Van fleetmanager naar “change manager”: hoe het beheren van een bedrijfsvloot helemaal verandert

Benieuwd naar de uitdagingen waarmee fleetmanagers te maken krijgen en hoe ze ermee omgaan? Charles Dion, Commercial Manager bij LeasePlan, gaat in gesprek met twee ervaren vlootbeheerders. Aan de ene kant Sofie Van Eemeren, HR & People Lead bij Mobile Vikings. En andere kant Gwenny Simoen, Mobility Manager bij hr-dienstengroep Liantis. Beiden ondervinden ze niet alleen de impact van de elektrificatie van de automarkt, maar merken ze ook dat bedrijven door de war for talent op een andere manier naar hun wagenpark kijken.

Charles: “Laten we eens tien jaar teruggaan. Op welke manier hebben jullie de rol van fleetmanager zien veranderen?”

Sofie: “We gaan nu volledig anders om met onze vloot. Vroeger kon je als werknemer bij Mobile Vikings kiezen tussen een drietal wagens in een standaardkleur en daarmee was de kous af. Nu willen we met het oog op het aantrekken en behouden van talent meer op maat van onze medewerkers werken. Bijvoorbeeld met een flexibel verloningsplan dat mensen de optie geeft om een deel van hun loon in een duurdere wagen te investeren. Dat maakt alles natuurlijk complexer.”

Gwenny: “Vroeger moesten we inderdaad gewoon voor een wagen en een tankkaart zorgen. Vandaag ziet het er door de elektrificatie helemaal anders uit. Een vloot beheren is multitasking. Er is veel opvolging nodig. Als een medewerker de overstap maakt naar een EV, dan moet je er bijvoorbeeld voor zorgen dat de thuislaadpaal bij voorkeur vóór de levering van die wagen geïnstalleerd is. Eén verschuiving in de planning kan een domino-effect veroorzaken.”

Charles: “Komen mensen vandaag ook met een ander soort vragen aankloppen?”

Sofie: “Dat is zeker zo. We krijgen heel veel vragen over laadoplossingen. Waar kun je laden? Hoe moet je laden? En wat als je thuis een partner hebt die ook een elektrische wagen heeft en die wil opladen? Wij zijn al die vragen momenteel aan het bundelen. Je kunt niet voor alles meteen een antwoord klaar hebben.”

Gwenny: “Wij hebben bij Liantis bewust gekozen voor een harde switch naar 100% elektrisch. Dan is het ook wel logisch dat medewerkers veel vragen hebben.”

Charles: “Wat hebben jullie gedaan om die harde switch mogelijk te maken?”

Gwenny: “Alles moest in enkele maanden tijd worden opgestart. We wisten meteen dat communicatie met onze medewerkers cruciaal zou zijn, vanaf het begin van het elektrificatietraject. Daarom hebben we in september 2022 eerst een nieuwsbrief gelanceerd, waarin we onze bestuurders warm wilden maken om elektrisch te rijden. We merkten bijvoorbeeld dat ze bezorgd zijn over het feit dat elektrische wagens duurder zijn en ze hierdoor vrezen dat ze een minder grote wagen zullen kunnen bestellen. Daarom hebben we eerst getoond welke merken en modellen er in het aanbod zitten. Daarna hebben we samen met onder andere LeasePlan een infomoment georganiseerd en intussen hebben we zelfs een website waarop we de meest gestelde vragen verzamelen en beantwoorden.”

Charles: “Goede communicatie is heel belangrijk. Welke rol spelen digitale tools bij die uitdaging?

Gwenny: “Een heel grote rol. De tools van LeasePlan zijn voor ons al belangrijk geweest. Ze zorgen ervoor dat we dingen kunnen automatiseren, waardoor we meer tijd hebben om medewerkers te begeleiden en te communiceren over het veranderingstraject.”

Sofie: “Klopt, wij gebruiken My Fleet bijna dagelijks. Vroeger moesten we alles in een Excelsheet up-to-date houden, nu hebben we via My Fleet alles op één plaats gecentraliseerd. We kunnen onder meer zien hoe lang iemand al met een wagen rijdt en wanneer het tijd is om een nieuw voertuig te bestellen. Alles gebeurt proactief en automatisch, zodat we enkel nog moeten controleren en bevestigen. Uiteindelijk hopen we dat we op die manier ook het beantwoorden van de vragen van onze bestuurders kunnen automatiseren, zodat ze onmiddellijk bij het juiste kanaal aankloppen.”

Charles: “Meer selfservice dus. Is dat iets waar jullie als fleetmanager sterk op inzetten?”

Gwenny: “Elke tool die we gebruiken, heeft dezelfde doelstelling: de beleving van onze mensen verbeteren door middel van automatisatie en selfservice. Met Internet Quotations kunnen ze bijvoorbeeld zelf een nieuw voertuig selecteren en hoeven wij enkel nog tussen te komen bij het opstarten en afronden van een procedure. En in My LeasePlan kunnen ze autonoom verzekeringsdocumenten downloaden of een schadeaangifte indienen. Allemaal dingen die vroeger bij ons als fleetmanagers terechtkwamen. Technologie staat geen seconde stil, maar met LeasePlan als partner weten we dat we altijd mee zijn met de laatste ontwikkelingen.”

Charles: “Dat is fijn om te horen. Hebben jullie vanuit jullie eigen ervaringen nog advies voor andere fleetmanagers die met dezelfde uitdagingen te maken krijgen?”

Gwenny: “Voor mij is het vooral zaak om de elektrificatie nu te implementeren. Ik heb het gevoel dat we er bij Liantis precies op het juiste moment mee begonnen zijn. Houd er rekening mee dat er behoorlijk veel bij komt kijken, vooral met betrekking tot de laadinfrastructuur. Je hebt bijvoorbeeld ook een nieuwe car policy nodig die eerst door verschillende partijen goedgekeurd moet worden.”

Sofie: “Het gaat allemaal erg snel, dus training is zeker geen slecht idee. Ik heb zelf ook een opleiding gevolgd om op de hoogte te blijven van de evoluties in de markt.”

Gwenny: “Nog een tip die ik zou meegeven, is goed naar de wagens te kijken die je aanbiedt. Probeer de juiste balans te vinden tussen dynamiek en werkbaarheid. Bij Liantis bieden we een pallet aan van premium en niet-premiummerken. Natuurlijk willen we geen innovaties mislopen en daarom nemen we merken en modellen op regelmatige tijdstippen onder de loep.”

Sofie: “En dan is het natuurlijk ook belangrijk om met de juiste partners in zee te gaan. Elektrificatie is niet onze core business en dus hebben we een partij zoals LeasePlan nodig die hier wel elke dag mee bezig is. Een partner die vragen beantwoordt en proactief wijst op veranderingen in de wetgeving. Maar denk ook na over andere partners die je nodig hebt. In de wereld van laadoplossingen zijn de startups de voorbije jaren bijvoorbeeld als paddenstoelen uit de grond geschoten. De ene is al betrouwbaarder dan de andere. Bij Mobile Vikings vinden we customer service erg belangrijk en daarom zoeken we actief naar partners die hier zelf ook een speerpunt van maken.”

Charles: “We kijken ernaar uit om jullie als partner nog lang te mogen ondersteunen. Ik wens jullie alvast veel succes, en bedankt voor dit interessante gesprek.”