Car Policy aziendale: cos'è, a cosa serve ed esempi

Per una gestione efficiente dei veicoli della flotta è fondamentale creare una** car policy aziendale**, delle linee guida dettagliate per ottimizzare la mobilità dei dipendenti dell’azienda. Vediamo che cos’è la car policy, a cosa serve e alcuni esempi pratici di politica del parco auto.

Tutte le aziende devono affrontare le esigenze di mobilità dei dipendenti, gestendo in modo ottimale il parco veicoli dell’impresa. Dalle piccole realtà alle grandi aziende più strutturate, questo compito è di responsabilità del fleet manager, il professionista che si occupa della mobilità aziendale.

Una delle attività principali di fleet management è la realizzazione di una car policy aziendale, un documento in cui sono definiti i principi guida delle politiche relative all’utilizzo dei veicoli aziendali. Nota anche come regolamento per le auto aziendali, la car policy stabilisce i parametri di base di attuazione della strategia di mobilità aziendale.

Questo documento deve contenere delle regole specifiche in merito all’uso delle auto aziendali, per organizzare in modo accurato tutti gli aspetti legati alla mobilità aziendale. Gli ambiti definiti dalla car policy sono diversi, infatti vanno dalle norme di comportamento dei driver agli obiettivi dell’azienda in termini di costi, modalità di spostamento e sostenibilità.

Una car policy ben definita garantisce importanti vantaggi a un’azienda, a prescindere dalle sue dimensioni e dalla tipologia di business. Tra i principali benefici di una politica del parco auto ottimale ci sono:

• •
  migliore gestione dei veicoli aziendali tra i dipendenti dell’organizzazione;
• •
  maggiore controllo sull’utilizzo dei veicoli e le responsabilità dei driver;
• •
  gestione più efficiente delle auto della flotta aziendale;
• •
  protezione del capitale aziendale e controllo dei costi sostenuti per la mobilità;
• •
  standard di sicurezza più elevati per i veicoli e i driver;
• •
  coordinamento ottimale tra l’operatività dei mezzi e la strategia aziendale di fleet management.

In generale, una car policy aziendale ben strutturata permette di individuare e gestire gli strumenti di implementazione degli obiettivi di mobilità di un’azienda. Ciò si traduce in un’organizzazione più efficiente dei veicoli aziendali tra i dipendenti, un maggiore controllo sui costi e delle responsabilità di ogni driver.

Allo stesso tempo, la car policy aiuta le imprese a raggiungere i target aziendali, ad esempio in termini di riduzione delle emissioni di CO2 o di ottimizzazione dei costi di mobilità. Permette inoltre di migliorare la sicurezza dei driver, aumentare la produttività e diminuire il TCO (Total Cost of Ownership).

La car policy consente anche di ottenere dati e indicazioni essenziali per le attività di fleet management. In questo modo è possibile migliorare le decisioni relative alle strategie di mobilità aziendale, ad esempio compiendo scelte più consapevoli in merito al tipo di veicoli da integrare nella flotta e alla scelta delle formule di noleggio a lungo termine, leasing e acquisto.

Una car policy aziendale deve essere sempre personalizzatain base alle esigenze specifiche di mobilità di ogni azienda. Ad ogni modo, qualsiasi regolamento per le auto aziendali deve tenere conto di alcuni elementi imprescindibili, per garantire una gestione efficiente del parco auto dell’azienda.

• 1.
  1.
  Stabilire obiettivi chiari e definiti: la car policy deve essere capace di implementare gli obiettivi aziendali, ad esempio il miglioramento dell’immagine dell’impresa, la riduzione dei costi o la diminuzione delle emissioni di CO2.
• 2.
  2.
  Definire norme precise di utilizzo dei veicoli aziendali: è indispensabile stabilire le norme d’uso delle auto aziendali in modo dettagliato, regolando le modalità di assegnazione dei veicoli, le regole di utilizzo delle vetture aziendali e le procedure di restituzione dei mezzi del parco auto.
• 3.
  3.
  Creare regole trasparenti di accesso alle auto aziendali: ogni car policy deve specificare quali dipendenti possono usufruire dei veicoli aziendali, in che modalità e quali modelli possono utilizzare, definendo inoltre aspetti come il fringe benefit e i livelli di accesso in base all’attività svolta e al ruolo ricoperto da ogni dipendente.
• 4.
  4.
  Pianificare le regole di comportamento dei driver: nella car policy devono essere riportate le norme di comportamento che i driver sono tenuti a rispettare, ad esempio in merito allo stile di guida da seguire, alle norme sulla sicurezza stradale e ai controlli da effettuare prima e dopo l’utilizzo della vettura.
• 5.
  5.
  Stabilire budget e obiettivi relativi ai costi da sostenere: la realizzazione della car policy deve considerare anche i target di spesa, indicando le misure da adottare per rispettare il budget aziendale per la mobilità e raggiungere gli obiettivi di risparmio sui costi.
• 6.
  6.
  Implementare una gestione ottimale della manutenzione: nella car policy la manutenzione deve essere organizzata in modo efficiente, introducendo regole precise in merito ai controlli da effettuare sui veicoli in termini di manutenzione ordinaria e straordinaria.
• 7.
  7.
  Delineare le prassi di gestione degli imprevisti: una car policy deve prevedere anche le regole da seguire in caso di imprevisti, ad esempio la gestione dei sinistri, dei veicoli sostitutivi durante le riparazioni e le responsabilità dei dipendenti in relazione alle multe.
• 8.
  8.
  Definire gli obiettivi di sostenibilità: al giorno d’oggi una car policy deve contenere anche linee guida dettagliata sulla sostenibilità della flotta, implementando soluzioni efficaci per una gestione efficiente dei veicoli aziendali orientata al contenimento dell’impatto ambientale.
• 9.
  9.
  Integrare sistemi di monitoraggio della flotta: la car policy aziendale deve tenere conto dell’esigenza di controllo delle auto aziendali, implementando tecnologie di telematica e procedure di monitoraggio dei veicoli, analisi dello stile di guida, localizzazione in tempo reale dei mezzi e reportistica aggiornata.
• 10.
  10.
  Favorire inclusione dei dipendenti nella gestione della flotta: la politica del parco auto deve essere inclusiva, promuovendo la partecipazione dei dipendenti per aumentarne la responsabilità e la collaborazione nella gestione dei veicoli aziendali e delle soluzioni di mobilità.

Per comprendere meglio come creare un regolamento per le auto aziendali, vediamo un esempio pratico su** come strutturare una car policy green**. Si tratta di un obiettivo comune a molte aziende al giorno d’oggi, per ridurre le emissioni di CO2 della flotta e migliorare l’impronta ecologica dell’impresa in merito all’ambito della mobilità. Innanzitutto, bisogna scegliere il giusto mix di alimentazioni, per diminuire l’impatto ambientale dei veicoli aziendali senza compromettere la produttività. In questo caso è necessario integrare in modo ottimale nel parco auto veicoli elettrici e auto ibride, destinando tali vetture a un utilizzo compatibile da parte dei dipendenti. Inoltre, bisogna definire le modalità di ricarica a disposizione dei driver, implementando stazioni di ricarica nell’impresa e wall box aziendali da associare a soluzioni di ricarica esterne per le trasferte. È fondamentale formare i driver nel corretto uso delle auto ecologiche, affinché siano in grado di adeguare il proprio stile di guida per massimizzare i benefici ambientali delle vetture green. Bisogna anche definire le regole di manutenzione per mantenere la flotta sempre efficiente, adottando soluzioni efficaci per il contenimento dei costi, ad esempio individuando le opzioni migliori di ricarica. È indispensabile implementare anche strumenti di monitoraggio, per ottenere dati utili da usare per ottimizzare la gestione dei mezzi e migliorare lo stile di guida dei driver. Con LeasePlan è possibile usufruire di soluzioni dedicate per la gestione della flotta aziendale, per esternalizzare le attività di fleet management in base alla propria car policy aziendale. Oltre all’expertise di LeasePlan, tra i principali player globali del settore, è possibile avere a disposizione un supporto completo per migliorare la sostenibilità della flotta, ad esempio attraverso le proposte per la mobilità elettrica integrata o i servizi di telematica e sicurezza.