Guia para elaborar uma boa política de frotas

Um bom jogo tem regras claras. No setor de frotas, este conjunto de normas recebe o nome de “Política de Frotas”. Elaborada com o objetivo esclarecer o que são os direitos e deveres de todos os envolvidos com a frota, uma boa política também é capaz de reduzir os riscos da empresa - seja em relação ao patrimônio material ou até humano. Essas regras técnicas e jurídicas elevam o nível da frota, já que a gestão passa a ser organizada e estratégica.

Para formular uma boa política de frotas, primeiro é preciso detectar quais pontos da operação podem apresentar riscos. Depois, é importante avaliar em quais situações a regulamentação pode reduzir ou ainda otimizar custos. Por fim, é necessário firmar um acordo por escrito entre as partes envolvidas. Este acordo não pode ser escrito de forma complexa, para não levantar dúvidas ou dar espaço para várias interpretações. A escrita deve ser simples e objetiva!

O que é obrigatório em uma política de frotas?

Quando o assunto é frotas, alguns pontos não podem ser deixados de lado. Confira 4 normas que não podem faltar na sua política de frotas!

O condutor é responsável pelo veículo da sua empresa, sendo peça-chave para o bom funcionamento da frota. Por isso, na política de frotas é fundamental que seja esclarecido todos os direitos e deveres do condutor. É importante formalizar quais são as normas de conduta e de segurança dentro do veículo; passar instruções caso o veículo seja furtado ou roubado; ou ainda estabelecer qual o tempo destinado para os intervalos e repouso. Neste momento, prefira pecar pelo excesso de detalhes do que pela falta deles. Situações que parecem óbvias, podem gerar problemas pela falta de formalização e de comunicação.

Uma frota precisa, primeiramente, que seus veículos estejam em bom estado. Sendo assim, informe na política de frotas sobre o tempo de revisão e de manutenção dos veículos. Acrescente informações como a calibragem ideal para os pneus do veículo ou ainda o intervalo entre uma troca de óleo e outra. Dados como estes contribuem com uma gestão mais organizada e para redução de custos com manutenções corretivas.

Como já foi dito, uma política de frotas deve conter os mínimos detalhes do funcionamento da frota. Sendo assim, o documento precisa informar sobre como é a operação, como por exemplo, quais são as regras de abastecimento, possíveis softwares utilizados e os horários de rodagem. É muito importante também explicar sobre as regras da empresa de terceirização da frota e informar quais são seus canais de atendimento. Esclareça quando é feita a troca da frota e como será feita a desmobilização dos veículos - ou se a empresa oferta o carro como benefício e quais as condições para isto, por exemplo.

A política de frotas não é feita apenas para correção de comportamentos inseguros ou inadequados. Ela também pode ser a base para implantar uma cultura de segurança dentro da empresa. Criar uma cartilha instruindo os condutores o que deve ser feito em caso de acidentes ou sinistros é uma ótima forma de tornar a segurança um valor da frota. Outra questão importante que deve ser lembrada é a obrigatoriedade do cumprimento das leis de trânsito.

Elaborar uma política de frotas não é uma tarefa fácil, mas é fundamental para o bom funcionamento da frota. Por isso, a LeasePlan conta com um time de especialistas para te ajudar nesta missão. Converse com um de nossos consultores e eleve o nível da gestão de sua frota!