Wohin geht die Fahrt?

5. September 2022

Die Nutzung eines betrieblichen Fahrzeuges steht häufig im Zusammenhang mit der Frage, wer das Fahrzeug geführt hat. Dabei gibt es verschiedene Aspekte, die das Führen eines Fahrtenbuches sinnvoll machen. Mit einem Fahrtenbuch wird die Nutzung eines Fahrzeuges detailliert dokumentiert.

Nicht optional, sondern zwingend ist das Führen eines Fahrtenbuchs, wenn dies entsprechend § 31 a Straßenverkehrszulassungsordnung (StVZO) angeordnet wurde. Die Anordnung erfolgt von der zuständigen Behörde in den Fällen, in denen die Feststellung eines Fahrzeugführers nach einer Zuwiderhandlung gegen Verkehrsvorschriften nicht möglich war. Dabei wurde von der Rechtsprechung aus dem Gesichtspunkt der Verhältnismäßigkeit nicht jeder Verkehrsverstoß als Anlass für eine Fahrtenbuchauflage angenommen, sondern der Verkehrsverstoß muss von einigem Gewicht sein und in tatsächlicher Hinsicht feststehen. Regelmäßig geben Rotlichtverstöße, unzulässiges Überholen oder eine Verkehrsunfallflucht Anlass für eine derartige Auflage. Allerdings ist die Behörde auch gehalten, den Fahrzeughalter zeitnah, regelmäßig innerhalb von zwei Wochen, zu kontaktieren und nach dem Fahrer des Fahrzeuges zum Zeitpunkt des Verkehrsverstoßes zu befragen. Allerdings ist diese 2-Wochenfrist keine starre Grenze, sondern sie beruht vielmehr auf dem Erfahrungssatz, dass einer Person Vorgänge des persönlichen Lebensbereichs aus den letzten 14 Tagen im Regelfall erinnerlich ist. Bestandteil des behördlich auferlegten Fahrtenbuchs ist, dass vor jeder Fahrt Name, Vorname und Anschrift des Fahrzeugführers, amtliches Kennzeichen des Fahrzeuges und Datum und Uhrzeit des Beginns und des Endes der Fahrt festgehalten werden.

Damit unterscheidet sich das behördlich angeordnete Fahrtenbuch erheblich von dem aus steuerlichen Zwecken freiwillig geführten Fahrtenbuch. Das „steuerliche“ Fahrtenbuch dient dazu, die private Nutzung des Fahrzeuges von der gewerblichen oder geschäftlichen Nutzung eines Fahrzeuges zu trennen. Vor diesem Hintergrund ist es lohnenswert, gerade für Selbständige, die Nutzung in privat oder geschäftlich aufzuzeichnen. Deshalb sind auch die Anforderungen an ein solches Fahrtenbuch deutlich höher als nach § 31 a StVZO. Schlagwortartig muss das Dokument folgende Punkte schlüssig beantworten können: Wer, wie, wann, und warum?

Die entsprechende Dokumentation muss zeitgerecht und fortlaufend erfolgen, sie kann sowohl in Papierform als auch als digitale Version geführt werden. Allerdings muss es bei der digitalen Version ausgeschlossen sein, dass nachträglich Manipulationen vorgenommen werden können. Die Fahrtenbücher werden von der Finanzverwaltung überprüft, und zwar auch dahingehend, ob die Fahrtenbücher plausibel sind. Dies erfolgt z.B. auch dadurch, dass das Fahrtenbuch mit anderen eingereichten Belegen, wie Tankquittungen, abgeglichen wird. Wurde z.B. eine Fahrt von Hamburg nach Freiburg im Fahrtenbuch aufgezeichnet, zu dem gleichen Zeitpunkt aber eine Betankung in Berlin durch Quittung dokumentiert, ist das Fahrtenbuch unschlüssig. Im schlimmsten Fall droht in diesen Fällen eine Anzeige wegen Steuerhinterziehung. Ein anderer Anlass, ein Fahrtenbuch zu führen, ergibt sich aus arbeitsrechtlichen Aspekten. Bei Poolfahrzeugen, also betrieblichen Fahrzeugen, die von unterschiedlichen Mitarbeitern genutzt werden, sollte für diese Fahrzeuge ein Fahrtenbuch geführt werden, damit der Arbeitgeber gerade nicht Gefahr läuft, eine behördliche Fahrtenbuchauflage aufoktroyiert zu bekommen, wenn der Führer des Fahrzeuges bei einem wesentlichen Verkehrsverstoß nicht ermittelt werden kann. Häufig finden sich aber auch Regelungen im Dienstwagenüberlassungsvertrag, wenn der Dienstwagen vom Mitarbeiter sowohl geschäftlich wie aber auch privat genutzt werden darf. Manche Verträge sehen in diesen Fällen vor, dass der Dienstwagen z.B. nicht auf Urlaubsfahrten genutzt werden darf. Dies sollte dann auch entsprechend dokumentiert werden.

Ein anderer Aspekt aus Sicht des Arbeitgebers ergibt sich daraus, dass für den Fall eines durch den Mitarbeiter verschuldeten Unfalls unterschiedliche Haftungssysteme greifen. Wird ein Verkehrsunfall schuldhaft auf einer Privatfahrt durch den Mitarbeiter oder einen berechtigten Fahrer verursacht, haftet der Mitarbeiter, sofern nicht eine Versicherung eintrittspflichtig ist, unbeschränkt. Anders bei einem Unfall während einer Dienstfahrt, hier differenziert die Rechtsprechung, welches Verschulden den Mitarbeiter trifft, ob er also den Unfall fahrlässig, grob fahrlässig oder vorsätzlich verursacht hat. Die Beweislast liegt in diesen Fällen beim Arbeitgeber, der letztendlich nachweisen muss, dass sich ein Schaden auf einer Privatfahrt ereignet hat, wenn er den Mitarbeiter in Regress nehmen möchte.

Der Anlass zur Führung eines Fahrtenbuches ist demgemäß vielfältig, gleiches gilt für die Informationen, die in einem Fahrtenbuch niedergelegt sind.

Autor: Dr. Christoph Hartleb Rechtsanwalt vereidigter Buchprüfer Dr. Hartleb Rechtsanwälte Rheinbahnstr. 28-34 41063 Mönchengladbach info@dr-hartleb-rechtsanwaelte.dewww.dr-hartleb-rechtsanwaelte.de

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