Code of Conduct

LeasePlan Corporation N.V.

Inhaltsverzeichnis

Einleitung Managing Board (in Englisch)

1. Unser Anspruch
1.1 Verinnerlichung unserer Werte
1.2 Unsere Mission und Vision
1.3 Unsere Werte
1.4 Allgemeine Geschäftsprinzipien

2. Unsere Stakeholders
2.1 Unsere Mitarbeiter weltweit
2.2 Unsere Kunden
2.3 Unsere Lieferanten
2.4 Gesellschaft und Umwelt

3. Unser Geschäft
3.1 Unsere Produkte
3.2 Unsere Marke
3.3 Unser geistiges Eigentum

4. Unsere Geschäftsprinzipien
4.1 Informationssicherheit und Datenschutz
4.2 Fairer Wettbewerb
4.3 Interessenskonflikte
4.4 Vermeidung von Bestechung
4.5 Bekämpfung der Geldwäsche, Bekämpfung der Finanzierung
von Terrorismus und Sanktionen
4.6 Geschäfts- und Unternehmenskommunikation

5. Fazit
5.1 Die Einhaltung unseres Verhaltenskodex
5.2 Fragen und Bedenken
5.3 Durchsetzung der Richtlinien

Hinweis: Sämtliche personenbezogenen Bezeichnungen sind geschlechtsneutral zu verstehen

Inhalt

Dear colleagues,
With over 50 years’ experience as a trusted partner to private, SME, corporate and mobility service clients, LeasePlan has always understood the importance of ensuring high standards of ethical behaviour in the broadest sense. Today, in the midst of our transformational journey to unleash LeasePlan’s potential in the rapidly changing mobility landscape, we continue to reflect the standards we expect across our organisation, including sustainability. We believe that achieving net zero emissions from the automotive sector by 2030 is not an optional add-on to our day-to-day activities: it is an important driver of our business, contributing to the developments of effective, rewarding and sustainable solutions, partnerships and markets.
In our Code of Conduct we explain how LeasePlan must continue to approach its business dealings, based on sound business ethics and respect for stakeholders and society.
At LeasePlan, we believe the right culture, values and behaviours, both at the top and throughout the entire organisation are an imperative. LeasePlan operates in a complex regulatory environment. It is important that we all realise that by setting high standards, we give clients, suppliers and business partners the confidence to work with LeasePlan. Additionally, the Code guides us in our efforts to balance the interests of people, the planet and profit.
We recognise that the trust and confidence placed in us by our stakeholders is crucial to our success. Only by conducting our business according to our ethical standards can we win and retain that trust, and succeed in our mission to provide innovative, sustainable vehicle leasing solutions to our customers wherever they may be — so they can focus on what’s next. Therefore, when conducting business for LeasePlan, it is vital that we all observe the same standards.
While our Code of Conduct does not address every situation we may encounter in our work, it continues to provide a framework for responsible business decisions in many everyday situations faced by you. Furthermore, it looks to put our company values — commitment, expertise, passion and respect — at the forefront of everything we do.

Managing Board

1. Unser Anspruch

1.1 Verinnerlichung unserer Werte


Unsere Werte und Geschäftsprinzipien sind in diesem Verhaltenskodex beschrieben. Er bietet einen Rahmen für unsere geschäftlichen Entscheidungen im Alltag. Dazu gehört der Umgang mit anderen Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten, der Gesellschaft insgesamt, Regierungs- und Regulierungsbehörden, Anlegern und anderen Geschäftspartnern.

Dieser Verhaltenskodex soll uns daran erinnern, unsere alltäglichen Aufgaben immer ehrlich, fair und integer zu erledigen. Dabei darf er nicht als vollständige Auflistung akzeptabler und inakzeptabler Verhaltensweisen verstanden werden. Wir verfügen außerdem über spezifische Richtlinien für Situationen, die in manchen Teilen der Welt auftreten können. Bei der Geschäftstätigkeit für LeasePlan erwarten wir von unseren Lieferanten, Beratern, Auftragnehmern, Vertretern und Joint Venture-Partnern die Einhaltung ähnlicher Geschäftsprinzipien, wie sie für die Mitarbeiter von LeasePlan gelten.

Die Verinnerlichung unserer Werte und Grundsätze der Geschäftstätigkeit hilft uns, als sozial verantwortungsbewusstes Unternehmen zu agieren und ein Geschäft aufzubauen, auf das wir stolz sind und auch in Zukunft stolz sein können.

Beachte

Es geht immer um unsere Werte

  • Commitment
  • Expertise
  • Passion
  • Respect

und die generellen Prinzipien wirtschaftlichen Handelns

  • Ehrlichkeit und Vertrauen
  • Achtung der Gesetze
  • Menschenrechte****
  • Nachhaltigkeit

1.2 Unsere Mission und Vision


Die Welt verändert sich schnell, aber eines ist sicher: Menschen lieben Autos. Firmenwagen, private Autos, Elektroautos, Car Sharing, Fahrgemeinschaften, autonomes Fahren. Um weitere 50 Jahre profitables Wachstum zu sichern, schlägt LeasePlan eine neue Strategie ein, um ihr Potential in einem aufregenden und dynamischen Markt freizusetzten. Der auf drei Jahre ausgerichtete Strategieplan ist darauf ausgerichtet, die „Power of One LeasePlan“ umzusetzten. Unsere Mission ist es, unseren Kunden innovative und nachhaltige Lösungen im Fahrzeugleasing anzubieten, wann immer sie diese benötigen – damit sich unsere Kunden auf ihr „what’s next“ konzentrieren können.

Das ist das neue LeasePlan: verpflichtet, „what’s next“ für unsere Kunden und Investoren zu liefern.

1.3 Unsere Werte


Alle bei LeasePlan teilen gemeinsame Werte:

Commitment
Wir übernehmen Verantwortung für unser gesamtes Handeln. Unsere Kunden können darauf zählen, dass wir unsere Versprechen stets halten. Wir möchten, dass alle, die mit uns zusammenarbeiten, zufrieden sind und suchen proaktiv nach Möglichkeiten zur Optimierung unserer Leistungen, Prozesse und Lösungen, um die Zufriedenheit aller Beteiligten sicherzustellen.

Expertise
Unsere langjährige Erfahrung und unsere weltweite Präsenz spiegeln sich in einem umfangreichen Fachwissen über unser Geschäft wider. Dieses Wissen teilen wir auf einfache und verständliche Art und Weise. Wir hören unseren Stakeholdern zu und nutzen unser Know-how, um proaktiv Lösungen anzubieten, die optimal auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Passion
Wir sind stolz auf unser Unternehmen und auf die Stakeholder, mit denen wir zusammenarbeiten. Wir möchten die Menschen in unserem Umfeld inspirieren und motivieren, indem wir vorbildlich an unsere Aufgaben herangehen. Wir sind stets darauf bedacht, die Anforderungen unserer Stakeholder zu erfüllen. Dabei vermitteln wir bei allem, was wir tun, eine positive und optimistische Haltung.

Respect
Wir respektieren die Wertvorstellungen, die Gefühle, die Kulturen und die Meinungen unserer Stakeholder. Wir demonstrieren unser Verantwortungsbewusstsein gegenüber Menschen, Umwelt und überzeugen, indem wir nachhaltige Lösungen bereitstellen, die ihr Geld wert sind. Wir respektieren und wahren die Vertraulichkeit der Informationen, die wir verwalten. Wir sind aufrichtig und handeln nach ethischen Grundsätzen – bei allem, was wir tun.

Testen Sie sich

  • Was sind unsere Werte und wofür stehen sie?
  • Entspricht mein Handeln und Verhalten den Werten?
  • Was kann und sollte ich tun, um die Werte in meiner Tätigkeit zu verankern?

1.4 Allgemeine Geschäftsprinzipien

Wir sind fest überzeugt, dass Ehrlichkeit und Vertrauen, die Einhaltung der Gesetze,
Menschenrechte und unsere soziale Verantwortung als Unternehmen die wichtigsten
Grundlagen für unsere Geschäftstätigkeiten sind. Entscheidend für unseren Erfolg ist,
dass wir nach unseren Unternehmenswerten und im Rahmen dieser allgemeinen
Geschäftsprinzipien agieren.

Ehrlichkeit und Vertrauen
Wir sind integer, aufrichtig, offen und fair in unseren Geschäftstätigkeiten. Wir vermeiden jedes Verhalten, das unserer Integrität schaden könnte. Wir fördern keine persönlichen Anreize, die zu einem Integritätskonflikt führen könnten. Unsere interne Belohnungsstruktur entspricht dieser Regel.

Achtung und Wahrung der Gesetze
Wir respektieren alle geltenden Gesetze und Vorschriften sowie die eigenen Richtlinien und Standards und halten diese ein. Dies betrifft lokale und internationale gesetzliche Vorschriften, Branchenstandards und Richtlinien sowie globale und lokale Standards.

Menschenrechte
Wir erkennen die Menschenrechte als fundamental und universell an. Darum achten wir die Menschenrechte, wie sie in der Allgemeinen Erklärung der Menschenrechte der UN-General- versammlung und in den Prinzipien der Internationalen Arbeitsorganisation enthalten sind. Wir beteiligen uns nicht an Menschenrechtsverletzungen und lehnen jede Form der Zwangs- und Kinderarbeit strikt ab.

Nachhaltigkeit
Als verantwortungsvolles Unternehmen sind wir Teil der Lösung, um eine gesundere Umwelt in unseren Städten und Regionen zu schaffen, in dem wir sauberere Niedriegemissionsfahrzeuge und die dazugehörige Infrastruktur fördern, um diese Fahrzeuge als praktikable Option für unsere Kunden anzubieten. LeasePlan verpflichtet sich, das Ziel der Nullemission des automotiven Sektors bis 2030 zu erreichen und die Implementierung des Paris Vertrags und die darin enthaltenen klimabezogenen Nachhaltigkeitsziele zu unterstützen.

Testen Sie sich

Wir handeln entsprechend unserer Werte und Geschäftsprinzipien. Stellen Sie sich selbst folgende Fragen, wenn Sie im Einzelfall Zweifel haben:

Entspricht dies dem Verhaltenskodex?
Wie würde ich mich fühlen, wenn diese Sache in die Presse kommt?
Unterstütze ich dieses Verhalten oder diese Entscheidung?
Wie würde ich mich fühlen, wenn andere so handeln würde?<p />

2. Unsere Stakeholder

2.1 Unsere Mitarbeiter weltweit


Wir sind überzeugt, das eine wahre und alle einschliessende Organisation zahlreiche Vorteile bietet: sie hilft uns, talentierte Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten, sie erlaubt uns, die Bedürfnisse unserer Stakeholder besser zu verstehen und ein internationales Verständnis zu entwickeln, das zu einer „high performing organisation“ beiträgt.
Zudem glauben wir daran, dass ein “Geschäft allein nicht steigern kann”; man kann nur Mitarbeiter weiterentwickeln, die das Geschäft weiterentwickeln und steigern“. Um die Ausführung unserer Strategie zu unterstützen, unternehmen wir signifikante Investitionen in unsere Mitarbeiter, inklusive der Entwicklung eines umfassenden Trainingsprogramms, um unsere Mitarbeiter zu unterstützen, die erforderlichen Fähigkeiten und Kompetenzen zu erwerben, um sich in der sich laufend ändernden und steigenden digitalsierten Umgebung zu behaupten.

Unsere Verpflichtungen an unsere Mitarbeiter:

  • Wir achten auf ein sicheres, gesundes und diskriminierungsfreies Arbeitsumfeld;
  • Wir achten auf Gleichstellung der Beschäftigten entsprechend ihren individuellen Fähigkeiten und Erfahrungen ohne Rücksicht auf ethnische Zugehörigkeit, Hautfarbe, Geschlecht, Alter, Religion, nationale Herkunft, Behinderung oder sexuelle Orientierung;
  • Wir schätzen das Potenzial und den Wert von Vielfalt und streben aktiv nach einem integrativen Umfeld, um die besten Mitarbeiter zu gewinnen, zu qualifizieren, einzusetzen und zu halten und so die aktuellen und zukünftigen Anforderungen abzudecken;
  • Wir bieten Möglichkeiten zur Selbstentwicklung, damit Mitarbeiter ihr volles Potenzial entfalten können;
  • Wir bieten unseren Mitarbeitern eine faire und gerechte Bezahlung, die den lokalen Arbeitsmarktbedingungen entspricht, und wir stellen sicher, dass die Arbeitszeit im normalen Rahmen bleibt und mindestens den lokal geltenden Gesetzen entspricht.

2.2 Unsere Kunden
LeasePlan versucht immer, langfristige Kundenbeziehungen zum gegenseitigen Vorteil aufzubauen und zu erhalten, die den Kundenanforderungen entsprechen und deren Erwartungen übertreffen. Wir helfen unseren Kunden, ihre Ziele zu erreichen, indem wir sie beraten und zur richtigen Zeit unterstützen. Wir bemühen uns, unseren Kunden die hochwertigsten Produkte und Dienstleistungen zur Verfügung zu stellen und zu gewährleisten, dass sie korrekte und genaue Informationen dazu erhalten.

Wir gehen mit Anmerkungen und Beschwerden zu unseren Services fair und sorgfältig um, reagieren schnell und lernen aus unseren Fehlern. Wir beobachten die Kundenzufriedenheit und ergreifen bei Bedarf Maßnahmen.

2.3 Unsere Lieferanten

LeasePlan hat einen eigenen Verhaltenskodex für Lieferanten herausgegeben, der die Minimum Standards für ethisches Geschäftsverhalten enthält. Der “Supplier Code of Conduct” basiert auf den nachfolgend aufgezählten 10 Basisprinzipien, deren Einhaltung wir von unseren Lieferanten voraussetzen. Der “Supplier Code of Conduct” deckt nicht alle Situationen ab, die bei unseren Lieferanten entstehen können, aber er hebt die wichtigen Prinzipien hervor, die wir in der Zusammenarbeit mit unseren Lieferanten, die mit oder für uns tätig werden, erwarten. Der „Supplier Code of Conduct“ ist auf der Website www.leaseplan.com abrufbar.

  1. Ehrlichkeit und Vertrauen
  2. Respekt vor dem Gesetz
  3. Einhaltung der Menschenrechte
  4. Verantwortlichkeit gegenüber den Mitarbeitern
  5. Nachhaltigkeit
  6. Vertraulichkeit und geistiges Eigentum
  7. Schutz der Privatsphäre und Einhaltung der datenschutzrechtlichen Regelungen
  8. Fairer Wettbewerb
  9. Vermeidung von Interessenskonflikten
  10. Betrugsprävention

2.4 Gesellschaft und Umwelt

Wir sind uns unserer Verantwortung gegenüber der Gesellschaft und der Umwelt bewusst und halten in diesem Zusammenhang die nachfolgend genannten Regeln ein:

  • Wir unterstützen die Entwicklung von Technologien und Lösungen, die dazu beitragen, die Folgen des Straßenverkehrs auf die Umwelt zu minimieren und einer Verknappung von Ressourcen zuvorzukommen.
  • Wir handeln gemäß den geltenden lokalen und international anerkannten Umweltstandards.
  • Wir entwicklen nachhaltige Geschäftsmodelle und Produkte.
  • Wir suchen nach Wegen, um unseren ökologischen Fußabdruck zu verbessern.
  • Wir tragen positiv zu der Entwicklung unserer Branche bei.
  • Wir engagieren uns gesellschaftlich durch humanitäre Hilfsprojekte.
  • Wir unterstützen wohltätige Zwecke und unsere Mitarbeiter engagieren sich gemeinnützig und ehrenamtlich.

3. Unser Geschäft

3.1 Unsere Produkte


LeasePlan ist seit über 50 Jahren bekannt für die Professionalität seiner Fuhrparkmanagement- Lösungen. Unsere spezielle Richtlinie zur Produktzulassung gewährleistet, dass die entwickelten Produkte und Services bzw. die Änderungen an vorhandenen Produkten und Dienstleistungen vor der Markteinführung weiterhin:

  • den Marktanforderungen entsprechen und die nötige Sorgfalt gegenüber den Kunden einhalten;
  • den Anforderungen des umsichtigen Risikomanagements entsprechen;
  • die internen Richtlinien sowie die externen Vorschriften und Bestimmungen einhalten;
  • bei LeasePlan ordnungsgemäß bekannt gemacht werden, so dass bewährte Praktiken ausgetauscht und Skaleneffekte bei der Entwicklung umfassend genutzt werden können.
    Wir informieren transparent über unsere Produkte und Services sowie deren Kosten und Risiken. Unsere Produktdokumentation enthält eindeutige Nutzungsbedingungen.

Wir tragen zur Reduzierung von Gesundheits- und Sicherheitsrisiken bei, die mit unseren Services und Produkten zusammenhängen.

3.2 Unsere Marke


Unsere weltweiter Positionierung wird durch unsere neue Marke und der Tagline: “What’s next?” unterstützt. Wir sind uns sicher, dass diese Marke uns dabei unterstützt, unsere neu entwickelten Wertversprechen zu bewerben und eine feste und emotionale Bindung mit unseren Kunden unterstützt. Zudem unterstreicht sie unser neues Ziel von “The Power of One LeasePlan”. Unsere Markenidentität wird durch eine eigene Policy unterstützt, die sicherstellt, dass die Erkennbarkeit unserer Produkte und Services sowie unserer Kommunikation über unser gesamtes Unternehmen sichergestellt ist.

3.3 Unser geistiges Eigentum


Zum geistigen Eigentum von LeasePlan gehören beispielsweise Warenzeichen, Domain-Namen, Copyright-Rechte und Geschäftsgeheimnisse – wertvolle Güter also, die mit Sorgfalt geschützt werden müssen. Wir nehmen den Schutz des geistigen Eigentums von LeasePlan ernst, indem wir die Richtlinien und Verfahren von LeasePlan einhalten und vertrauliche Informationen, die LeasePlan gehören, geheim halten. So wie wir von Dritten erwarten, dass sie unser geistiges Eigentum respektieren, sind auch wir verpflichtet, die Rechte am geistigen Eigentum Dritter zu respektieren. Gegen Dritte, die unsere Rechte am geistigen Eigentum verletzen, ergreifen wir entsprechende Maßnahmen. 2016 wurde eine neue Intellectual Property Policy veröffentlicht. Diese Policy beinhaltet klare Regeln, um sicherzustellen, dass unsere Marken in alle Länder ausreichend geschützt sind und dass Markenrechtsverletzungen durch Dritte entsprechend verfolgt und abgehandelt werden. Einheitlichkeit und zentrale Kontrolle sind der Schlüssel, um unsere Identität und Marke zu schützen.

4. Unsere Geschäftsprinzipien

4.1 Unsere Geschäftsprinzipien
Informationssicherheit bei LeaesPlan:

Wir sind verpflichtet, die persönliche Informationen und Daten zu schützen, die durch uns gesammelt und verarbeitet werden. Der Datenschutzbeauftrage der LP Corp sowie dessen Team achten auf die Einhaltung der gültigen Datenschutzbestimmungen und Regeln. Bei der Sammlung und Verwendung von Informationen halten wir uns an die gesonderten Regelungen in der Information Security Policy, den dazu erlassenen Standards und den jeweiligen gesetzlichen Bestimmungen. Weiters hat LeasePlan Privacy Policies in der Form von Binding Corporate Rules implementiert.

Nicht vergessen:
Von Ihnen wird erwartet, dass Sie die Anforderungen an die Informationssicherheit kennen, die in den Richtlinien und Standards zur Informationssicherheit definiert sind.
Wann immer Sie mit Informationen arbeiten oder Informationen auf Geräten, die LeasePlan gehören oder von LeasePlan genutzt werden, verarbeiten, müssen Sie müssen diese Richtlinien und Standards einhalten.

LeasePlan schützt die Privatsphäre des Einzelnen:
Die Datenschutzgesetze schützen Informationen zu Personen, beispielsweise den Namen und die Kontaktdaten, das Geburtsdatum und das Fahrzeugkennzeichen. LeasePlan respektiert das Recht von Einzelpersonen - einschließlich Mitarbeiter, Kunden, Fahrer, Lieferanten und andere Geschäftspartner - auf Datenschutz.

Bei der Verarbeitung, Erfassung oder Nutzung von personenbezogenen Daten respektieren wir das Recht der betreffenden Personen auf Datenschutz und richten uns nach den Datenschutzrichtlinien von LeasePlan1 sowie den geltenden gesetzlichen Vorschriften.

Testen Sie sich selbst

  • Benötigen Sie diese Daten wirklich, um die jeweiligen Services für den Kunden/die Fahrer zur Verfügung zu stellen?
  • Könnten Sie Ihre Aufgaben auch mit weniger Daten oder anonymen Daten erfüllen?
  • Wie würden Sie sich fühlen, wenn Sie wüssten, dass die Personen die Daten lesen könnten, die Sie über sie sammeln?
  • Benötigen Sie diese Daten noch oder können diese gelöscht werden?

4.2 Fairer Wettbewerb

LeasePlan ist überzeugt, dass ein starker, fairer Wettbewerb im Markt gut ist; wir sind uns bewusst, dass unser Wettbewerbsvorteil durch exzellente kundenorientierte und innovative Produkte und Services erzielt werden muss. Der wettbewerbsorientierte Markt, in dem LeasePlan weltweit operiert, wird durch das Wettbewerbsrecht geschützt und definiert. 2016 wurde ein Competition Compliance Programm durchgeführt sowie eine Policy veröffentlicht, die eine Übersicht über alle Maßnahmen bietet, die erforderlich sind, um das Risiko von wettbewerbsrechtlichen Verstößen verhindern oder reduzieren. Das Competition Compliance Programm basiert auf den bisherigen Competition Guidelines, unserem Code of Conduct und unseren Unternehmenswerten. Die Competition Compliance Policy formalisiert die Erfordernisse und bietet einen kurzen und klaren Überblick über die wettbewerbs-rechtlichen Erfordernisse, die alle Unternehmen von LeasePlan und alle Mitarbeiter einhalten müssen.

Nicht vergessen:
Sie sollten die Risiken, die Branchen- und Berufsverbände darstellen, kennen. Sie sind verpflichtet, folgende Regeln zu beachten:

  • Nehmen Sie nur an Besprechungen teil, wenn die Tagesordnung bekannt gegeben wurde, und achten Sie darauf, dass die Protokolle solcher Besprechungen als Entwurf erfasst und zugestellt werden;
  • Erörtern Sie sensible Geschäftsinformationen nicht während einer Besprechung oder am Rande solcher Besprechungen. Verlassen Sie eine Besprechung sofort, wenn sensible Geschäftsinformationen diskutiert werden.

4.3 Interessenskonflikte

Wir vermeiden Kontakte und Verhaltensweisen, die zu einem Konflikt zwischen geschäftlichen und privaten Interessen führen oder entsprechend interpretiert werden oder in anderer Weise das Image von LeasePlan schädigen könnten. Ein Interessens-konflikt liegt vor, wenn die Interessen einer Person, ihre privaten Beziehungen oder Aktivitäten außerhalb des Arbeitsbereiches geschäftliche Aktivitäten und Maßnahmen beeinflussen oder ein solcher Einfluss vermutet werden könnte.

Wir sind uns bewusst, wie wichtig es sein kann, durch eine Position in einer externen Organisation im Namen von LeasePlan oder aus Eigeninteresse einen gesellschaftlichen Beitrag zu leisten. Wir raten jedoch von einem solchen Engagement ab, wenn diese Position möglicherweise zu einem
Interessenskonflikt führen könnte oder einen Interessenskonflikt darstellt, der das Image von LeasePlan bzw. der beteiligten Einzelperson schädigen könnte. Unsere spezielle Richtlinie für Nebentätigkeiten von Mitarbeitern adressiert die daraus resultierenden Risiken von Interessenkonflikten.

Nicht vergessen:

  • Wenn die externe Position auf ein privates Engagement zurückzuführen ist, sollten Sie sicherstellen, dass Sie in dieser Eigenschaft niemals im Namen von LeasePlan handeln oder diesen Eindruck erwecken.
  • Wenn Sie Zweifel haben, ob ein Interessenskonflikt vorliegt, besprechen Sie sich beispielsweise mit einem Kollegen oder Ihrem Vorgesetzten, erläutern Sie Ihre Interessen und klären Sie, ob ein Konflikt existiert.

4.4 Vermeidung von Bestechung

Bei LeasePlan wird Bestechung in jedweder Form strikt abgelehnt. Wir haben uns verpflichtet zu verhindern, dass unsere Mitarbeiter (oder Mitarbeiter unserer Joint Ventures) und Dritte, die für oder im Namen von LeasePlan handeln, Vorteile gewähren oder erhalten, die eine Form der Bestechung darstellen oder als solche ausgelegt werden oder LeasePlan oder unsere Geschäftspartner belasten könnten. Wir verfügen über eine spezielle Richtlinie zur Bekämpfung von Bestechung. Diese Richtlinie enthält praktische Regeln, wie wir Bestechung vermeiden und Bestechungsfälle erkennen können und wie wir bei einem Bestechungsfall handeln.

Die Annahme und Abgabe von Geschenken oder Bewirtung kann ein gesetzlich zulässiges, legitimes Mittel zur Stärkung der Kundenbeziehungen sein. Wir nehmen jedoch keine Geschenke und keine Bewirtungseinladungen an, noch geben wir diese ab, wenn dadurch der Eindruck erweckt werden könnte, dass wir oder unsere Kunden kein unabhängiger Verhandlungspartner mehr sind oder LeasePlan oder unsere Geschäftspartner dadurch belastet werden könnten.

Nicht vergessen:

  • Die lokalen Gesetze und Gepflogenheiten zur Abgabe und Annahme von Geschenken und Bewirtung sind unterschiedlich. Prüfen Sie immer die lokale Richtlinie.
  • Geschenke und Bewirtung, die zwischen Privatunternehmen akzeptabel sein können, sind möglicherweise bei Kontakten mit Behördenvertretern nicht zulässig.
  • Geldgeschenke in Form von Barzahlungen oder zahlungsähnlichen Gegenständen sind nicht zulässig.
  • Geschenke und Bewirtung während einer Ausschreibung für einen Kunden sind nicht zulässig.

4.5 Bekämpfung der Geldwäsche, Bekämpfung der Finanzierung von Terrorismus und Sanktionen

LeasePlan tätigt keine Geschäfte mit Geschäftspartnern, die direkt oder indirekt an unethischen bzw. ungesetzlichen Verhaltensweisen beteiligt sind, beispielsweise Geldwäsche, Finanzierung von Terrorismus, Verletzung von Menschenrechten oder Exportvorschriften, oder die als natürliche oder juristische Personen Sanktionen unterliegen.

2016 wurde eine neue Counterparty Due Diligence Policy und Standards dazu herausgegeben, in denen die Vorgangsweise zur Bekämpfung und Verhinderung von Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung sowie zum Umgang mit Transaktionen im Zusammenhang mit sanktionierten Ländern oder Personen näher beschrieben ist.

4.6 Geschäfts- und Unternehmenskommunikation

Wir sind uns bewusst, welche Bedeutung das Image von LeasePlan hat und dass unsere gesamte Kommunikation das Image von LeasePlan und unseren Stakeholdern beeinflusst. Dies gilt sowohl für die regelmäßige Unternehmenskommunikation (durch jeden einzelnen Mitarbeiter) als auch für offizielle Unternehmensmitteilungen. Unsere Kommunikations-richtlinie enthält die Rahmenbedingungen für die Kommunikation, beispielsweise und ohne darauf beschränkt zu sein, zur Kommunikation über LeasePlan, die Marke und das Geschäft.

In unserer Kommunikation stellen wir sicher, dass:

  • wir entsprechend unseren Werten und Geschäftsprinzipien, sonstiger Elemente dieses Verhaltenskodex sowie dem Leitbild, der Vision und der Strategie von LeasePlan handeln;
  • wir die Interessen der Mitarbeiter, Kunden, der Medien und anderer relevanter Stakeholder berücksichtigen;
    unsere Botschaft konsistent, wahr, exakt, offen, sowie nicht irreführend ist und keine Informationen verbreitet werden, die falsch oder nicht bestätigt sind;
  • wir drücken uns professionell und verantwortungsbewusst aus und verwenden keine Formulierungen, die als Diskriminierung, Beleidigung oder Obszönität betrachtet oder in anderer Weise als im Arbeitsumfeld von LeasePlan unangemessen oder inakzeptabel betrachtet werden könnten.

Testen Sie sich selbst:

  • Kann ich diese Frage beantworten oder sollte ich die Antwort einem autorisierten Unternehmenssprecher überlassen?
  • Sind Inhalt und Ausdrucksweise meiner Kommunikation angemessen und im Arbeitsumfeld von LeasePlan akzeptabel?

Nicht vergessen:

  • Tweets, Posts oder Likes, die Sie im Internet veröffentlichen, können von jedem gesehen werden.
  • Sie sind selbst verantwortlich für die Informationen, die Sie veröffentlichen.

5. Fazit

5.1 Die Einhaltung unseres Verhaltenskodex

Wir verfügen über die erforderlichen Richtlinien und bieten für unsere Mitarbeiter Schulung und Beratung zur Einhaltung des Verhaltenskodex an.
Von unseren Managern wird erwartet, dass sie ein Vorbild sind und eine Unternehmenskultur entwickeln, die die Einhaltung des Verhaltenskodex erleichtert. Sie sind der erste Ansprechpartner für Fragen zu den Regeln des Verhaltenskodex und müssen die Verantwortung dafür übernehmen, dass ihre Mitarbeiter den Kodex kennen, verstehen und in seinem Sinne handeln. Dies betrifft die Einhaltung unserer Werte, Geschäftsprinzipien und sonstiger Elemente des Verhaltenskodex sowie deren Umsetzung.

Testen Sie sich selbst:
Jeder von uns hat die Pflicht, diesen Verhaltenskodex zu befolgen und in Situationen, für die der Verhaltenskodex keine ausdrückliche Richtlinie bietet, den gesunden Menschenversand einzusetzen.

  • Was würden andere von meinen Handlungen halten?
  • Möchte ich selbst dafür verantwortlich gemacht werden?

5.2 Fragen und Bedenken

Die Verinnerlichung des Verhaltenskodex ist unsere gemeinsame Pflicht. Dadurch werden wir zu einem sozial verantwortungsbewussten Unternehmen und bauen ein Geschäft auf, auf das wir stolz sind und auch in Zukunft stolz sein können. Jeder Mitarbeiter ist gehalten, eine tatsächliche oder potenzielle Verletzung unserer geschäftlichen Leitlinien zu melden. LeasePlan behandelt alle Meldungen über tatsächliche oder potenzielle Verletzungen streng vertraulich.
Bei LeasePlan gibt es verschiedene Ansprechpartner, über die Sie Fragen zu Aspekten des Verhaltenskodex stellen oder Bedenken wegen verdächtiger Aktivitäten melden können.

Zudem verfügt LeasePlan über eine Whistleblowing Policy, die für alle LeasePlan Mitarbeiter weltweit gilt. Zusätzliche wurde 2016 eine lokale Whistleblowing Policy für alle in den Niederlanden beschäftigten Mitarbeiter herausgegeben. Diese Policy beihaltet die zusätzlichen durch den “Dutch House for Whistleblowers Act (Wet Huis voor Klokkenluiders)” vorgegebenen Erfordernisse.

In unseren Geschäftseinheiten:
Im Allgemeinen ist Ihr Vorgesetzter Ihr erster Ansprechpartner, um Ihre Fragen zu beantworten oder Ihre Bedenken auszuräumen. Sie können sich aber auch an folgende Personen wenden:

  • Die nächste Hierarchiestufe
  • Den lokalen Compliance Officer
  • Die lokale Personalabteilung

In der Unternehmenszentrale:
In der Unternehmenszentrale haben Sie mehrere Ansprechpartner für Fragen, Bedenken oder Berichte zu einem potenziellen Fehlverhalten:

  • Group Compliance Officer / SCVP Legal & Compliance
  • SCVP Human Resources

Bedenken können auch anonym geäußert werden. LeasePlan besitzt eine spezielle Whistleblowing- Richtlinie (Hinweisgeber-System).

5.3 Durchsetzung der Richtlinien

Die Nichteinhaltung des Verhaltenskodex wird ernst genommen und jede Missachtung wird geprüft und entsprechend behandelt. Im Rahmen interner Disziplinarverfahren kann die Nichteinhaltung des Verhaltenskodex Disziplinarmaßnahmen zur Folge haben und bis zu einer Kündigung führen.