FAHRER & ZUFRIEDENHEIT

Vier wichtige Aspekte der Firmenwagen-Privatnutzung

Wie regeln Sie die Firmenwagen-Privatnutzung für Ihr Unternehmen am besten?

Vier wichtige Aspekte der Firmenwagen-Privatnutzung

Wie regeln Sie die Firmenwagen-Privatnutzung für Ihr Unternehmen am besten?
 
26. August 2021

Lesezeit: 5 Minuten

Ob – und in welchem Umfang – Sie die Firmenwagen-Privatnutzung gestatten, gehört zu den strategischen Entscheidungen Ihres Unternehmens. Wägen Sie zwischen Motivations- und Kostenfaktoren ab. Und fixieren Sie alle Nutzungsaspekte für den beruflichen und privaten Einsatz von Dienstwagen in Ihrer Car Policy.

1. Motivation versus Kosten: Firmenwagen mit oder ohne Privatnutzung

Definieren Sie Art und Umfang der Firmenwagennutzung in Ihrer Car Policy.

  • Die private Nutzung grundsätzlich zu erlauben, fußt auf strategischen Entscheidungen Ihres Unternehmens, die zu Gunsten der Mitarbeitermotivation bzw. zu Lasten einer schlanken, auf Kostenreduktion ausgelegten Dienstwagenordnung ausfallen.
  • Wenn Sie auf eine schlanke Car Policy setzen, können Sie die private Nutzung komplett ausschließen und Firmenfahrzeuge exklusiv für dienstliche Zwecke anschaffen.

Das Fahrzeug soll dem Dienstwagennutzer die Erfüllung seiner dienstlichen Aufgaben laut Arbeitsvertrag ermöglichen. Es soll daher grundsätzlich und vorrangig für betriebliche oder geschäftliche Zwecke im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis einschließlich der Fahrten von der und zur Arbeitsstätte benutzt werden. Die Mitnahme von Personen ist nur zulässig, wenn sie im dienstlichen Interesse liegt. Die Überlassung des Fahrzeuges an Dritte ist unzulässig, es sei denn, sie erfolgt aus dringenden dienstlichen Notwendigkeiten.

Car Policy Muster-ParagraphDienstliche Nutzung

Dienstwagen-Privatnutzung auf Kosten des Dienstwagennutzers oder Arbeitgebers?

  • Wenn Ihr Unternehmen entscheidet, die Nutzung Ihrer Firmenwagen auf das Privatleben der Mitarbeiter auszuweiten, hat dies – neben der Fahrzeugauswahl – den größten Einfluss auf die Zufriedenheit Ihrer Fahrer. Mitarbeiter können ihr Wunschauto für Freizeit und Urlaub nutzen und auf einen Privatwagen verzichten.
  • Das heißt nicht, dass Ihr Unternehmen automatisch alle Kosten für die Firmenwagen-Privatnutzung übernimmt. Entscheiden Sie sich für die Privatnutzung auf Kosten der Dienstwagennutzer, zahlt nicht der Arbeitgeber die privat gefahrenen Kilometer, sondern die Mitarbeiter.

2. Firmenwagen-Privatnutzung maximal: der Firmenwagen für Familienmitglieder

Noch attraktiver werden Dienstwagen für Ihre Fahrer, wenn ihr Arbeitgeber die Kosten für privat gefahrene Kilometer übernimmt und die Nutzungserlaubnis auf Angehörige und Haushaltsmitglieder der Dienstwagenfahrer ausweitet.

  • Personenkreis: Spezifizieren Sie in Ihrer Dienstwagenordnung den berechtigten Personenkreis. Sind alle Personen der häuslichen Gemeinschaft und Angehörige bei der Dienstwagen-Privatnutzung inbegriffen?
  • Haftung: Wenn Sie die Nutzung durch Dritte gestatten, halten Sie fest, wie umfänglich der Dienstwagennutzer für Schäden bei nicht erlaubter Überlassung – z. B. bei fehlender gültiger Fahrerlaubnis – haftet.

Dem Dienstwagennutzer ist gestattet, bei Privatfahrten Beifahrer, mit Ausnahme von Anhaltern, mitzunehmen. Es ist dem Dienstwagennutzer gestattet, das Fahrzeug dem Partner und den in häuslicher Gemeinschaft lebenden Kindern, die das 18. Lebensjahr vollendet haben und im Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis sind, kurzfristig, aber nicht dauerhaft, zu überlassen.

Car Policy Muster-ParagraphNutzung durch Angehörige

Welchen Rahmen setzt Ihr Unternehmen am besten für die Firmenwagen-Privatnutzung?

Nutzen Sie unsere Expertise: Gemeinsam erstellen wir eine Car Policy, die zu Ihrem Unternehmen – mit einer Flotte über 25 Fahrzeugen – passt. Kostenlos, unverbindlich und in nur einer Stunde.

Jetzt Gesprächstermin vereinbaren

3. Gebote und Verbote: Das sind die Pflichten Ihrer Fahrer, wenn sie Firmenwagen privat nutzen

Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen eine rein dienstliche oder eine umfangreiche private Nutzung favorisiert: Denken Sie daran, die Pflichten zu regeln, die bei der Nutzung Ihrer Firmenwagen immer gelten. Hier finden Sie Beispiele für Ge- und Verbote für Ihre Fahrer.

Gebote bei der Dienstwagennutzung

  • Fahrerlaubnis/Fahrtüchtigkeit: Verpflichten Sie Ihre Dienstwagennutzer, sich vor der Überlassung ihrer Fahrzeuge an einen Dritten davon zu überzeugen, dass dieser eine gültige Fahrerlaubnis besitzt und vollumfänglich fahrtüchtig ist.
  • Sorgfaltspflicht: Ihre Dienstwagennutzer müssen ihre Fahrzeuge sachgemäß und schonend behandeln und – z. B. mit regelmäßiger Innen- und Außenreinigung – pflegen.
  • Gesetzliche Verpflichtungen: Ihre Dienstwagennutzer müssen alle gesetzlichen Verpflichtungen nach Straßenverkehrsgesetz, Straßenverkehrsordnung und Straßenverkehrszulassungsverordnung erfüllen.
  • Sicherer Zustand: Ihre Fahrer müssen stets für einen betriebs- und verkehrssicheren Zustand ihrer Fahrzeuge sorgen.
  • Ladungssicherung: Eine Ladungssicherung hat gemäß den Regeln der StVO zu erfolgen, z. B. mit einem Gepäckraumtrennnetz.

Verbote bei der Dienstwagennutzung

  • Vermietung und Verpfändung: Weisen Sie Ihre Fahrer an, die Dienstwagen von Rechten Dritter freizuhalten.
  • Nebenerwerb: Ihre Mitarbeiter dürfen ihre Dienstwagen nicht zum Zwecke eines Nebenerwerbs oder zu gewerblichen Zwecken nutzen.
  • Motorsport: Lassen Sie nicht zu, dass Mitarbeiter mit ihren Firmenautos an motorsportlichen Veranstaltungen teilnehmen. Fahrertrainings, die sich auf die Fahrsicherheit und nicht auf den Rennsport beziehen, können Sie jedoch als Teil eines aktiven Risikomanagements erlauben.
  • Rauchen: Denken Sie daran, Kosten für eine Autoaufbereitung zu minimieren, und verbieten Sie das Rauchen in Fahrzeugen – einschließlich E-Zigaretten.

Am liebsten vollständig und mängelfrei

Dokumentieren Sie jeden Fahrzeugwechsel in Ihrem Fahrzeugpool. Mithilfe von Übergabeprotokollen weisen Sie nach, in welchem Zustand Interims- oder Poolautos zu Beginn und am Ende der Firmenwagen-Privatnutzung durch verschiedene Fahrer sind.

Jetzt Übergabeprotokoll herunterladen

4. Geldwerter Vorteil: Die Dienstwagen-Privatnutzung ist steuerpflichtig

Gestattet Ihr Unternehmen seinen Arbeitnehmern, Firmenwagen privat zu nutzen, entsteht ihnen ein geldwerter Vorteil. 

Ihre Dienstwagennutzer sind verpflichtet, ihren geldwerten Vorteil aus der Privatnutzung der Dienstwagen zu versteuern. Die Versteuerung der Dienstwagen-Privatnutzung richtet sich nach den jeweils geltenden steuerlichen Vorschriften für verschiedene Antriebsarten, Bruttolistenpreisgrenzen und die Länge der Wegstrecken zur Arbeit. 

Verbrenner, Plug-in-Hybrid- oder Elektroauto? Informieren Sie sich in unserem Fuhrpark Knowhow über die monatliche Pauschalversteuerung mittels 1-Prozent-Regelung, 0,5- oder 0,25-Prozent-Regelung.

Jetzt mehr erfahren

Eine Alternative zur Pauschalversteuerung ist eine vom zuständigen Finanzamt anerkannte Fahrtenbuchmethode, mit der Fahrer jede einzelne Privatfahrt im Fahrtenbuch dokumentieren und versteuern. Ist der Anteil der Privatnutzung eher gering und das Fahrzeug eher teuer, kann sich der Aufwand, ein Fahrtenbuch zu führen, lohnen.

Fazit: Firmenwagen-Privatnutzung am besten mit Maß, in Schriftform und mit Widerrufsrecht

  • Firmenwagen-Privatnutzung mit Maß: Die dienstliche und private Nutzung von Dienstwagen zu regeln, ist ein wichtiger Bestandteil Ihres Fuhrparkmanagements. Entscheiden Sie bei der Dienstwagen-Privatnutzung, was für Ihr Unternehmen das richtige Maß ist – wie die private Nutzung auf Kosten Ihrer Dienstwagennutzer oder ihres Arbeitgebers.
  • Firmenwagen-Privatnutzung in Schriftform: Halten Sie alle Bedingungen Ihres Unternehmens bei der Dienstwagenbereitstellung – wie die Nutzung durch Familienmitglieder und Dritte oder Fahrerpflichten – in Ihrer Car Policy fest.
  • Firmenwagennutzung mit Widerrufsrecht: Es kann für Ihr Unternehmen diverse Gründe geben, die Rückgabe des Dienstwagens mit sofortiger oder mit fristgerechter Wirkung anzuweisen, wie

    • ein ruhendes Beschäftigungsverhältnis durch Elternzeit oder Krankheit

    • der Führerscheinentzug für einen bestimmten Zeitraum

    • geänderte arbeitsvertragliche Aufgaben, die keinen Dienstwagen erfordern

    • wiederholte Verstöße von Fahrern gegen Ihre Car Policy

    • die Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Haben Sie in Ihrer Dienstwagenordnung an alles gedacht?

Hier geht es zur bewährten Beispielstruktur einer vollständigen Car Policy – von der Fahrzeugauswahl über die Gestattung und den Widerruf der Nutzung bis zur Pflicht zur Versteuerung des geldwerten Vorteils. 

Jetzt Beispielstruktur herunterladen

Damit Sie wissen, wie’s läuft.

Abonnieren Sie jetzt kostenlos unser neues und exklusives Fuhrpark Knowhow rund um

  • Management & Kosten
  • Fahrer & Zufriedenheit
  • Umwelt & E-Mobilität
Kostenlos abonnieren