Uiteindelijke Belanghebbende (UBO) doorgeven

Scroll down for English

U krijgt het verzoek van ons om de Uiteindelijke Belanghebbende (UBO) van uw organisatie door te geven. Dat verzoek krijgt u omdat wij verplicht zijn dit kenbaar te maken aan instanties die ons wettelijk controleren. Wij vragen wie de UBO van uw organisatie is omdat wij van die instanties moeten voldoen aan het 'ken-uw-klant-beginsel' oftewel het CDD (Counterparty Due Diligence). CDD is een onmisbaar onderdeel van een goede bedrijfsvoering. Wij moeten dit weten van niet alleen onze klanten, maar ook van de leveranciers, partners of alle anderen waar LeasePlan geld van krijgt of geld aan betaalt.

Waarom is het zo belangrijk?
De laatste jaren wordt er steeds meer nadruk gelegd op het belang van CDD. De vraag die centraal staat is: Hoe integer zijn instellingen eigenlijk? Tijdens de economische crisis heeft het vertrouwen in financiële instellingen namelijk een flinke deuk opgelopen. In steeds meer sectoren groeit het besef dat een integere bedrijfsvoering onmisbaar is om het vertrouwen te winnen van consumenten, bedrijven en overheden. Daarnaast heeft LeasePlan een bankvergunning. LeasePlan moet zich dus houden aan bepaalde regels.

Wat is het wettelijk kader?
Om de integriteit van de financiële sector te bevorderen, zijn er internationale regels waar LeasePlan zich aan moet houden. De regels staan in de wet en De Nederlandsche Bank (DNB) houdt toezicht. Eerst waren deze regels met name voor banken, maar inmiddels gelden ze breder. LeasePlan is wettelijk verplicht een ‘counterparty onderzoek’ uit te voeren.

In Nederland staan de CDD-verplichtingen in:

  • de Wet op het financieel toezicht (Wft);
  • de Sanctiewet 1997 en;
  • de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft).

Wie of wat zijn UBO’s?
UBO staat voor ‘Ultimate Beneficial Owner(s)’. Een UBO is een belanghebbende van een organisatie, dus de eigenaar of een aandeelhouder of iemand met veel zeggenschap in de organisatie. Een UBO is altijd een natuurlijk persoon. Dus nooit een bedrijf. Het kan ook dat er géén UBO is. In dat geval verstrekt u de pseudo-UBO.

Hoe merken onze relaties dat wij een UBO-check doen?
Bij voorkeur merken onze relaties niets van de UBO-check. Wij maken gebruik van openbare bronnen om de juiste gegevens te achterhalen van de UBO’s en directeuren. Helaas staan niet alle relaties in openbare bronnen en dan is er geen andere optie dan u als relatie te benaderen om aan onze plicht te voldoen. Dit doen we met een brief en een UBO-formulier. Deze mailen we. Uw onderneming vult daarin in of er een belanghebbende is en vervolgens wie dat is (of zijn) in de organisatie. LeasePlan registreert de informatie en controleert of één van deze personen voorkomt op internationale sanctielijsten.

Wat gebeurt er als een UBO of directeur op een sanctielijst staat of in verband staat met witwassen of financiering terrorisme?
Dan is het LeasePlan verboden met die persoon zaken te doen.

Bij wie kan ik terecht voor vragen?
Bij uw accountmanager kunt u terecht voor informatie.

A. Is er een UBO?

1. Is uw onderneming een rechtspersoon [A]? Dan is de uiteindelijke belanghebbende:

  • De natuurlijke persoon die een direct of indirect belang heeft van 25% of meer in het kapitaal van een rechtspersoon
  • De natuurlijke persoon die direct of indirect 25% of meer van de stemrechten in de algemene vergadering van een rechtspersoon kan uitoefenen
  • De begunstigde van 25% of meer van het vermogen van een rechtspersoon
  • Degene die bijzondere zeggenschap heeft over 25% of meer van de middelen van een rechtspersoon. Hiermee wordt bedoeld dat de persoon een bijzonder zeggenschapsrecht heeft dat is vastgelegd in bijvoorbeeld de statuten
  • De natuurlijke persoon die de feitelijke zeggenschap [B] heeft over een rechtspersoon

2. Is uw onderneming een personenvennootschap? Zoals een VOF, CV of maatschap? Dan is de uiteindelijke belanghebbende:

  • De natuurlijke persoon die bij ontbinding recht heeft op een aandeel van 25% of meer in de gemeenschap
  • De natuurlijke persoon die recht heeft op een aandeel van 25% of meer in de winst
  • De natuurlijke persoon die 25% of meer van de stemrechten kan uitoefenen als bij besluitvorming een meerderheid van stemmen is vereist
  • De natuurlijke persoon die de feitelijke zeggenschap [B] heeft over een personenvennootschap

3. Is er sprake van een trust? Dan is de uiteindelijke belanghebbende:

  • De oprichter(s)
  • De trustee(s)
  • Voor zover van toepassing, de protector(s)
  • De begunstigden
  • Elke andere persoon die door eigendom of andere middelen uiteindelijke zeggenschap over een trust uitoefent

B. Geen UBO? Dan vult u de pseudo-UBO in.

Het kan zijn dat er geen UBO is in de organisatie. Ook dat moet LeasePlan weten. Is er geen UBO, dan dient een persoon die deel uitmaakt van het hoger leiddinggevend personeel als pseudo-UBO te worden aangewezen. Dit zijn bijvoorbeeld personen die het dagelijks beleid bepalen. Hierbij kan gedacht worden aan een statutair bestuurder of een persoon uit de managementlaag daaronder of partners in partnerships of trusts.

[A] = Een rechtspersoon is een BV, NV, vereniging, coöperatie, onderlinge waarborgmaatschappij of een stichting.

[B] = Van feitelijk zeggenschap over een onderneming of personenvennootschap is sprake als een natuurlijke persoon: (i) een meerderheid van een toezichthoudend, leidinggevend of bestuurlijk orgaan kan benoemen of ontslaan, (ii) de zeggenschap heeft over de meerderheid van de stemrechten, (iii) op andere wijze een overheersende invloed heeft op een onderneming of personenvennootschap of (iv) het recht heeft om (een deel van) de activa van een onderneming of een personenvennootschap te gebruiken.

Submitting the Ultimate Beneficial Owner (UBO)

Scroll up for Dutch

You have been requested to inform us of the Ultimate Beneficial Owner (UBO) of your organisation. We have made this request because we are required to notify the authorities that lawfully supervise us. We ask who the UBO of your organisation is because those authorities enforce us to comply with the “know your client” principle, which is also known as CDD (Counterparty Due Diligence). CDD has become a vital part of good business practice. We have to know this, not just of our clients, but also of the suppliers, partners and all others from whom LeasePlan receives money or pays money to.

Why is it important?
Over the past few years, the importance of CDD has been increasingly emphasised. The key issue here is: How honest are organisations really? During the economic crisis, the trust in financial institutions was damaged considerably. In an increasingly number of industries awareness is growing that an honest business practice is indispensable to win the trust of customers, companies and authorities. In addition, LeasePlan has a banking licence. Therefore, LeasePlan must abide by certain rules.

What is the legal framework?
In order to advance the integrity of the financial sector, there are international rules with which LeasePlan must comply. The rules are incorporated in legislation and De Nederlandsche Bank (DNB - the Dutch central bank) exercises supervision. First, these rules applied mostly to banks, but now they apply to a wider range of institutions. LeasePlan is legally obligated to conduct a ‘counterparty check’.

In the Netherlands, the CDD obligations have been incorporated in:

  • the Financial Supervision Act (Wft - Wet op het financieel toezicht);
  • the Sanctions Act 1997 and;
  • the Money Laundering and Terrorist Financing (Prevention) Act (Wwft - Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme).

Who or what are UBOs?
UBO is the abbreviation of ‘Ultimate Beneficial Owner(s)’. A UBO is a stakeholder of an organisation and, therefore, the owner, a shareholder or someone with a large amount of control in the organisation. A UBO is always a natural person, never a company. There is also the possibility that there is no UBO. If there is no UBO, then you should provide the pseudo-UBO.

How do our contacts become aware that we are conducting a UBO check?
Ideally, our contacts are not aware of the UBO check. We use public sources to ascertain the correct information of the UBOs and directors. Unfortunately, not all relationships can be found in public sources and then we have no other option than to contact you to comply with our obligation. We do this by letter and a UBO registration form. We send these by e-mail. Your company fills in if there is a UBO and, subsequently, who that is (or they are) in the organisation. LeasePlan registers the information and checks whether one of these persons appears on international sanctions lists.

What happens if a UBO or director is on a sanctions list or has been connected to money laundering or financing terrorism?
Then, LeasePlan is prohibited from conducting business with that person.

Who can I contact if I have any questions?
Your account manager will provide you with further information

A. Is there an UBO?

1. Is your company a legal entity [A]? Then the ultimate beneficial owner is:

  • the natural person who, directly or indirectly, has an interest of 25% or more in the assets of the entity;
  • the natural person who, directly or indirectly, has the ability to exercise more than 25% of the voting rights in the general meeting of the entity;
  • the beneficiary of 25% or more of the assets of the entity;
  • the person who exercises 25% or more special control of the assets of the entity. E.g. the person who exercises special control as laid down in the articles of association;
  • the natural person who exercises factual control [B]

2. Is your company a partnership? Such as a VOF, CV or a maatschap? Then the ultimate beneficial owner is:

  • the natural person who, in case of dissolution, is entitled to 25% or more of the dissolved community;
  • the natural person who is entitled to 25% or more of the profits;
  • the natural person who has the ability to exercise 25% or more of the voting rights, if the majority of votes are required;
  • the natural person who exercises factual control [B]

3. Is there a trust? Then the ultimate beneficial owner is:

  • the founder(s);
  • the trustee(s);
  • if applicable, the protector(s);
  • the beneficiaries;
  • every other natural person who exercises control by ownership or by any other way over a trust.

B. No UBO? Please fill in the pseudo-UBO.

If there is no UBO in your organisation, then the natural persons who hold the position of senior managing official and/or partners in partnerships or trusts are regarded as pseudo-UBO.

[A] = A legal entity is a BV, NV, vereniging, stichting, coöperatie, onderlinge waarborgmaatschappij. [B] = Factual control is when a natural person can solely decide to: (i) appoint or dismiss the majority of the supervisory, executive or administrative body within a company, (ii) exercises control over the majority of the voting rights, (iii) or by any other means exercises a dominant influence over the company or partnership or (iv) has the right to use (a part of) the assets of a company or partnership.