleister für Fuhrparkmanagement-Aufgaben melden. Bei Unfällen mit Personenschaden ist in jedem Fall die Polizei hinzuzuziehen.

• •
  Setzen Sie Ihre Mitarbeiter darüber in Kenntnis, welche Kaskoversicherung (Vollkasko/Teilkasko) Ihr Unternehmen zusätzlich zur Kfz-Haftpflichtversicherung für seine Flotte abgeschlossen hat und wer die Selbstbeteiligung in welcher Höhe zahlt.

• •
  Wie geht Ihr Unternehmen mit selbst verschuldeten Unfällen um? Unterscheidet Ihr Unternehmen bei der Haftung zwischen dienstlichen und privaten Fahrten? Und wer trägt die Kosten bei Schäden durch unsachgemäße Behandlung oder Fehlverhalten im Straßenverkehr?

• Ein Dienstwagenüberlassungsvertrag ist Bestandteil des Anstellungsvertrags zwischen Ihrem Unternehmen und seinen Dienstwagenfahrern. Er sollte die Rechte und Pflichten Ihrer Fahrer bei der dienstlichen und privaten Nutzung von Dienstwagen ohne Interpretationsspielraum beinhalten. Dienstwagenüberlassungsverträge basieren auf der Dienstwagenordnung, der Car Policy, Ihres Unternehmens.
• Ihre Car Policy bildet das Fundament Ihres Fuhrparkmanagements. Mit Ihrer Car Policy richten Sie Ihr Flottenmanagement strategisch auf Ihre Unternehmensziele aus: Bei konsequenter Einhaltung Ihrer Dienstwagenordnung können Sie Ihren Fuhrpark wirtschaftlicher, umweltfreundlicher, stärker auf Ihr Unternehmensimage oder auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter ausgerichtet betreiben.
• In Ihrer Car Policy formulieren Sie daher maßgebliche Regeln und Normen für die Struktur Ihrer Flotte, für die Mobilität Ihrer Fahrer und deren Rechte und Pflichten bei der Dienstwagennutzung. Überprüfen Sie Ihre Dienstwagenordnung mindestens einmal im Jahr dahin gehend, ob sie weiterhin zu Ihrem Flottenmanagement passt. Ergeben sich Änderungen in Ihrer Dienstwagenordnung, die sich auf Ihre Fahrer auswirken, dann checken Sie auch Ihren Dienstwagenüberlassungsvertrag.