Ανάπτυξη Πολιτικής Κινητικότητας Εργαζομένων

Κάποιοι οργανισμοί παρέχουν ήδη σε οδηγούς μισθωμένων οχημάτων κάρτα για τα μέσα μαζικής μεταφοράς . Παρότι κάτι τέτοιο αποτελεί ένα βήμα προς τη σωστή κατεύθυνση, μια ολοκληρωμένη και καλά μελετημένη πολιτική κινητικότητας εκτείνεται πολύ πιο πέρα από αυτό. Ωστόσο, σε πολλές περιπτώσεις, οι οργανισμοί απλώς δεν ξέρουν από πού να ξεκινήσουν. Εξάλλου, η μετάβαση σε μια ολοκληρωμένη πολιτική κινητικότητας μπορεί να αποτελέσει μια περίπλοκη και χρονοβόρα διαδικασία· πόσο μάλλον η πρόκληση του να γίνει αποδεκτή από τους εργαζόμενους. Το παρόν άρθρο σας καθοδηγεί σε μια προσέγγιση βήμα-προς-βήμα με βάση τις τελευταίες πληροφορίες για τις τρέχουσες και μελλοντικές απαιτήσεις.

Στο παρελθόν τα πράγματα ήταν αρκετά απλά: οι εργαζόμενοι, ανάλογα με το ρόλου τους και τη θέση τους στον οργανισμό, είτε λάμβαναν εταιρικό αυτοκίνητο, αποζημίωση ταξιδιού, κάρτα για τα μέσα μαζικής μεταφοράς ή τίποτα απολύτως. Οι καιροί, όμως, αλλάζουν. Σήμερα, οι εταιρείες είναι ευαισθητοποιημένες όσον αφορά το περιβάλλον και προσπαθούν ενεργά να μειώσουν τις εκπομπές άνθρακα, συνδυάζοντας τη μετατροπή του στόλου τους σε ηλεκτρικό με την επιρροή στη συμπεριφορά των εργαζομένων τους (π.χ. ενθαρρύνοντας τη φιλική προς το περιβάλλον οδήγηση, την εργασία από το σπίτι και τα meeting εξ αποστάσεως). Μια πολιτική κινητικότητας (ή ένας «προϋπολογισμός κινητικότητας») δίνει στις εταιρείες τη δυνατότητα να προσφέρουν στους εργαζομένους τους έναν συνδυασμό επιλογών μεταφοράς που ταιριάζει στις ανάγκες τους.

Η μετάβαση από μια πολιτική οχημάτων σε μια πολιτική κινητικότητας προσφέρει πολλά οφέλη, τόσο στους εργοδότες όσο και στους εργαζόμενους. Οι λύσεις ευέλικτης μεταφοράς ενθαρρύνουν τη μεταβολή της συμπεριφοράς όσον αφορά τις μετακινήσεις και μια πιο συνειδητή προσέγγιση των μετακινήσεων από και προς την δουλειά και των επαγγελματικών ταξιδιών. Μια επιτυχημένη πολιτική κινητικότητας έχει επίσης κοινωνικά οφέλη, όπως μικρότερη κυκλοφοριακή συμφόρηση, λιγότερα ατυχήματα και λιγότερη κυκλοφοριακή ρύπανση. Γιατί, λοιπόν, είναι τόσο δύσκολο για τους οργανισμούς να κάνουν αυτή τη μετάβαση;

Σύμφωνα με τους οργανισμούς που συμμετείχαν στην εθνική έρευνα του 2019 για τις εταιρικές μισθώσεις στην Ολλανδία το 2019i:

• το 39% θέλει να κάνει την αρχή με μια πολιτική κινητικότητας
• το 47% των οργανισμών θεωρεί ότι ο αντίκτυπος στο περιβάλλον είναι σημαντικό πλεονέκτημα μιας πολιτικής κινητικότητας
• το 47% πιστεύει ότι οι ευέλικτες λύσεις μετακίνησης είναι σημαντική επαγγελματική παροχή
• το 48% θέλει να επιτύχει εξοικονόμηση κόστους μέσω της πολιτικής κινητικότητας
• το 36% επιθυμεί να επιτύχει μεγαλύτερη ομοιομορφία μεταξύ των εργαζομένων
• το 31% επιθυμεί να βελτιώσει την οδική ασφάλεια

Η μετάβαση σε μια πολιτική κινητικότητας η οποία θα είναι κατάλληλη για κάθε εργαζόμενο μπορεί να είναι μια περίπλοκη και χρονοβόρα διαδικασία που περιλαμβάνει ανάλυση της τρέχουσας κατάστασης, καθορισμό επιλογών και προϋπολογισμών κινητικότητας, παρακολούθηση των προϋπολογισμών και ούτω καθεξής. Κάτι τέτοιο απαιτεί πολλές γνώσεις αλλά και προσπάθεια εκ των έσω, από πλευράς διοίκησης. Επιπλέον, πολύ λίγες χώρες παρέχουν φορολογικά κίνητραii που προωθούν εναλλακτικά προγράμματα κινητικότητας. Οι εργοδότες προτιμούν να μην επιβαρύνονται με πρόσθετο κόστος και τυχόν πρωτοβουλίες ενθάρρυνσης των εργαζομένων να συμβάλλουν σε μερικές από αυτές τις δαπάνες ενδέχεται να προκαλέσουν αντιδράσεις. Μια προσέγγιση βήμα-προς-βήμα μπορεί να βοηθήσει στην υπέρβαση αυτών των εμποδίων.

Τα ακόλουθα πέντε βήματα θα αυξήσουν σημαντικά τις πιθανότητες επιτυχίας σας κατά τη μετάβαση σε μια πολιτική κινητικότητας:

Οι σαφείς στόχοι είναι σημαντικοί για τις σωστές επιλογές κινητικότητας. Ποιοι είναι οι κύριοι στόχοι της δικής σας πολιτικής κινητικότητας; Κινητοποιείστε από τα περιβαλλοντικά οφέλη ή την εξοικονόμηση κόστους; Συμφωνούν όλοι οι ενδιαφερόμενοι; Υπάρχει αρκετή εσωτερική εξειδίκευση; Πώς μπορείτε να εναρμονίσετε τους στόχους με την οργανωσιακή στρατηγική σας και τις ανάγκες κινητικότητας των εργαζομένων σας; Υπενθύμιση: βεβαιωθείτε ότι η πολιτική κινητικότητας δεν επηρεάζει αρνητικά τη βασική επιχειρηματική δραστηριότητά σας. Δεν έχει νόημα να μειώσετε τα επαγγελματικά ταξίδια για να εξοικονομήσετε κόστος εάν αυτό πρόκειται να περιορίσει και τις εμπορικές σας δραστηριότητες. Και να θυμάστε ότι οι ανάγκες κινητικότητας μπορεί να έχουν αλλάξει λόγω της οικονομικής αβεβαιότητας και της πιθανότητας επιβολής περαιτέρω περιορισμών κυκλοφορίας λόγω COVID-19.

Αναλύστε τις τρέχουσες ανάγκες κινητικότητας των εργαζομένων σας και ταξινομήστε τες σύμφωνα με τα τακτικά επαγγελματικά ταξίδια/περιστασιακά επαγγελματικά ταξίδια/μετακινήσεις/ιδιωτική χρήση. Οι γνώσεις αυτές θα σας βοηθήσουν να εκτιμήσετε το κόστος, τον χρόνο μετακινήσεων και τις εκπομπές CO2 ανά ομάδα, καθώς επίσης και να εντοπίσετε πού μπορείτε να επιτύχετε τα περισσότερα οφέλη.

Μόλις καταστούν σαφείς οι στόχοι και οι ομάδες-στόχοι, επιλέξτε λύσεις που ανταποκρίνονται καλύτερα στις ανάγκες: για παράδειγμα, μέσα μαζικής μεταφοράς για συναντήσεις στο κέντρο της πόλης, ηλεκτρικά ποδήλατα για μικρές αποστάσεις και pool cars (λύσεις συνεπιβατισμού) για περιστασιακά ταξίδια. Να αναμένετε πιθανή αντίσταση εκ μέρους των εργαζομένων, εξετάζοντας και μετριάζοντας τον αντίκτυπο στους ίδιους τους εργαζόμενους. Ορίστε στόχους βάσει των προηγούμενων βημάτων: ποια θα είναι η αναμενόμενη μείωση των χιλιομέτρων/εξοικονόμηση κόστους/μείωση CO2; Και πώς αυτό θα μετριέται και θα παρακολουθείται;

Βάσει των αναμενόμενων αναγκών κινητικότητας, ορίστε τον προϋπολογισμό κινητικότητας ανά εργαζόμενο/θέση/επίπεδο/ομάδα εργαζομένων. Μπορεί να δυσκολευτείτε να μετατρέψετε τις δαπάνες σε προϋπολογισμό, ειδικά την πρώτη φορά. Οι εξειδικευμένοι σύμβουλοι της LeasePlan μπορούν να βοηθήσουν, εάν είναι απαραίτητο.

Συνοψίστε και εξηγήστε τους στρατηγικούς στόχους και παρέχετε λεπτομέρειες για τις λύσεις κινητικότητας και τους προϋπολογισμούς ανά εργαζόμενο/θέση/επίπεδο/ομάδα εργαζομένων σε ένα έγγραφο πολιτικής κινητικότητας. Βεβαιωθείτε ότι υπάρχει εσωτερικά η απαραίτητη διοικητική υποστήριξη για τη νέα πολιτική. Αξιολογείτε τακτικά το έγγραφο της πολιτικής και προσαρμόστε το όποτε είναι απαραίτητο.

Η εφαρμογή των πέντε βημάτων που προαναφέρθηκαν θα σας βοηθήσει να εισάγετε με επιτυχία μια πολιτική κινητικότητας και να μεγιστοποιήσετε τα οφέλη για τον οργανισμό σας, τους εργαζόμενους αλλά και την κοινωνία. Ενώ οι περισσότερες κυβερνήσεις ακόμα παρέχουν ελάχιστη, αν όχι καθόλου, φορολογική υποστήριξη για τους προϋπολογισμούς κινητικότητας, οι πολιτικές κινητικότητας αποτελούν έναν καλό τρόπο για τη διαχείριση του κόστους κινητικότητας από τους οργανισμούς, υποστηρίζοντας, ταυτόχρονα, τους στόχους βιωσιμότητας και ενισχύοντας την ικανοποίηση των εργαζομένων. Το κλειδί της επιτυχίας βρίσκεται στην απόκτηση σαφούς εικόνας της τρέχουσας κατάστασης όσον αφορά το χρόνο και το κόστος επαγγελματικής χρήσης/μετακινήσεων/ιδιωτικής χρήσης, καθώς επίσης και τις εκπομπές CO2. Βάσει των πληροφοριών αυτών, είναι σημαντικό να εναρμονίσετε στη συνέχεια την πολιτική κινητικότητας με τους στρατηγικούς στόχους του οργανισμού σας. Επιπλέον, πρέπει να διασφαλίσετε ότι υπάρχουν οι απαραίτητες διαδικασίες διοικητικής υποστήριξης. Εάν ανταποκρίνεται στις ανάγκες κινητικότητας των εργαζομένων του σήμερα για ευελιξία, ελευθερία επιλογής και άνεση, μια σύγχρονη πολιτική κινητικότητας μπορεί να υποστηρίξει τη συνεχή αλλαγή προς ένα πιο βιώσιμο μέλλον για την κοινωνία στο σύνολό της.

Οι έμπειροι σύμβουλοι της LeasePlan εξειδικεύονται στις περίπλοκες δυναμικές της σημερινής -και αυριανής- αγοράς κινητικότητας. Μπορούν να προσφέρουν συμβουλές, εκπαίδευση και λύσεις στα μέτρα σας για να ανταποκριθούν στις δικές σας ανάγκες κινητικότητας. Ρωτήστε το πρόσωπο επικοινωνίας σας με την LeasePlan για περισσότερες πληροφορίες.

i Εθνική έρευνα «Nationaal zakenauto onderzoek», 2019. Εταιρικά μισθωμένα οχήματα στην Ολλανδία: δεδομένα– ανάλυση – τάσεις (https://vms-insight.nl/nationaal-zakenauto-onderzoek/) ii σε αυξανόμενο αριθμό χωρών, οι εναλλακτικές επιλογές κινητικότητας, όπως το ποδήλατο, η δημόσια συγκοινωνία κλπ., παρέχουν ορισμένα φορολογικά οφέλη στον εργοδότη και στον εργαζόμενο. Αυτά μπορούν να περιλαμβάνουν φορολογικές ελαφρύνσεις, άτοκα δάνεια του εργοδότη προς τον εργαζόμενο, κλπ. Για περισσότερες πληροφορίες, επικοινωνήστε με την τοπική φορολογική Αρχή.