Teletrabalho: 4 dicas para melhorar as suas reuniões
Anda a fazer reuniões consecutivas via plataforma – Zoom, Teams, Skype, etc? Então estas dicas são para si! Fazer desenhos no bloco de notas, olhar fixamente para o telemóvel e a escassa participação são sinais de que a reunião já não consegue a captar a sua atenção.
Reuniões mais produtivas e participadas é o objectivo de qualquer profissional, que por estes dias tem de passar mais tempo em casa em teletrabalho. Siga estas orientações:
1. Defina bem os objetivos
Antes de agendar a reunião certifique-se do que pretende com a mesma: ideias para solucionar um problema? comunicação de nova estratégia ou alterações de gestão? apresentação de projeto? etc. Invista algum tempo na especificação do que pretende.
2. Convoque as pessoas realmente necessárias
Convide quem é mesmo necessário: pessoas afetadas por uma eventual alteração; pessoas responsáveis por determinado input, etc. Muitas vezes não é necessária a participação de todo o departamento ou mesmo de uma equipa, bastando informar os não convocados por email. Para as pessoas que não estão diretamente envolvidas ou cujo contributo não é necessário, será apenas uma perda de tempo.
3. Reduza o tempo previsto para metade
Quinze minutos em vez de 30, 30 em vez de uma hora. Evitará perder tempo com coisas desnecessárias. Comece e acabe à hora definida – se necessário, defina o tempo atribuído a cada ponto da ordem de trabalhos. Marcar a reunião para uma hora pouco comum pode também ajudar. Por exemplo, cinco ou dez minutos depois da hora certa (15h010/20, por exemplo), reduzindo os atrasos das pessoas que tendem por norma a chegam atrasadas.
4. Menos tecnologia
Telemóveis e tablets são uma fonte de distração. Mesmo o recurso extensivo ao powerpoint pode ter um efeito contraproducente - a não ser que o mesmo seja usado como informação adicional – passar slide atrás de slide com tudo aquilo que está a ser dito dispersa a atenção.
