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Am liebsten vollständig und mängelfrei: Haben Autos in Ihrer Flotte verschiedene Fahrer, sollten Sie jeden Fahrzeugwechsel dokumentieren. Mithilfe von Übergabeprotokollen weisen Sie nach, in welchem Zustand Interims- oder Poolautos zu Beginn und am Ende der Nutzung durch jeden Fahrer sind.

Für Ihre Interessengruppen im Unternehmen ist es erforderlich, dass Sie Fahrzeugübergaben – z. B. von Interims- und Poolfahrzeugen – an und von Ihren Mitarbeitern lückenlos nachweisen. Fertigen Sie deshalb bei jedem Fahrzeugwechsel ein detailliertes Übergabeprotokoll für die Autos in Ihrer Flotte an.

Firmenfahrzeuge anzuschaffen und bereitzustellen erfordert hohe Investitionen Ihres Unternehmens. Außerdem entstehen Kosten für Wartung, Verschleiß und Reparatur, um sie in einem verkehrs- und betriebssicheren Zustand zu halten, wozu Fuhrparkbetreiber verpflichtet sind.

Somit sind wichtige Kriterien in der Car Policy Ihres Unternehmens – neben der sachgemäßen und pfleglichen Nutzung – der Umgang mit Schäden und die Haftung der Dienstwagennutzer. Wer trägt die Kosten für laufleistungsuntypische Schäden sowie fehlende Teile oder Dokumente in welcher Höhe?

Wenn Ihre Dienstwagenfahrer ihre Fahrzeuge zurückgeben, kann Ihr Unternehmen sie per Dienstwagenordnung verpflichten, bei der Ausfertigung eines Übergabeprotokolls mitzuwirken, das Beschädigungen, z. B. im Innenraum, oder fehlende Teile wie Schlüssel lückenlos dokumentiert.

In der Car Policy kann Ihr Unternehmen seine Dienstwagennutzer bei der Übernahme eines Fahrzeugs zur Ausfertigung eines Übergabeprotokolls verpflichten. Bei genutzten Poolfahrzeugen liegt dies auch im Interesse jedes neuen Fahrers, der für bereits vorhandene Schäden nicht haftet.

Ihre Personalabteilung benötigt den Nachweis für die Dienstwagenüberlassungen per Übergabeprotokoll. So kann sie alle relevanten Daten für die Versteuerung der Dienstwagenprivatnutzung in der Gehaltsabrechnung berücksichtigen. Außerdem kann sie die Weiterbelastung von Kosten, z. B. für Reinigung, Beschädigungen oder Ersatzbeschaffung von Fehlteilen, bei Steuerprüfungen und internen Revisionen nachweisen.

Hat Ihr Unternehmen eine interne Revision oder kommen regelmäßig externe Prüfer ins Haus? Und haben Sie in der Dienstwagenordnung festgelegt, dass Dienstwagenfahrer für die Kosten durch bestimmte Fehlteile oder Beschädigungen aufkommen müssen? Dann kann Ihr Unternehmen die Umsetzung mithilfe von Übergabeprotokollen dokumentieren und über die Abrechnung der Personalabteilung nachweisen.

Der Autoschlüssel ist weg – und jetzt? Geben Sie zu Protokoll, wer ihn verloren hat! Der Klassiker: Ein verschwundener Autoschlüssel – und keiner will’s gewesen sein. Im Flottenbetrieb sind Sie verantwortlich, darüber Protokoll zu führen. Halten Sie schriftlich fest, wie viele Schlüssel Sie an einen Fahrer übergeben haben und wie viele er am Nutzungsende an Sie zurückgibt. So herrscht Klarheit für beide Parteien.

Fahrzeugnutzer- und Führerscheindaten

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  Wenn Sie ein Firmenauto an einen neuen Fahrer übergeben, gehört die Führerscheinkontrolle als eine der Halterpflichten von Fuhrparkbetreibern dazu.
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  Prüfen Sie, ob eine gültige Fahrerlaubnis vorliegt und alle Führerscheindaten korrekt im Übergabeprotokoll stehen.

Fahrzeugunterlagen

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  Vermerken Sie alle Unterlagen und jedes Zubehör, das Sie Ihrem Fahrer zusammen mit dem Auto aushändigen, wie Serviceheft, Bedienungsanleitung, Tank- oder Ladekarten etc.
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  Denken Sie an Warnwesten, Warndreieck und Verbandskasten, die gemäß den Vorgaben zur UVV-Prüfung Ihrer Pkw im Auto vorhanden sein müssen.

Fahrzeugzustand innen und außen

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  Protokollieren Sie per Sichtprüfung Beschädigungen und Verschmutzungen.
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  Dies ist besonders wichtig, wenn diese den Fahrzeugwert mindern oder statt einfacher Reinigung eine Autoaufbereitung notwendig machen.

Reifen

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  Haben Sie die gleiche Anzahl an Reifen am Ende der Nutzungsdauer zurückbekommen, die Ihr Fahrer bei Fahrzeugübernahme bekommen hat?
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  Tragen Sie in das Übergabeprotokoll ein, ob und wo Sommer- oder Winterreifen für das Auto eingelagert sind.

• Fuhrparkleiter – dank Übergabeprotokoll haben Sie den Vorher-nachher-Vergleich für Ihre Autos: Belegen Sie klar, welchen Zustand das Fahrzeug zum Zeitpunkt der Übergabe an den Fahrer und zum Zeitpunkt der Rückgabe hatte. So sichern Sie sich ab.
• Fahrer – dank Übergabeprotokoll ist klar, dass Ihr Arbeitgeber seine Fahrer nicht für Schäden oder Fehlteile belangt, die vorherige Fahrzeugnutzer verursacht haben. Machen Sie in Ihrer Car Policy für Ihre Fahrer deutlich, ob und – falls ja – in welcher Höhe sie sich an den Kosten für laufleistungsuntypische Schäden, fehlende Teile oder Dokumente beteiligen müssen.
• Personalabteilung – dank Übergabeprotokoll kennt Ihre Personalabteilung den Start und das Ende der temporären Dienstwagenüberlassung und kann die Versteuerung der Dienstwagenprivatnutzung in der Gehaltsabrechnung berücksichtigen.
• Revision – dank Übergabeprotokoll können Sie gegenüber internen und externen Prüfungsorganen nachweisen, an welchen Schadenkosten für welches Auto die jeweiligen Fahrer gemäß Car Policy beteiligt wurden.