MANAGEMENT & KOSTEN

In Ihrer Fuhrparkverwaltung Ausreißern rechtzeitig gegensteuern

Wie Sie in Ihrer Fuhrparkverwaltung Ausreißer und damit Kostentreiber und Risikofaktoren identifizieren.

In Ihrer Fuhrparkverwaltung Ausreißern rechtzeitig gegensteuern

Wie Sie in Ihrer Fuhrparkverwaltung Ausreißer und damit Kostentreiber und Risikofaktoren identifizieren.
 
23. September 2021

Lesezeit: 6 Minuten

Die Fuhrparkverwaltung ist eine umfangreiche Aufgabe – unverzichtbar für Sie, um in Ihrem Fuhrpark Ordnung und Übersicht zu behalten sowie Ausreißer bezüglich Kosten und Risiko rechtzeitig zu erkennen.

Fuhrparkverwaltung mit System: Funktioniert Ihre Terminüberwachung?

Fällt Ihnen auf, wenn einer Ihrer Dienstwagenfahrer seinen Führerschein nicht fristgerecht zur Kontrolle vorlegt? Bei diesem Ausreißer müssen Sie aufpassen! Denn bei Fristüberschreitungen, wenn es um gesetzliche Halterpflichten geht, drohen Ihnen persönlich Konsequenzen. Ausreißer zu erkennen und rechtzeitig gegenzusteuern fängt bereits bei der Terminüberwachung in Ihrer Fuhrparkverwaltung an.

 

Verlässliche Fuhrparkverwaltung

Den Überblick über Ihre Fahrer und Fahrzeuge zu behalten und keine Termine zu vergessen gehört zu einer professionellen Fuhrparkverwaltung. Je mehr Fahrzeuge Sie in Ihrem Fuhrpark verwalten, umso weniger können Sie mit Ihren Fahrern einen persönlichen Kontakt halten und die Fristen rund um jedes einzelne Auto parat haben.

Wie können Sie sichergehen, dass Sie keine Ausreißer bei der Einhaltung von Pflichtterminen wie Führerscheinkontrollen oder Hauptuntersuchungen übersehen? Es liegt in Ihrem Ermessensspielraum und Erfahrungsschatz, ob Sie eine zuverlässige Verwaltung Ihres Fuhrparks und Ihrer Fuhrparkleitertermine z. B. noch mithilfe von Excel und Outlook gewährleisten können.

Professionelle Fuhrparkverwaltungssysteme

  • Schon zur Verwaltung und zum Controlling kleiner Fuhrparks und Fahrzeugpools bieten verschiedene Dienstleister im Flottenmanagement Einsteigerversionen professioneller Softwarelösungen an – inklusive der Möglichkeit zur Überwachung von Terminen: Kommt dann z. B. einer Ihrer Fahrer innerhalb eines vorgegebenen Zeitraumes seiner Nachweispflicht hinsichtlich seiner Fahrerlaubnis nicht nach, informiert Sie darüber ein elektronisches System zur Führerscheinkontrolle.
  • Manche Anbieter erweitern ihre Basissoftware für Fuhrparkverwaltung um maßgeschneiderte Funktionalitäten zu umfangreichen Verwaltungs- und Reportingprogrammen für mittlere und große Flotten. So kombinieren elektronische Systeme Führerscheinkontrollen mit E-Learnings für die vorgeschriebene jährliche Fahrerunterweisung, für deren adäquate Durchführung Sie geradestehen – inklusive Push-Meldung und rechtssicherer Dokumentation nach erfolgreichem Abschluss.
 

Überwachung fahrzeugindividueller Termine in der Fuhrparkverwaltung

Neben Ihren Pflichtterminen, die Sie für jedes Fahrzeug wahrnehmen – wie die UVV-Prüfung Ihrer Pkw –, gibt es zahlreiche Termine, deren Intervalle und Einhaltung Sie im Auge behalten müssen, z. B.

  • die gesetzlich vorgeschriebene Haupt- und Abgasuntersuchung – 36 Monate nach Erstzulassung, danach alle 24 Monate
  • die Zahlung von Versicherungs- und Rundfunkbeiträgen sowie Kfz-Steuern
  • anstehende Inspektionen gemäß Herstellervorgaben
  • den rechtzeitigen Wechsel von Sommer- und Winterreifen, um die Sicherheit Ihrer Fahrer zu wahren sowie Unfall- und Haftungsrisiken zu reduzieren

Ausreißer erkennen: Werden in Ihr Fuhrparkverwaltungssystem Daten transferiert, wie Kilometerstände bei Betankungen mittels Tankkarten? Und bietet es Ihnen Reporting-Funktionalitäten? Dann können Sie sich jederzeit die Kilometerstandsberichte einzelner Fahrzeuge anzeigen lassen. So bewahren Sie den Überblick über fällige Inspektionen und ob Ihre Fahrer diese fristgerecht durchführen lassen.

Dank virtueller Akten in der Fuhrparkverwaltung können Sie jedes Fahrzeug auf Ausreißer prüfen

Nur wenn Sie die Daten jedes Dienstwagens im Auge behalten, können Sie Ausreißer aufspüren!

Mit der Dokumentation aller Informationen in virtuellen Fahrzeugakten erhalten Sie Hinweise auf Ausreißer …

  • Eine detaillierte, komplette, auffindbare und zu Kostenstellen zuordenbare Dokumentation von sogenannten „Fahrzeughistorien“ sollte zentraler Bestandteil Ihrer Fuhrparkverwaltung sein.
  • Die Sammlung von Informationen über ein Firmenauto erfolgt heute vorzugsweise in virtuellen Fahrzeugakten elektronischer Fuhrparkverwaltungssysteme.
  • Über Schnittstellen erfolgt die Übertragung von Tankvorgängen genauso wie die Erfassung von Kilometerständen, Nachweis und Abrechnung von Inspektionen und Wartungsarbeiten bei Verschleiß etc.

… erkennen Sie unnötige und von der Norm abweichende Reparaturen …

  • Archivieren Sie alle Rechnungen in der Fahrzeugakte und prüfen Sie diese auf Ausreißer: Kontrollieren Sie Werkstattrechnungen, um zu hohe Positionen zu beanstanden, z. B. durch überhöhte Arbeitswerte. Durch die Dokumentation der Werkstattrechnungen erkennen Sie auch wiederholte Reparaturen, für die Sie bei Ihrer Werkstatt ggf. Kulanz und Nachlässe einfordern können.
  • Die qualifizierte Prüfung von Rechnungen spielt eine wichtige Rolle in Ihrer Fuhrparkverwaltung. Um jedoch überhöhte Arbeitswerte und unnötige Rechnungspositionen erkennen zu können, benötigen Sie die Kenntnisse eines Kfz-Mechatronikers.

… und sind Sie für den Wiederverkauf gerüstet.

Nur bei vollständiger Fahrzeughistorie mit allen Servicenachweisen können Sie belegen, dass Ihre Fahrzeuge gut gepflegt und regelmäßig gewartet wurden – ein wichtiger Einflussfaktor für einen hohen Wiederverkaufswert, wenn Sie Ihre Gebrauchten selbst vermarkten.

Übergabeprotokolle komplettieren Fahrzeugakten

Mithilfe von Übergabeprotokollen weisen Sie nach, in welchem Zustand Interims- oder Poolautos vor und nach der Nutzung durch verschiedene Fahrer sind. Dokumentieren Sie jeden Fahrzeugwechsel in Ihrem Fahrzeugpool und legen Sie das Protokoll in Ihrer Fahrzeugakte ab.

Jetzt Übergabeprotokoll herunterladen

Das Reporting – Ihr Frühwarnsystem für Kostentreiber und Risikofaktoren in der Fuhrparkverwaltung

Alles unter Kontrolle? Eine Ihrer wichtigsten Fuhrparkmanagement-Aufgaben ist es, Ausreißer und somit Einsparpotenziale bei den Gesamtbetriebskosten bzw. Verstöße gegen gesetzliche Vorgaben zu identifizieren. 

Nutzen Sie Reportings in der Fuhrparkverwaltung als Frühwarnsystem! Achten Sie bei der Wahl von Softwarelösungen zur Fuhrparkverwaltung darauf, dass das System Ihre Ansprüche an ein Reporting erfüllt, um durch transparente Datenvergleiche Ausreißer zu ermitteln und die volle Kostenkontrolle in Ihrer Flotte zu behalten. 

Sprechen Sie Auffälligkeiten bei einzelnen Fahrern oder Kostenstellenverantwortlichen an! Welche Reports benötigen Sie, um Abweichungen zu erkennen und auf Auffälligkeiten kurzfristig reagieren zu können? 

Folgende zehn Ausreißer zu betrachten könnte auch im Rahmen Ihrer Fuhrparkverwaltung und -kontrolle wichtig sein

  1.  
    1. Zu starke Abnutzung

    Ein auffälliger Fahrstil Ihrer Fahrer fördert Abnutzung und Verschleiß. Indikator dafür sind hohe Kosten durch häufige Bezüge von neuen Reifen und Bremsen, die für die Laufleistung des Fahrzeugs unüblich sind.

  2.  
    2. Zu hohe Kraftstoffkosten

    Ausreißer in Kraftstoffreports zeigen Ihnen zu hohe Verbräuche, die ebenfalls auf den Fahrstil zurückführbar sein könnten. Oder sie weisen auf den Bezug von teuren Hochleistungskraftstoffen hin, die u. U. gemäß Ihrer Car Policy nicht gestattet sind.

  3.  
    3. Auffällige Kilometerstände – Über- und Unterschreitung der Laufleistung

    Kilometerreports zeigen Ihnen zu hohe Kilometerabweichungen bei Leasingfahrzeugen und ermöglichen Ihnen rechtzeitige Korrekturen von Leasingverträgen.

  4.  
    4. Überfällige Inspektionen

    Lassen Sie sich regelmäßig die Kilometerstände der einzelnen Fahrzeuge anzeigen und vergleichen Sie diese mit Werkstattrechnungen. So erhalten Sie einen Überblick über überfällige Inspektionen. Setzen Sie Ihren Fahrern eine Frist für die Durchführung.

  5.  
    5. Zu hohe Mietwagenkosten

    Sind Mietwagen länger im Einsatz als nötig? Prüfen Sie, ob Ihre Fahrer kostenpflichtige Ersatzfahrzeuge bei Werkstattaufenthalt zu spät zurückgeben, z. B. erst nach statt vor dem Wochenende.

  6.  
    6. Schlechter Zustand bei Fahrzeugrückgabe

    Weist Ihr Reporting bei der Rückgabe von Leasingfahrzeugen aufgrund fehlender Teile oder einer Häufung von Schäden, die laufleistungs- oder laufzeituntypisch sind, besonders hohe Kosten bei der Fahrzeugbewertung aus? Wie pfleglich gehen Ihre Fahrer mit ihren Dienstwagen um?

  7.  
    7. Verspätete Neufahrzeugbestellung

    Wer bestellt nicht rechtzeitig sein Neufahrzeug und riskiert Kosten für ein Ersatzfahrzeug, obwohl die Fahrzeugrückgabe zwecks Wiederverkauf oder am Leasingende ansteht?

  8.  
    8. Restwertgefährdende Fahrzeugkonfiguration

    Gibt es Fahrer, die ihr Neufahrzeug nicht klassengerecht, in exotischen Farben oder in unpassender Kombination von Lack und Bezug bestellen – und damit den Restwert gefährden?

  9.  
    9. Überfällige Führerscheinkontrolle

    Gibt es Fahrer, die ihren Führerschein nicht zur Kontrolle vorlegen? Dann müssen Sie kurzfristig handeln, denn bereits das Wissen, dass einer Ihrer Mitarbeiter ohne Führerschein fährt, ist strafbar.

  10.  
    10. Zu hohe Schadenkosten

    Schadenreports ermöglichen Ihnen, häufige Schäden und häufige Verursacher unter Ihren Fahrern zu identifizieren. Ein wichtiger Anhaltspunkt, wenn Sie ein aktives Risikomanagement betreiben wollen.

Sind Sie ein aktiver Risikomanager?

Nutzen Sie Ihr Reporting aus der Fuhrparkverwaltung als Grundlage für ein aktives Risikomanagement! Leiten Sie daraus aktive Maßnahmen gegen Schadentreiber ab. Mit unserem Risikocheck erkennen Sie, ob Sie bereits ein aktiver Risikomanager sind.

Jetzt Risikocheck herunterladen

Fazit: Darum ist eine verlässliche Fuhrparkverwaltung unverzichtbar

Eine verlässliche Fuhrparkverwaltung ermöglicht Ihnen, Ausreißer zu identifizieren und Fuhrparkkosten sowie -risiken zu minimieren!

  • Übersicht über Ausreißer behalten: Je mehr Fahrzeuge Sie in Ihrer Flotte betreuen, desto wahrscheinlicher kommen Ausreißer wie Terminversäumnisse, zu hohe Mietwagen- oder Kraftstoffkosten etc. in Ihrer Flotte vor. Verlässliche Fuhrparkverwaltung bedeutet für Sie, dass Sie Ihre Firmenwagenhistorien genau kennen, weil fahrzeugbezogene Informationen stets abrufbar sind.
  • Fuhrparkkosten optimieren: Erstellen Sie mithilfe Ihres Fuhrparkverwaltungssystems Reports, um die verschiedenen Kosten- und Leistungsaspekte Ihrer Flotte zu kontrollieren und fahrzeugbezogene Vergleiche vorzunehmen. So können Sie Ausreißer identifizieren und Kostentreibern rechtzeitig gegensteuern.
  • Softwarelösungen implementieren: Eine verlässliche Fuhrparkverwaltung erreichen Sie durch elektronische Fuhrparkverwaltungssysteme. Eine Softwarelösung zur Fuhrparkverwaltung sollte Sie im Tagesgeschäft entlasten. Bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden, definieren Sie genau, welche Anforderungen ein System zur Fuhrparkverwaltung entsprechend der Größe und Struktur Ihrer Flotte erfüllen muss.

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