4 principais despesas da frota e como melhorar sua gestão

Para fazer uma gestão eficaz, é essencial compreender cada aspecto que impacta diretamente nos gastos da sua frota. Existem inúmeras despesas que exigem uma análise mais profunda, como a aquisição de veículos, manutenção, abastecimento, entre outros. Para te ajudar nessa tarefa, reunimos neste conteúdo 5 principais custos e como controlá-los para alavancar os ganhos da sua organização. Acompanhe a seguir e boa leitura!

Entender a fundo as despesas totais da sua frota te ajudará a realizar uma gestão mais eficiente, o que envolve um controle de custos assertivo para reduzir os gastos. Além disso, só é possível implementar ações de melhorias depois de conhecer todo o funcionamento das operações — detectar os problemas e traçar as soluções adequadas.

Mencionamos acima o combustível como um dos principais custos. Trata-se de um custo variável, já que está relacionado diretamente com o nível de atividade dos carros. Então, quanto maior a quilometragem rodada, mais combustível é consumido.

Em alguns casos, os condutores preferem rodar em ponto morto para economizar combustível. Contudo, essa prática leva a um desgaste acelerado dos pneus, da transmissão e dos sistemas de freios. Consequentemente, as despesas com manutenções corretivas aumentam, além é claro, de expor o próprio condutor a acidentes.

A importância de conhecer os custos totais de sua frota e das operações logísticas são fundamentais para exercer as boas práticas de gestão — controlar gastos, identificar desperdícios e aplicar melhorias contínuas. Desse modo, confira a seguir quais são os maiores gastos!

Um dos maiores pontos de atenção dos gestores com a frota é o combustível, especialmente num cenário de alta de preços. Em casos específicos, as despesas de abastecimento podem ultrapassar 40% dos gastos de uma frota. Assim, a primeira abordagem é monitorar os indicadores:

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  valor do litro do combustível;
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  autonomia dos veículos versus tipo de combustível;
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  quilometragem percorrida;
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  litros consumidos.

Tais indicadores possibilitam uma visão ampla sobre o desempenho da frota e dos condutores em relação ao consumo. Na conta L/Km, é essencial analisar as características do veículo, qualidade da rodovia, carga transportada e outros aspectos que influenciam na eficiência. Feito isso, é hora de aplicar algumas estratégias para reduzir os gastos de combustível, como:

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  fazer manutenções preventivas para manter os veículos conservados;
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  capacitar os motoristas acerca da condução econômica;
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  evitar sobrecarregar os veículos;
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  investigar a necessidade de renovação da frota para modelos mais eficientes.

Despesas com manutenções corretivas, especialmente envolvendo pneus, também representam uma boa fatia dos custos operacionais de uma frota. É claro que, as manutenções são cruciais para preservar a disponibilidade dos veículos quanto ao cumprimento das entregas. Porém, os gestores devem priorizar o conceito de prevenção em vez da correção.

Para evitar despesas corretivas elevadas e não planejadas é necessário traçar um plano de manutenção preventiva. Com isso, você pode identificar eventuais desafios com os veículos antes que eles apresentem alguma falha. Desse modo, poderá aplicar as soluções necessárias, evitando correções maiores e mais custosas.

Uma sugestão é fazer um checklist diário das saídas, a fim de acompanhar a integridade dos itens de segurança, pressão dos pneus e outros detalhes que contribuem para que a frota rode sempre em ótimas condições, sem imprevistos.

O estilo de condução dos condutores afeta diretamente todos os itens acima, bem como no nível de depreciação dos veículos, podendo representar um alto índice dos gastos com a frota. Nesse sentido, investir em treinamentos para os condutores é indispensável para manter os custos da frota sob controle.

Hábitos negativos de condução aceleram o desgaste do veículo, elevam os gastos com o combustível, bem como as despesas com manutenção. Também aumenta as chances de multas e acidentes; outras despesas relevantes na gestão de frotas.

Na prática, conduzir em velocidade excessiva, realizar frenagens, acelerações e curvas bruscas, trocar de marcha em momentos inadequados, dirigir no ponto morto e manter o veículo ligado enquanto estiver parado, são abordagens que aumentam os custos. Portanto, é essencial investir na capacitação dos condutores a respeito da direção econômica e segura.

Por fim, mas não menos importante, temos os gastos com tributos, taxas, documentações e outras tarefas administrativas, que não podem ser ignoradas.

Portanto, o gestor deve prestar atenção aos gastos com Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores (IPVA), Danos Pessoais Causados por Veículos Automotores de Via Terrestre (DPVAT), seguros e outros papéis que regularizam o uso dos veículos em suas operações. Também é essencial monitorar a Carteira Nacional de Habilitação (CNH) dos condutores quanto às multas e datas de vencimento para renovação.

Manter os custos da frota sob controle é um enorme desafio para os gestores. Veja abaixo as dicas que separamos a fim de te ajudar nesse processo.

Crie um inventário completo da sua frota com todos os tipos de veículos existentes nela. Inclua informações detalhadas, como modelo, marca, ano, placa, data de vencimento, quilometragem, última revisão e outros dados relevantes para um melhor controle. Assim, terá conhecimento pleno do tamanho de sua frota, capacidade e tempo de uso.

Opte por uma plataforma de gestão de frotas para controlar os custos mais facilmente. Um sistema do tipo consegue reunir todas as informações dos veículos, criando indicadores, relatórios e avisos para que você acompanhe tudo de forma integrada e otimizada. A tecnologia simplificará sua gestão!

Antes de tudo, é importante recordar que o Custo Total por Propriedade (TCO) representa todos os custos, diretos e indiretos, de um sistema — no nosso caso, da frota. Então, o TCO do seu empreendimento deve incluir os veículos e todas as atividades realizadas por eles. Assim, considere os seguintes gastos:

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  custos de planejamentos e criação de estratégias;
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  custos da compra dos veículos, peças e outros itens cruciais para o funcionamento da frota;
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  custos de revisão, supervisão, manutenção das peças realizadas periodicamente;
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  custos de serviços e produtos comprados para potencializar o desempenho da frota.

Além disso, existem alguns fatores que devem ser considerados nesse cálculo:

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  ciclo de vida útil dos veículos;
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  gastos decorrentes as operações que dependem dos veículos;
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  custos de manutenção e otimização da frota.