Come gestire al meglio una flotta aziendale internazionale

Una gestione ottimale delle flotte aziendali è in grado di apportare innumerevoli vantaggi per le imprese, specialmente per quelle coinvolte in operazioni di fusione o di acquisizione. Spesso infatti, durante queste delicate fasi di riorganizzazione degli asset aziendali, la gestione del parco mezzi viene lasciata in secondo piano, di fatto continuando a mantenere un controllo delocalizzato nonostante la centralizzazione del core business.

Si tratta di un errore, sia in termini di sostenibilità ambientale che economica della flotta auto, che potrebbe invece essere gestita a livello centralizzato ed internazionale. La messa in opera di questo passaggio può essere piuttosto laboriosa e complicata, poiché presuppone un progetto analitico di armonizzazione e standardizzazione della nuova flotta, chiamando in causa diversi attori locali e centrali, tra cui un project manager e diverse realtà decentralizzate come i reparti regionali di Salute e Sicurezza, Risorse Umane, Ufficio Legale e del Management delle diverse aree.

Un programma centralizzato di gestione delle flotte aziendali internazionali è in grado di assicurare diversi vantaggi alle imprese, come dimostrato da diversi casi di successo nelle aziende che hanno seguito questo percorso dagli anni ’90 ad oggi. Le conseguenze positive di tale operazione possono essere riassunte in quattro punti principali:

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  riduzione dei costi
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  migliore controllo della spesa
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  standardizzazione dei processi gestionali
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  aumento dell’efficienza delle flotte aziendali

La maggior parte dei benefici diretti per le imprese sono da ricercare nelle operazioni di esternalizzazione, che prevedono la cessione di parte della gestione delle flotte aziendali a soggetti esterni. Questo processo, che deve essere graduale e basato su un solido business case, consente di sgravare risorse interne da tali attività di gestione e controllo del parco mezzi aziendale. Inoltre, permette di ridurre i costi della flotta, attraverso la sottoscrizione di contratti centralizzati di acquisto e noleggio di flotte auto.

Allo stesso tempo queste misure offrono la possibilità di armonizzare l’offerta di autoveicoli ai dipendenti e ai manager dell’impresa, applicando come obiettivo non più lo status quo, ma un solido piano di efficientamento della mobilità, della sicurezza e dei servizi complementari al mantenimento operativo delle flotte aziendali. Naturalmente questo processo è irrealizzabile senza un solido business case, uno studio dettagliato delle risorse e delle necessità di tutte le realtà aziendali locali.

Alla base delle misure di centralizzazione della gestione delle flotte aziendali è essenziale realizzare un business case accurato. Si tratta di uno studio approfondito, che deve prendere in considerazione tutte le caratteristiche del vecchio parco mezzi aziendale, le necessità locali legate allo svolgimento delle varie mansioni, le differenze culturali esistenti tra i rami d’azienda presenti nei Paesi in cui l’impresa è attiva, ma anche le esigenze rivolte allo sviluppo e alla gestione centralizzata della flotta.

Questo progetto può risultare estremamente complicato, difficoltà che cresce gradualmente in accordo con le dimensioni dell’azienda, il livello di centralizzazione richiesto e la quantità di Paesi e realtà locali coinvolte nel processo di internazionalizzazione. Secondo i dati statistici un business case efficace e dettagliato può richiedere da pochi mesi fino anche a due anni, ma ovviamente molto dipende dalle volontà dei settori aziendali e in particolare dei manager interessati da tali misure.

Uno dei requisiti chiave di tale processo è l’individuazione di un project manager, una persona di riferimento che assuma la responsabilità e il controllo del business case, sia per quanto riguarda le fasi di studio e analisi che le operazioni di realizzazione e messa a regime di tale trasformazione. Questa figura professionale deve possedere spiccate qualità comunicative ed empatiche, oltre a una profonda conoscenza del settore della gestione delle flotte aziendali e del noleggio dei veicoli.

Il project manager deve essere in grado di fare da tramite tra le varie esigenze locali, creando sinergie collaborative tra il personale operante nei diversi Paesi, tenendo conto di tutte le differenze culturali ma mantenendo sempre saldi gli obiettivi dettati dal business case. Gran parte del suo lavoro consiste nella comunicazione e nel monitoraggio degli sviluppi di tale processo di centralizzazione, che dovrà necessariamente portare benefici sia in termini di gestione della flotta aziendale, sia nell’approccio verso tali misure da parte dei dipendenti dell’impresa, minimizzando la possibilità di un fallimento del progetto.

La creazione di un business case accurato e ben pianificato è un processo suddiviso in più fasi, ognuna delle quali contribuisce al raggiungimento degli obiettivi finali. Innanzitutto, è fondamentale partire da una baseline, ovvero una base di dati di partenza che permetta di capire la situazione attuale della flotta aziendale. Questo primo passo richiede molto tempo, oltre al coinvolgimento di personale interno all’azienda. Il personale locale può infatti accedere facilmente ai dati sulla flotta di quel Paese specifico, perché direttamente coinvolto nei processi di gestione del parco mezzi, oppure facilitato nella raccolta delle informazioni necessarie alla creazione della baseline. Bisogna tenere presente che la raccolta dei dati non prevede soltanto la mera reperibilità di numeri, ma anche di rapporti completi sull’utilizzo dei mezzi, sulle abitudini e sulle necessità dei dipendenti interessati, sulle società con cui sono attivi i contratti di noleggio a lungo termine dei veicoli aziendali, compresi quelli relativi alle caratteristiche del mercato locale di riferimento.

La creazione di una baseline permetterà ai manager di alto livello di iniziare a farsi un’idea chiara e precisa sulla reale situazione di partenza della flotta aziendale, in relazione alle necessità e alle possibilità presenti nei vari Paesi in cui l’impresa è operativa.

Il business case deve proseguire con la ricerca di alcuni interlocutori, possibili fornitori che possano cominciare a elaborare una stima preventiva. Durante questa fase vengono solitamente realizzate delle gare d’appalto, per ragionare sui vantaggi e sugli svantaggi offerti da ogni piano di centralizzazione della flotta aziendale.

Trovare il giusto partner commerciale è un’operazione spesso lunga e faticosa, poiché non basta individuare un’azienda in grado di offrire una riduzione diretta dei costi gestionali, ma è essenziale che la società interlocutrice sia perfettamente in linea con le strategie aziendali legate alla gestione della flotta. In pratica, è necessario instaurare una partnership solida e duratura, che possa garantire un servizio di altissima qualità al miglior prezzo possibile. Inoltre, è importante sincronizzare queste fasi con la definizione di una nuova politica internazionale, relativa alla gestione del parco mezzi aziendale.

Una volta in possesso di un business case completo e dettagliato è possibile procedere con la valutazione finale, per l’accettazione del programma e l’avvio del processo di trasformazione della flotta aziendale. Un aspetto rilevante è il coinvolgimento continuo dei dipendenti e dei collaboratori, tramite operazioni comunicative volte ad aumentare la partecipazione collaborativa alle nuove politiche gestionali.

L’internazionalizzazione delle flotte aziendali, con la relativa centralizzazione della gestione del parco mezzi, è un processo continuo e costante, che deve essere monitorato e tenuto sotto stretto controllo, altrimenti si possono rischiare rallentamenti o ancor peggio fallimenti delle strategie pianificate.

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