Politique de Confidentialité de LeasePlan

Dernière mise à jour: 17.06.2021 LeasePlan s'engage à protéger les données à caractère personnel (ou données personnelles) dans le cadre de ces traitements. Des pratiques conformes en matière de confidentialité et de sécurité de l'information font partie intégrante de ses Services, de la gouvernance d'entreprise, de la gestion des risques et de la responsabilité de LeasePlan. Nous ne traitons que les données personnelles qui sont nécessaires à nos activités commerciales et à la fourniture des Services de LeasePlan (ci-après dénommés « Services »).

Les engagements de LeasePlan en matière de confidentialité Quel que soit le moment et le mode de traitement de vos données personnelles :

  • Transparence : Nous vous aidons à comprendre comment vos données sont collectées et utilisées
  • « Privacy by Design » (protection des données personnelles dès la conception) : Nous veillons à ce que nos services soient respectueux de la vie privée.
  • Contrôle : Nous vous offrons un moyen facile d'accéder à vos données, de les corriger ou de les supprimer.
  • Sécurité : Nous protégeons vos données personnelles selon des standards élevés de sécurité et ces données ne sont transmises à des tiers qu’en cas de nécessité et sous des conditions appropriées.
  • Innovation et réactivité : Nous réfléchissons sans cesse à la manière d'améliorer nos services et la protection de votre vie privée et sommes à ce titre ouverts à toute suggestion ou réclamation.

La présente Politique de Confidentialité vous informe de nos pratiques en matière de protection de la vie privée. Veillez à consulter la version locale de cette Politique de confidentialité (celle dans le pays où vous utilisez les services de LeasePlan), telle qu'elle figure sur le site web local de l’entité LeasePlan correspondant.

Veuillez lire la présente Politique de Confidentialité avec attention afin de comprendre comment nous collectons et utilisons vos données personnelles.

Cliquez ici afin de télécharger la Politique de Confidentialité LeasePlan.

1. Champ d’application de la présente Politique de Confidentialité

I. Visiteurs/utilisateurs des sites Web (« Visiteurs des sites Web »); II. Clients (« Clients »); III. Conducteurs/employés des clients (« Conducteurs »). IV. Clients locataires particuliers (y compris autoentrepreneurs) (« Locataires particuliers ») V. Acheteurs particuliers de véhicules d’occasion (« Acheteurs particuliers ») VI. Acheteurs professionnels de véhicules d’occasion (« Marchands ») VII. Fournisseurs de biens et services (« Fournisseurs ») 

(Ou des « prospects » en relation avec ce qui précède ;  Individuellement et collectivement également dénommés "vous", "votre" ou "vos") 

Nous collectons et utilisons vos données personnelles par le biais de nos différents Services de location de véhicules et de parc automobile, de gestion et de mobilité des conducteurs, ainsi que dans le cadre de nos activités commerciales, comme décrit plus en détail ci-dessus en préambule (« Services »).

Veuillez noter que cette Politique ne s’applique pas aux filiales et/ou services suivants :

  • Euro Insurances DAC opérant sous le nom de LeasePlan Insurance  ou autres activités relatives aux assurances ;
  • PowerD opérant sous le nom de LeasePlan Energy ;
  • CarNext BV et ses filiales ;
  • LeasePlan Bank aux Pays-Bas ou en Allemagne.

    Les services proposés par ces filiales sont régis par des Politiques de confidentialité distinctes.

    Veuillez également noter que certains services spécifiques peuvent faire l'objet d'une Politique de confidentialité distincte mentionnée dans les conditions propres à chaque service, comme le traitement de vos données personnelles dans le cadre d’un de services de télématique pour lesquels une politique distincte est applicable.

Responsabilités des Clients Professionnels : Dans la mesure où le Client (en sa qualité d’employeur) a accès aux données personnelles, il est qualifié de « Responsable de traitement » ». Il est chargé de leurs traitements et de leur utilisation. Cette présente Politique ne s’applique pas au traitement et à l’utilisation des données personnelles des Conducteurs effectués par le Client.

2. Qui sommes-nous ?

L’entité locale LeasePlan France est « Responsable du traitement » de vos données personnelles :

LeasePlan France S.A.S. 274, avenue Napoléon Bonaparte  92562 Rueil-Malmaison Siren : 313 606 477

LeasePlan France peut être amené à partager vos données personnelles avec LeasePlan Corporation N.V. ou LeasePlan Global B.V., qui agissent dans ce cas en qualité de « co-responsable de traitement ». Adresse : Gustav Mahlerlaan 360, 1082 ME Amsterdam, Pays-Bas

LeasePlan France et LeasePlan Corporation N.V. et LeasePlan Global B.V. sont désignées conjointement par « LeasePlan » et « nous », « notre » ou « nos ».

3. Comment collectons-nous vos données personnelles

Au travers des Services

La majorité des données que nous collectons sont liées aux Services de gestion des véhicules que nous vous fournissons en tant que Conducteur et que nous fournissons à notre Client, votre employeur si vous avez un véhicule de fonction ou de société. Cela commence par l’immatriculation du véhicule en location (dans certaines circonstances nous pouvons effectuer préalablement des vérifications préliminaires de solvabilité) et se poursuit lorsque nous communiquons avec vous à propos de nos Services (par exemple afin d’organiser l’entretien périodique et  les réparations nécessaires de votre véhicule). Nous pouvons également traiter vos données quand votre véhicule est impliqué dans un accident afin de s’assurer que nous assurons votre mobilité et gérons les dommages éventuels du véhicule, ou également lorsque nous sommes le destinataire des amendes routières liées à l’utilisation du véhicule loué.  Outre notre activité principale de location, nous fournissons également un certain nombre de Services connexes, tels que les services d’e-mobilité, la mise à disposition de cartes carburant, la mise à disposition de services de recharges, de service de location courte durée ainsi que de l’assistance ou du dépannage des véhicules. Nous proposons également un service de vente de voitures d’occasion.

Hors-ligne

Nous collectons des données personnelles hors-ligne, par exemple lorsque vous visitez nos établissements, vous passez une commande par téléphone ou contactez le service client.

Par le biais d’autres sources

Nous recevons vos données personnelles par le biais d’autres sources, tel est le cas notamment  :

  • Des employeurs (lorsque vous êtes Conducteur) dès lors que vous disposez d’un véhicule de fonction ;
  • Des autorités compétentes (telles que les services de police) quand nous recevons des amendes liées à l’utilisation de votre véhicule loué ;
  • Auprès de nos partenaires de services indépendants qui nous accompagne dans la fourniture des Services de location, notamment les concessionnaires automobiles, les prestataires de services d’entretien de véhicule et les ateliers de réparation ou les carrosseries ;
  • Par les bases de données accessibles au public, des agences de référence de crédit et d’autres sources  ;
  • En visitant nos sites web, par le canal de réseaux sociaux,
  • Par le biais des partenaires marketing conjoints, quand ils partagent ces informations avec nous ; et 
  • Si vous connectez votre compte de réseau social à votre compte de Services LeasePlan, ou lorsque vous partagez des informations de nos sites web à vos plateformes de réseaux sociaux, vous partagerez avec nous certaines informations personnelles de votre compte de réseau social, tel que votre nom, votre adresse électronique, votre photo, la liste de vos contacts de réseaux sociaux et toute autre information qui peut être, ou que vous rendez accessible lorsque vous connectez votre compte de média social à votre compte de services.

    Nous avons besoin de collecter des données personnelles afin de vous fournir les Services demandés ou de traiter les demandes, questions, commentaires ou réclamations. Si vous ne fournissez pas les informations personnelles requises, nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir les Services. Si vous nous divulguez des informations personnelles  d’une autre personne ou à l’un de nos prestataires de services, dans le cadre des services LeasePlan, vous déclarez que vous avez le pouvoir de le faire et de nous permettre d’utiliser lesdites données conformément à la présente Politique de Confidentialité.

Suivi des communications

Sous réserve de la règlementation applicable, nous suivons et enregistrerons les appels, les courriels, les messages et les autres communications que nous avons avec vous. Nous le faisons pour nous conformer à la réglementation, aux pratiques d'autorégulation ou aux procédures relatives à notre activité, pour prévenir ou détecter les délits, dans le but de protéger la sécurité de nos systèmes et procédures de communication, et à des fins de contrôle de la qualité et de la formation du personnel. Par exemple, si une autorité de contrôle nous demande d'enregistrer certaines lignes téléphoniques (le cas échéant), nous devrons nous y conformer En outre,(le cas échéant) et compte tenu de la législation applicable en matière de protection des données, notre surveillance visera à vérifier le contenu inapproprié des communications. Dans des circonstances très limitées et spécifiques, nous pouvons effectuer un suivi à court terme et soigneusement contrôlé de vos activités lorsque cela est nécessaire pour nos intérêts légitimes ou pour nous conformer à une obligation légale. Nous pouvons le faire, par exemple, lorsque nous avons des raisons de croire qu'une fraude ou un autre délit est en train d'être commis, lorsque des infractions sont soupçonnées et que la surveillance est proportionnée au type d'infraction disciplinaire, ou lorsque nous soupçonnons un non-respect des réglementations anti-blanchiment d'argent auxquelles nous sommes soumis. Les appels téléphoniques en particulier peuvent être enregistrés à cette fin dans le respect de la règlementation. 

4. A quelles fins collectons-nous vos données personnelles

4.1 Données relatives aux visiteurs des sites web

4.2 Données relatives aux Clients

4.3 Données relatives aux conducteurs (employés de nos clients)

4.4 Données relatives aux locataires particuliers (y compris les entrepreneurs individuels et société de personnes) et aux clients potentiels (« prospects »)

4.5 Données relatives aux acheteurs particuliers de véhicules d'occasion

4.6 Données relatives aux acheteurs professionnels de véhicules d'occasion

4.7 Données relatives aux fournisseurs

5. Avec qui d’autre partageons-nous vos informations personnelles ?

En outre de ce qui est indiqué pour chaque finalité décrite ci-dessus relativement au partage d’informations personnelles, nous pouvons être amenés à partager vos informations personnelles :

  • A nos partenaires, fournisseurs de services, afin de faciliter la mise en œuvre des services qu’ils vous et nous fournissent.

    Afin de vous fournir nos services, nous travaillons de manière régulière en étroite collaboration avec des partenaires et des fournisseurs de services. Nos partenaires de services indépendants nous aident à vous fournir nos services de location et nos autres services. Il s’agit des concessionnaires automobiles, des prestataires d'entretien automobile, des ateliers de réparation de carrosserie et des prestataires d'assistance routière, mais aussi les sociétés de location, des entreprises délivrant des programmes de sécurité des conducteurs. Les concessionnaires automobiles ou les fournisseurs de véhicules (électriques) peuvent exiger les coordonnées d'un conducteur pour activer un compte personnel nécessaire afin de configurer le véhicule et un conducteur, à défaut le véhicule ne fonctionne pas.

    Les fournisseurs de services sont des entreprises que nous sélectionnons et qui nous aident à gérer nos activités, notamment pour nous assister dans l’entretien de notre réseau informatique et notre infrastructure connexe, ainsi que les contrôles de sécurité et d'accès à nos locaux.

Nous utilisons et divulguons également vos informations personnelles lorsque cela est nécessaire ou approprié, notamment lorsque nous avons une obligation légale ou un intérêt légitime à le faire : 

  • Pour nous conformer aux lois et règlements applicables.

    Cela peut inclure des lois en dehors de votre pays de résidence.

  • Pour coopérer avec les autorités publiques et gouvernementales.

    Pour répondre à une demande ou fournir des informations que nous jugeons importantes.  Cela peut inclure les autorités en dehors de votre pays de résidence.

  • Pour coopérer avec les forces de l'ordre.

    Par exemple, lorsque nous répondons aux demandes et aux ordres des forces de l'ordre ou que nous fournissons des informations que nous jugeons importantes.

  • Pour d’autres obligations légales.

    • Pour faire appliquer nos conditions générales ; et

    • Pour protéger nos droits, notre confidentialité, notre sécurité ou celles de nos biens, et/ou ceux de nos filiales, de vous-même ou d'autres personnes.

  • Dans le cadre d'une vente ou d'une transaction commerciale.

    Nous avons un intérêt légitime à divulguer ou à transférer vos informations personnelles à un tiers dans le cas d'une réorganisation, d'une fusion, d'une vente, d'une joint-venture, d'une cession, d'un transfert de tout ou partie de nos activités, actifs ou actions (y compris dans le cadre d'une procédure collective ou d'une procédure similaire). Ces tiers peuvent inclure, par exemple, la société qui fait l’acquisition et ses conseillers.

6. Transfert international d'informations personnelles

En raison de la nature mondiale de notre organisation et de nos Services, vos informations personnelles peuvent être stockées et/ou traitées dans un pays autre que celui où vous résidez. Certains des pays non-membres de l'EEE sont reconnus par la Commission européenne comme offrant un niveau adéquat de protection des données selon les normes de l'EEE (la liste complète de ces pays est disponible ici). Pour les transferts de l'EEE vers des pays qui ne sont pas considérés comme adéquats par la Commission européenne, nous avons mis en place des mesures adéquates, notamment par le biais de nos règles d'entreprise contraignantes (Binding Corporate Rules) ou par le biais d'accords contractuels mis en place avec des tiers. Vous pouvez obtenir une copie de ces mesures en nous contactant via le formulaire de contact

7. Sécurité et conservation des données

Comment nous sécurisons les informations personnelles Nous nous efforçons d'utiliser des mesures organisationnelles, techniques et administratives raisonnables pour protéger les informations personnelles au sein de notre organisation. Malheureusement, aucun système de transmission ou de stockage des données ne peut être garanti comme étant sûr à 100 %. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n'est plus sécurisée (par exemple, si vous pensez que la sécurité de tout compte que vous pourriez avoir chez nous a été compromise), veuillez nous informer immédiatement du problème en nous contactant conformément aux coordonnées fournies dans la présente Politique de confidentialité.

Durée de conservation des informations personnelles Nous conserverons vos informations personnelles aussi longtemps que nécessaire ou autorisé en fonction des finalités décrites dans la présente Politique de confidentialité et conformément à la législation applicable.

Les critères utilisés pour déterminer nos périodes de conservation comprennent :

  • La durée pendant laquelle nous avons une relation continue avec vous et vous fournissons les services (par exemple, aussi longtemps que vous utilisez un véhicule LeasePlan) ;
  • L'existence d'une obligation légale à laquelle nous sommes soumis (par exemple, certaines lois nous obligent à conserver les enregistrements de vos transactions pendant une certaine période avant de pouvoir les supprimer) ; où
  • si la conservation est recommandée en lien avec notre situation juridique (par exemple, en ce qui concerne les lois de prescription applicables, les litiges ou les enquêtes réglementaires).

8. Vie privée des mineurs

Nos services ne sont pas destinés aux personnes âgées de moins de 18 ans.

9. Comment accéder, modifier ou supprimer vos informations personnelles ?

Vos droits  Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, à l’effacement, à la limitation du traitement, à la portabilité des données et d’opposition. Vous pouvez vous opposez au traitement de vos données à des fins de marketing direct à tout moment sans justifier votre demande. Nous n’utiliserons donc plus vos données à des fins de publicité à l’avenir.

En outre, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l autorité de surveillance de la protection des données concernant le traitement de vos données personnelles effectué par nos soins.

Si vous souhaitez demander l’accès, la correction, la mise à jour, la suppression, la limitation ou l'effacement de vos données personnelles dans le cadre de l’un de nos traitements, vous opposer au traitement de vos données personnelles, ou si vous souhaitez demander à recevoir une copie électronique de vos informations personnelles afin de les transmettre à une autre société (dans la mesure où ce droit à la portabilité des données vous est accordé par la loi applicable), vous pouvez nous contacter via le formulaire de contact. Nous répondrons à votre demande conformément au droit applicable.

Dans votre demande, veuillez clarifier autant que possible les informations personnelles sur lesquelles porte votre demande. Pour votre protection, nous n’exécutons que les demandes qui portent sur les informations personnelles associées à l’adresse e-mail que vous utilisez pour nous envoyer votre demande, et nous pourrons vous demander de fournir une vérification de votre identité avant d’accéder à votre demande. Nous nous efforcerons de répondre à votre demande dès que raisonnablement possible et dans tous les cas dans les délais requis par la loi.

Attention : nous pouvons être amenés à conserver certaines informations à des fins d’archivage ou de tenue des registres et/ou dans pour mener à bien les transactions qui ont débuté avant votre demande de modification ou de suppression. Des informations résiduelles peuvent également subsister au sein de nos bases de données et autres dossiers,et qui ne seront pas supprimées.

Des questions ? Si vous avez des questions ou des plaintes concernant cette politique de confidentialité, veuillez nous contacter via ce formulaire de contact.  Les communications par courriel n'étant pas toujours sécurisées, veuillez ne pas inclure d'informations sensibles dans les e-mails que vous nous adressez.

Informations supplémentaires concernant les citoyens de l'EEE

Vous pouvez également :

  • Contacter le Local Privacy Officer de LeasePlan France 274, avenue Napoléon Bonaparte 92563 Rueil-Malmaison, privacyofficer.france@leaseplan.com 
  • Contacter notre Data protection Officer ("DPO") via le formulaire de contact ou via : LeasePlan Corporation N.V., attn. Data Protection Officer, Gustav Mahlerlaan 360, 1082 ME Amsterdam, Pays-Bas ; 
  • ou Déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données de votre pays ou région ou dans laquelle une infraction présumée à la loi applicable sur la protection des données se produit. Une liste des autorités de protection des données est disponible ici

10. Modification de la présente Politique de Confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier ou de mettre à jour cette Politique de confidentialité à tout moment. Veuillez consulter la légende " Dernière mise à jour " en haut de ce document pour savoir quand cette déclaration de confidentialité a été révisée pour la dernière fois. Toute modification de la présente Politique de confidentialité entrera en vigueur lorsque nous publierons la Politique révisée.