MANAGEMENT & KOSTEN

Verzichten Sie nicht auf das Übergabeprotokoll für Ihre Autos!

Wie Sie sich und Ihre Fahrer dank Übergabeprotokollen durch dokumentierte Fahrzeugübergaben absichern.

Verzichten Sie nicht auf das Übergabeprotokoll für Ihre Autos!

Wie Sie sich und Ihre Fahrer dank Übergabeprotokollen durch dokumentierte Fahrzeugübergaben absichern.
 
1. Juli 2021

Lesezeit: 4 Minuten

Am liebsten vollständig und mängelfrei: Haben Autos in Ihrer Flotte verschiedene Fahrer, sollten Sie jeden Fahrzeugwechsel dokumentieren. Mithilfe von Übergabeprotokollen weisen Sie nach, in welchem Zustand Interims- oder Poolautos zu Beginn und am Ende der Nutzung durch jeden Fahrer sind.

Warum brauchen Sie Übergabeprotokolle für die Autos in Ihrer Flotte?

Übergabeprotokolle schaffen Sicherheit für Fuhrparkleitung und Fahrer

Für Ihre Interessengruppen im Unternehmen ist es erforderlich, dass Sie Fahrzeugübergaben – z. B. von Interims- und Poolfahrzeugen – an und von Ihren Mitarbeitern lückenlos nachweisen. Fertigen Sie deshalb bei jedem Fahrzeugwechsel ein detailliertes Übergabeprotokoll für die Autos in Ihrer Flotte an.

1. Geschäftsleitung

Firmenfahrzeuge anzuschaffen und bereitzustellen erfordert hohe Investitionen Ihres Unternehmens. Außerdem entstehen Kosten für Wartung, Verschleiß und Reparatur, um sie in einem verkehrs- und betriebssicheren Zustand zu halten, wozu Fuhrparkbetreiber verpflichtet sind. 

Somit sind wichtige Kriterien in der Car Policy Ihres Unternehmens – neben der sachgemäßen und pfleglichen Nutzung – der Umgang mit Schäden und die Haftung der Dienstwagennutzer. Wer trägt die Kosten für laufleistungsuntypische Schäden sowie fehlende Teile oder Dokumente in welcher Höhe?

Wenn Ihre Dienstwagenfahrer ihre Fahrzeuge zurückgeben, kann Ihr Unternehmen sie per Dienstwagenordnung verpflichten, bei der Ausfertigung eines Übergabeprotokolls mitzuwirken, das Beschädigungen, z. B. im Innenraum, oder fehlende Teile wie Schlüssel lückenlos dokumentiert.

Haben Sie neben Fahrzeugübernahme und -rückgabe in Ihrer Car Policy an alles gedacht? Hier geht es zur bewährten Beispielstruktur einer vollständigen Car Policy – von der Präambel über die Fahrzeugübernahme und -rückgabe bis zur Schlussbestimmung.

Jetzt Beispielstruktur herunterladen

2. Fahrer

In der Car Policy kann Ihr Unternehmen seine Dienstwagennutzer bei der Übernahme eines Fahrzeugs zur Ausfertigung eines Übergabeprotokolls verpflichten. Bei genutzten Poolfahrzeugen liegt dies auch im Interesse jedes neuen Fahrers, der für bereits vorhandene Schäden nicht haftet.

Der Dienstwagennutzer hat den ordnungsgemäßen Zustand und die Vollständigkeit des Fahrzeuges zu überprüfen und zu quittieren. Etwaige Mängel oder Fehlteile sind in einem Übergabeprotokoll festzuhalten und unverzüglich an die Fuhrparkleitung zu melden.

Car Policy Muster-ParagraphFahrzeugübernahme

3. Personalabteilung

Ihre Personalabteilung benötigt den Nachweis für die Dienstwagenüberlassungen per Übergabeprotokoll. So kann sie alle relevanten Daten für die Versteuerung der Dienstwagenprivatnutzung in der Gehaltsabrechnung berücksichtigen. Außerdem kann sie die Weiterbelastung von Kosten, z. B. für Reinigung, Beschädigungen oder Ersatzbeschaffung von Fehlteilen, bei Steuerprüfungen und internen Revisionen nachweisen.

4. Interne und externe Revision

Hat Ihr Unternehmen eine interne Revision oder kommen regelmäßig externe Prüfer ins Haus? Und haben Sie in der Dienstwagenordnung festgelegt, dass Dienstwagenfahrer für die Kosten durch bestimmte Fehlteile oder Beschädigungen aufkommen müssen? Dann kann Ihr Unternehmen die Umsetzung mithilfe von Übergabeprotokollen dokumentieren und über die Abrechnung der Personalabteilung nachweisen.

Das sollte im Übergabeprotokoll für Ihre Pkw enthalten sein

Erfüllt Ihr Übergabeprotokoll bei der Übernahme und Rückgabe von Pkw seinen Zweck?

Der Autoschlüssel ist weg – und jetzt? Geben Sie zu Protokoll, wer ihn verloren hat! Der Klassiker: Ein verschwundener Autoschlüssel – und keiner will’s gewesen sein. Im Flottenbetrieb sind Sie verantwortlich, darüber Protokoll zu führen. Halten Sie schriftlich fest, wie viele Schlüssel Sie an einen Fahrer übergeben haben und wie viele er am Nutzungsende an Sie zurückgibt. So herrscht Klarheit für beide Parteien.

Dank Übergabeprotokoll wissen Sie, wer den Schlüssel zuletzt hatte

Mit unserem interaktiven Übergabeprotokoll wissen Sie auch, in welchem Zustand das Auto bei der Übernahme durch Ihren Fahrer war. Und Sie können abgleichen, ob am Ende jeder Nutzungsdauer laufleistungsuntypische Schäden – und noch alle Schlüssel und Dokumente – vorhanden sind.

Jetzt interaktives Übergabeprotokoll herunterladen

Vollständig und mängelfrei? Im Übergabeprotokoll steht es schwarz auf weiß

Fahrzeugnutzer- und Führerscheindaten

  • Wenn Sie ein Firmenauto an einen neuen Fahrer übergeben, gehört die Führerscheinkontrolle als eine der Halterpflichten von Fuhrparkbetreibern dazu.
  • Prüfen Sie, ob eine gültige Fahrerlaubnis vorliegt und alle Führerscheindaten korrekt im Übergabeprotokoll stehen.

Fahrzeugunterlagen

  • Vermerken Sie alle Unterlagen und jedes Zubehör, das Sie Ihrem Fahrer zusammen mit dem Auto aushändigen, wie Serviceheft, Bedienungsanleitung, Tank- oder Ladekarten etc.
  • Denken Sie an Warnwesten, Warndreieck und Verbandskasten, die gemäß den Vorgaben zur UVV-Prüfung Ihrer Pkw im Auto vorhanden sein müssen.

Fahrzeugzustand innen und außen

  • Protokollieren Sie per Sichtprüfung Beschädigungen und Verschmutzungen.
  • Dies ist besonders wichtig, wenn diese den Fahrzeugwert mindern oder statt einfacher Reinigung eine Autoaufbereitung notwendig machen.

Reifen

  • Haben Sie die gleiche Anzahl an Reifen am Ende der Nutzungsdauer zurückbekommen, die Ihr Fahrer bei Fahrzeugübernahme bekommen hat?
  • Tragen Sie in das Übergabeprotokoll ein, ob und wo Sommer- oder Winterreifen für das Auto eingelagert sind.

Übergabeprotokoll zur Unterschrift

Alle zu quittierenden Details – zum Auto und zu dessen Nutzer sowie zu Fahrzeugunterlagen und  -zustand – finden Sie in unserem praktischen interaktiven Übergabeprotokoll.

Jetzt Übergabeprotokoll herunterladen

Fazit: Dank Übergabeprotokollen herrscht Sicherheit für alle Interessengruppen

  • Fuhrparkleiter – dank Übergabeprotokoll haben Sie den Vorher-nachher-Vergleich für Ihre Autos: Belegen Sie klar, welchen Zustand das Fahrzeug zum Zeitpunkt der Übergabe an den Fahrer und zum Zeitpunkt der Rückgabe hatte. So sichern Sie sich ab.
  • Fahrer – dank Übergabeprotokoll ist klar, dass Ihr Arbeitgeber seine Fahrer nicht für Schäden oder Fehlteile belangt, die vorherige Fahrzeugnutzer verursacht haben. Machen Sie in Ihrer Car Policy für Ihre Fahrer deutlich, ob und – falls ja – in welcher Höhe sie sich an den Kosten für laufleistungsuntypische Schäden, fehlende Teile oder Dokumente beteiligen müssen.
  • Personalabteilung – dank Übergabeprotokoll kennt Ihre Personalabteilung den Start und das Ende der temporären Dienstwagenüberlassung und kann die Versteuerung der Dienstwagenprivatnutzung in der Gehaltsabrechnung berücksichtigen.
  • Revision – dank Übergabeprotokoll können Sie gegenüber internen und externen Prüfungsorganen nachweisen, an welchen Schadenkosten für welches Auto die jeweiligen Fahrer gemäß Car Policy beteiligt wurden.

Zum Download: interaktives Übergabeprotokoll für Ihre Autos

Denken Sie daran, alles zu Protokoll zu geben! Nur so haben Sie und Ihre Fahrer Sicherheit, wenn es um die Dokumentation von Schäden und vollständige Fahrzeugübergaben geht. Hier geht’s zum Download unseres interaktiv nutzbaren Übergabeprotokolls für Ihre Pkw. 

Jetzt Übergabeprotokoll herunterladen

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