Uiteindelijke Belanghebbende (UBO) doorgeven

Waarom is het zo belangrijk? De laatste jaren wordt er steeds meer nadruk gelegd op het belang van CDD. De vraag die centraal staat is: Hoe integer zijn instellingen eigenlijk? Tijdens de economische crisis heeft het vertrouwen in financiële instellingen namelijk een flinke deuk opgelopen. In steeds meer sectoren groeit het besef dat een integere bedrijfsvoering onmisbaar is om het vertrouwen te winnen van consumenten, bedrijven en overheden. Daarnaast heeft LeasePlan een bankvergunning. LeasePlan moet zich dus houden aan bepaalde regels.

Wat is het wettelijk kader? Om de integriteit van de financiële sector te bevorderen, zijn er internationale regels waar LeasePlan zich aan moet houden. De regels staan in de wet en De Nederlandsche Bank (DNB) houdt toezicht. Eerst waren deze regels met name voor banken, maar inmiddels gelden ze breder. LeasePlan is wettelijk verplicht een ‘counterparty onderzoek’ uit te voeren.

In Nederland staan de CCD-verplichtingen in:

• •
  de Wet op het financieel toezicht (Wft)
• •
  de Sanctiewet 1997 en
• •
  de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft)

Wie of wat zijn UBO's? UBO staat voor ‘Ultimate Beneficial Owner(s)’. UBO’s zijn de mensen die de uiteindelijke eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over jouw organisatie. Dit zijn bijvoorbeeld personen met meer dan 25% van de aandelen of personen die meer dan 25% economisch belang hebben. Een UBO is altijd een natuurlijk persoon. Dus nooit een bedrijf. Het kan ook dat er géén UBO is. In dat geval verstrek je de pseudo-UBO's.

Hoe merken onze relaties dat wij een UBO-check doen? Bij voorkeur merken onze relaties niets van de UBO-check. Wij maken gebruik van openbare bronnen om de juiste gegevens te achterhalen van de UBO’s en directeuren. Helaas staan niet alle relaties in openbare bronnen en dan is er geen andere optie dan jou als relatie te benaderen om aan onze plicht te voldoen. Dit doen we met een brief en een UBO-formulier. Deze mailen we. Jouw organisatie vult daarin in of er een belanghebbende is en vervolgens wie dat is (of zijn) in de organisatie. Wanneer er sprake is van een UBO, moet LeasePlan nader onderzoek doen in het UBO-register. LeasePlan registreert de informatie en controleert of één van deze personen voorkomt op internationale sanctielijsten.

Wat gebeurt er als een UBO of directeur op een sanctielijst staat of in verband staat met witwassen of financiering terrorisme? Dan is het LeasePlan verboden met die persoon zaken te doen.

Hoe bepaal je het percentage van vrij verhandelbare aandelen van een beursgenoteerde onderneming? Je kunt dit controleren op de site markets.ft.com. Je kunt ook googelen op de bedrijfsnaam en de woorden ‘free float’ om rechtstreeks naar de markets.ft.com website te gaan. De free float (vrij verhandelbare aandelen) van een bedrijf is het deel van aandelen dat openbaar kan worden verhandeld.

Laten we het voorbeeld nemen van het bedrijf hieronder op de beurs. Je zult zien dat het aantal ‘shares outstanding’ 8,09 miljard is en het aantal ‘free float’ 8,05 miljard is. Het bedrijf heeft dus voor meer dan 99,5% (>75%) vrij verhandelbare aandelen (free float / shares outstanding).

Wat is het UBO-register en wanneer geldt de ‘terugmeldplicht’? Sinds 27 september 2020 moeten veel organisaties UBO’s doorgeven aan de Kamer van Koophandel als gevolg van nieuwe wetgeving. Bij ons ‘counterparty onderzoek’ is LeasePlan verplicht: 1)Het UBO-register te raadplegen bij het aangaan van een nieuwe zakelijke relatie. 2)Vast te stellen of de UBO’s van de counterparty daarin zijn opgenomen. 3)Als dat zo is een uittreksel van de inschrijving in het UBO-register op te slaan.

Als er verschil zit tussen de geregistreerde informatie in het UBO-register en de UBO-informatie die wij zelf hebben, dan zijn wij verplicht om dat te melden bij de Kamer van Koophandel en aan jou. Als er nog geen UBO-informatie is geregistreerd geldt onze terugmeldplicht niet.

Geen Nederlandse bankrekening voor ondertekening UBO-formulier? Geen probleem. Het is ook mogelijk om het UBO-formulier te printen en zelf te ondertekenen. Vergeet hierbij niet om een kopie legitimatiebewijs van de ondertekenaar(s) aan te leveren. De documenten kunnen gemaild worden naar ubocommercie@leaseplan.nl

Bij wie kan ik terecht voor vragen? Bij je accountmanager kun je terecht voor informatie.

Why is it important? Over the past few years, the importance of CDD has been increasingly emphasised. The key issue here is: How honest are organisations really? During the economic crisis, the trust in financial institutions was damaged considerably. In an increasingly number of industries awareness is growing that an honest business practice is indispensable to win the trust of customers, companies and authorities. In addition, LeasePlan has a banking licence.Therefore, LeasePlan must abide by certain rules.

What is the legal framework? In order to advance the integrity of the financial sector, there are international rules with which LeasePlan must comply. The rules are incorporated in legislation and De Nederlandsche Bank (DNB - the Dutch central bank) exercises supervision. First, these rules applied mostly to banks, but now they apply to a wider range of institutions. LeasePlan is legally obligated to conduct a ‘counterparty check’.

In the Netherlands, the CDD obligations have been incorporated in: • the Financial Supervision Act (Wft - Wet op het financieel toezicht). • the Sanctions Act 1997. • the Money Laundering and Terrorist Financing (Prevention) Act (Wwft - Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme).

Who or what are UBOs? UBO is the abbreviation of ‘Ultimate Beneficial Owner(s)’. A UBO is a stakeholder of an organisation and, therefore, the owner, a shareholder or someone with a large amount of control in the organisation. A UBO is always a natural person, never a company. There is also the possibility that there is no UBO. If there is no UBO, then you should provide the pseudo-UBO.

How do our contacts become aware that we are conducting a UBO check? Ideally, our contacts are not aware of the UBO check. We use public sources to ascertain the correct information of the UBOs and directors. Unfortunately, not all relationships can be found in public sources and then we have no other option than to contact you to comply with our obligation. We do this by letter and a UBO registration form. We send these by e-mail. Your company fills in if there is a UBO and, subsequently, who that is (or they are) in the organisation. LeasePlan registers the information and checks whether one of these persons appears on international sanctions lists.

What happens if a UBO or director is on a sanctions list or has been connected to money laundering or financing terrorism? Then, LeasePlan is prohibited from conducting business with that person.

How do you determine the percentage of freely tradable shares of a publicly traded company? You can check this at the site markets.ft.com. You can also google the company name and the words "free float" to go directly to the markets.ft.com website. A company's free float is the portion of shares that can be publicly traded.

Let's take the example of the company below on the stock exchange. You will see that the number of "shares outstanding" is 8.09 billion and the number of "free float" is 8.05 billion. So the company has more than 99.5% (>75%) free float / shares outstanding.

What is the UBO register and when does the 'duty to report back' apply? Since Sept. 27, 2020, many organizations must report UBOs to the Chamber of Commerce due to new legislation. In our 'counterparty research', LeasePlan is required to: 1)To consult the UBO register when entering into a new business relation. 2)To determine whether the UBOs of the counterparty are listed in that register. 3)If so, to store an extract of the entry in the UBO register.

When there is a difference between the registered information in the UBO register and the UBO information we have ourselves, we are obliged to report this to the Chamber of Commerce and to you. If no UBO information has yet been registered, our obligation to report back does not apply.

No Dutch bank account available to sign the UBO form? No problem. It’s also possible to print the UBO form and sign it yourself. Please do not forget to provide a copy of the identity card of the signatory(ies). Please send the documents to ubocommercie@leaseplan.nl

Who can I contact if I have any questions? Your account manager will provide you with further information.