Uiteindelijke Belanghebbende (UBO) doorgeven

Scroll down for English

Je krijgt het verzoek van ons om de Uiteindelijke Belanghebbende (UBO) van jouw organisatie door te geven. Dat verzoek krijg je, omdat wij verplicht zijn dit kenbaar te maken aan instanties die ons wettelijk controleren. Wij vragen wie de UBO of pseudo-UBO van jouw organisatie is omdat wij van die instanties moeten voldoen aan het 'ken-je-klant-beginsel' oftewel het CDD (Counterparty Due Diligence). CDD is een onmisbaar onderdeel van een goede bedrijfsvoering. Wij moeten dit weten van niet alleen onze klanten, maar ook van de leveranciers, partners of alle anderen waar LeasePlan geld van krijgt of geld aan betaalt.

Waarom is het zo belangrijk? De laatste jaren wordt er steeds meer nadruk gelegd op het belang van CDD. De vraag die centraal staat is: Hoe integer zijn instellingen eigenlijk? Tijdens de economische crisis heeft het vertrouwen in financiële instellingen namelijk een flinke deuk opgelopen. In steeds meer sectoren groeit het besef dat een integere bedrijfsvoering onmisbaar is om het vertrouwen te winnen van consumenten, bedrijven en overheden. Daarnaast heeft LeasePlan een bankvergunning. LeasePlan moet zich dus houden aan bepaalde regels.

Wat is het wettelijk kader? Om de integriteit van de financiële sector te bevorderen, zijn er internationale regels waar LeasePlan zich aan moet houden. De regels staan in de wet en De Nederlandsche Bank (DNB) houdt toezicht. Eerst waren deze regels met name voor banken, maar inmiddels gelden ze breder. LeasePlan is wettelijk verplicht een ‘counterparty onderzoek’ uit te voeren.

In Nederland staan de CCD-verplichtingen in:

  • de Wet op het financieel toezicht (Wft)
  • de Sanctiewet 1997 en
  • de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft)

Wie of wat zijn UBO's? UBO staat voor ‘Ultimate Beneficial Owner(s)’. UBO’s zijn de mensen die de uiteindelijke eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over jouw organisatie. Dit zijn bijvoorbeeld personen met meer dan 25% van de aandelen of personen die meer dan 25% economisch belang hebben. Een UBO is altijd een natuurlijk persoon. Dus nooit een bedrijf. Het kan ook dat er géén UBO is. In dat geval verstrek je de pseudo-UBO's.

Hoe merken onze relaties dat wij een UBO-check doen? Bij voorkeur merken onze relaties niets van de UBO-check. Wij maken gebruik van openbare bronnen om de juiste gegevens te achterhalen van de UBO’s en directeuren. Helaas staan niet alle relaties in openbare bronnen en dan is er geen andere optie dan jou als relatie te benaderen om aan onze plicht te voldoen. Dit doen we met een brief en een UBO-formulier. Deze mailen we. Jouw organisatie vult daarin in of er een belanghebbende is en vervolgens wie dat is (of zijn) in de organisatie. Wanneer er sprake is van een UBO, moet LeasePlan nader onderzoek doen in het UBO-register. LeasePlan registreert de informatie en controleert of één van deze personen voorkomt op internationale sanctielijsten.

Wat gebeurt er als een UBO of directeur op een sanctielijst staat of in verband staat met witwassen of financiering terrorisme? Dan is het LeasePlan verboden met die persoon zaken te doen.

Hoe bepaal je het percentage van vrij verhandelbare aandelen van een beursgenoteerde onderneming? Je kunt dit controleren op de site markets.ft.com. Je kunt ook googelen op de bedrijfsnaam en de woorden ‘free float’ om rechtstreeks naar de markets.ft.com website te gaan. De free float (vrij verhandelbare aandelen) van een bedrijf is het deel van aandelen dat openbaar kan worden verhandeld.

Laten we het voorbeeld nemen van het bedrijf hieronder op de beurs. Je zult zien dat het aantal ‘shares outstanding’ 8,09 miljard is en het aantal ‘free float’ 8,05 miljard is. Het bedrijf heeft dus voor meer dan 99,5% (>75%) vrij verhandelbare aandelen (free float / shares outstanding).

Key statistics

Wat is het UBO-register en wanneer geldt de ‘terugmeldplicht’? Sinds 27 september 2020 moeten veel organisaties UBO’s doorgeven aan de Kamer van Koophandel als gevolg van nieuwe wetgeving. Bij ons ‘counterparty onderzoek’ is LeasePlan verplicht: 1)Het UBO-register te raadplegen bij het aangaan van een nieuwe zakelijke relatie. 2)Vast te stellen of de UBO’s van de counterparty daarin zijn opgenomen. 3)Als dat zo is een uittreksel van de inschrijving in het UBO-register op te slaan.

Als er verschil zit tussen de geregistreerde informatie in het UBO-register en de UBO-informatie die wij zelf hebben, dan zijn wij verplicht om dat te melden bij de Kamer van Koophandel en aan jou. Als er nog geen UBO-informatie is geregistreerd geldt onze terugmeldplicht niet.

Bij wie kan ik terecht voor vragen? Bij je accountmanager kun je terecht voor informatie.

Is er een UBO?

1. Is jouw organisatie een bv, nv, SE (Europese nv) of SCE (Europese coöperatieve vennootschap)? Dan bepaal je wie de UBO is of UBO’s zijn op basis van deze belangen: •Aandeelhouderschap: Zijn er personen met meer dan 25% aandelen in de organisatie? Dan kun je deze personen aanmerken als UBO •Stemrecht: Zijn er personen met meer dan 25% van het stemrecht in de organisatie? Dan kun je deze personen aanmerken als UBO •Economisch belang: Zijn er personen met meer dan 25% van het economisch belang in de organisatie? Dan kun je deze personen aanmerken als UBO •Feitelijke zeggenschap: Zijn er houders van feitelijke zeggenschap op basis van andere middelen? Dan kun je deze personen aanmerken als UBO Klik hier voor voorbeelden van de website van de Kamper van Koophandel.

2. Is jouw organisatie een cv, vof, maatschap, rederij of EESV (Europese economische samenwerkingsverbanden die volgens hun statuten hun zetel binnen Nederland hebben)?Dan bepaal je wie de UBO is of UBO's zijn op basis van deze belangen: •Gerechtigde tot het vermogen: Zijn er personen die voor meer dan 25% gerechtigde tot het vermogen zijn? Dan kun je deze personen aanmerken als UBO's •Stemrecht: Zijn er personen die voor meer dan 25% stemgerechtigde zijn? Dan kun je deze personen aanmerken als UBO's. •Feitelijke zeggenschap: Zijn er houders van feitelijke zeggenschap op basis van andere middelen? Dan kun je deze personen aanmerken als UBO's. Klik hier voor voorbeelden van de website van de Kamper van Koophandel. 

3. Is jouw organisatie een stichting? Dan bepaal je wie de UBO is of UBO’s zijn op basis van deze belangen: •Begunstigde van het vermogen: Zijn er personen aan wie je stichting meer dan 25% van het vermogen uitkeert? Dan kun je deze personen aanmerken als UBO's. •Stemrecht: Zijn er personen die voor meer dan 25% stemrecht hebben bij een besluit tot statutenwijziging? Dan kun je deze personen aanmerken als UBO's. •Feitelijke zeggenschap: Zijn er houders van feitelijke zeggenschap op basis van andere middelen? Dan kun je deze personen aanmerken als UBO's. Klik hier voor voorbeelden van de website van de Kamper van Koophandel.

4. Is jouw organisatie een vereniging, coöperatie of onderlinge waarborgmaatschappij? Dan bepaal je wie de UBO is of UBO's zijn op basis van deze belangen: •Gerechtigde tot het vermogen: Zijn er personen die voor meer dan 25% gerechtigde tot het vermogen zijn? Dan kun je deze personen aanmerken als UBO's •Stemrecht: Zijn er personen die voor meer dan 25% stemgerechtigde zijn? Dan kun je deze personen aanmerken als UBO's •Feitelijke zeggenschap: Zijn er houders van feitelijke zeggenschap op basis van andere middelen? Dan kun je deze mensen aanmerken als UBO's Klik hier voor voorbeelden van de website van de Kamper van Koophandel.

5. Is jouw organisatie een kerkgenootschap? Dan bepaal je wie de UBO is of UBO's zijn op basis van het volgende belang: In het geval van een kerkgenootschap zijn de UBO’s de natuurlijke personen die bij ontbinding van het kerkgenootschap als rechtsopvolger in het statuut van het kerkgenootschap zijn benoemd.

6. Is er sprake van een trust of een soortgelijke juridische constructie? Dan is de uiteindelijke belanghebbende: •De oprichter(s) •De trustee(s) •Voor zover van toepassing, de protector(s) •De begunstigden •Elke andere persoon die door eigendom of andere middelen uiteindelijke zeggenschap over een trust uitoefent

Geen UBO? Dan vul je de pseudo-UBO in.

Het kan zijn dat er geen UBO is in de organisatie. Ook dat moet LeasePlan weten. Is er geen UBO, dan verstrek je de pseudo-UBO's:

1. Bv, nv, SE (Europese nv) of SCE (Europese coöperatieve vennootschap) In deze gevallen verstrek je alle hoger leidinggevenden van de organisatie. Het gaat hierbij om personen die ingeschreven staan in het Handelsregister als statutair bestuurders.

2. Cv, vof, maatschap, rederij of EESV (Europese economische samenwerkingsverbanden die volgens hun statuten hun zetel binnen Nederland hebben) Dan verstrek je alle hoger leidinggevenden van de organisatie. Het gaat hierbij om personen die ingeschreven staan in het Handelsregister als vennoot, maat, lid van de rederij of bestuurder van het Europees economisch samenwerkingsverband.

3. Stichting Dan verstrek je alle hoger leidinggevenden van de organisatie. Het gaat hierbij om personen die ingeschreven staan in het Handelsregister als statutair bestuurders.

4. Vereniging, coöperatie of onderlinge waarborgmaatschappij Dan verstrek je alle hoger leidinggevenden van de organisatie. Het gaat hierbij om personen die ingeschreven staan in het Handelsregister als statutair bestuurders.

5. Kerkgenootschap Dan verstrek je de natuurlijke personen die als bestuurder staan vermeld in het eigen statuut, of zo mogelijk als bestuurder staan genoemd in de documenten van de kerkelijke organisatie.

6. Trust of soortgelijke juridische constructie Bij een trust of een soortgelijke juridische constructie kan geen sprake zijn van een pseudo-UBO.

Andere buitenlandse rechtsvorm? Is jouw organisatie een buitenlandse rechtsvorm anders dan hierboven opgenomen? Indien mogelijk zou voor de in het buitenland opgerichte vennootschappen of juridische entiteiten ook het UBO-register in die andere lidstaat geraadpleegd kunnen worden, of zou jouw organisatie verzocht kunnen worden daarvan een gewaarmerkt afschrift te verstrekken. Dit stelt LeasePlan in staat om 'het counterparty onderzoek' te verrichten en de UBO's van je organisatie te identificeren, ongeacht waar de organisatie is opgericht.

Submitting the Ultimate Beneficial Owner (UBO)

Scroll up for Dutch

You have been requested to inform us of the Ultimate Beneficial Owner (UBO) of your organisation. We have made this request because we are required to notify the authorities that lawfully supervise us. We ask who the UBO, or pseudo-UBO of your organisation is because those authorities enforce us to comply with the “know your client” principle, which is also known as CDD (Counterparty Due Diligence). CDD has become a vital part of good business practice. We have to know this, not just of our clients, but also of the suppliers, partners and all others from whom LeasePlan receives money or pays money to.

Why is it important? Over the past few years, the importance of CDD has been increasingly emphasised. The key issue here is: How honest are organisations really? During the economic crisis, the trust in financial institutions was damaged considerably. In an increasingly number of industries awareness is growing that an honest business practice is indispensable to win the trust of customers, companies and authorities. In addition, LeasePlan has a banking licence. Therefore, LeasePlan must abide by certain rules.

What is the legal framework? In order to advance the integrity of the financial sector, there are international rules with which LeasePlan must comply. The rules are incorporated in legislation and De Nederlandsche Bank (DNB - the Dutch central bank) exercises supervision. First, these rules applied mostly to banks, but now they apply to a wider range of institutions. LeasePlan is legally obligated to conduct a ‘counterparty check’.

In the Netherlands, the CDD obligations have been incorporated in:

  • the Financial Supervision Act (Wft - Wet op het financieel toezicht); - the Sanctions Act 1997 and;
  • the Money Laundering and Terrorist Financing (Prevention) Act (Wwft - Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme).

Who or what are UBOs? UBO is the abbreviation of ‘Ultimate Beneficial Owner(s). UBOs are the people who are the ultimate owner or who have control over your organisation. For example, they are people with more than 25% of the shares or people who have an economic interest of more than 25%. A UBO is always a natural person, never a company. There is also the possibility that there is no UBO. If there is no UBO, then you should provide the pseudo-UBO.

How do our contacts become aware that we are conducting a UBO check? Ideally, our contacts are not aware of the UBO check. We use public sources to ascertain the correct information of the UBOs and directors. Unfortunately, not all relationships can be found in public sources and then we have no other option than to contact you to comply with our obligation. We do this by letter and a UBO registration form. We send these by e-mail. Your organisation fills in if there is a UBO and, subsequently, who that is (or they are) in the organisation. When there is a UBO, LeasePlan will have to investigate the UBO register. LeasePlan registers the information and checks whether one of these persons appears on international sanctions lists.

What happens if a UBO or director is on a sanctions list or has been connected to money laundering or financing terrorism? Then, LeasePlan is prohibited from conducting business with that person.

How to determine the free float percentage of a listed company? You can check this on the site markets.ft.com. You can also google on the company name and the words ‘free float’ to get to the markets.ft.com website directly. The free float of a company is the portion of its shares that can be publicly traded.

Let’s take the example of the company below on the stock exchange. You’ll see that the number of ‘shares outstanding’ is 8,09 bn and the number of ‘free float’ is 8,05 bn. So the free float percentage is more than 99,5% (>75%) of the company (free float / shares outstanding).

Key statistics

What is the UBO register and when does the 'duty of feedback' apply? As of 27 September 2020, new legislation obliges many organisations to inform the Chamber of Commerce of UBOs. When we perform our 'counterparty search', LeasePlan is obliged:

1)To consult the UBO register when we enter into a new business relationship 2)To determine that the UBOs of the counterparty are registered 3)When they are, to save an extract of the listing in the UBO register

When there is a discrepancy between the registered information in the UBO register and the UBO information in our possession, we are obliged to report this to the Chamber of Commerce and to you. When UBO information has not been registered yet, our duty of feedback does not apply.

Who can I contact if I have any questions? Your account manager will provide you with further information

A. Is there an UBO?

1. If your organisation is a bv (private limited liability company), nv (public limited company), SE (European company/Societas Europaea) or a SCE (European Cooperative Society/Societas Cooperativa Europaea), you determine the UBO or UBOs on the basis of these interests: •Shareholdership: Are there people with more than 25% of the shares in the organisation? These people can be designated as UBOs. •Voting rights: Are there people with more than 25% of the voting rights in the organisation? These people can be designated as UBOs. •Economic interest: Are there people with more than 25% of the economic interest in the organisation? These people can be designated as UBOs. •Actual control: Are there people who have actual control on another basis? These people can be designated as UBOs. Click here for examples from the website of the Chamber of Commerce. For an English translation of the web page, click on 'Translate this page' on the right-hand side of the browser field.

2. If your organisation is a cv (limited partnership), vof (partnership firm), maatschap (partnership or firm), shipping company or EEIG (European Economic Interest Grouping that has its registered office in the Netherlands pursuant to its articles of association), you determine the UBO or UBOs on the basis of these interests: •Entitled to the assets: Are there people who have an entitlement of more than 25% to the assets? These people can be designated as UBOs. •Voting rights: Are there people who hold voting rights that exceed 25%? These people can be designated as UBOs. •Actual control: Are there people who have actual control on another basis? These people can be designated as UBOs. Click here for examples from the website of the Chamber of Commerce. For an English translation of the web page, click on 'Translate this page' on the right-hand side of the browser field.

3. If your organisation is a foundation, you determine the UBO or UBOs on the basis of these interests: •Beneficiary of the assets: Are there people to whom your foundation pays more than 25% of the assets? Those people can be designated as UBOs. •Voting rights: Are there people who have voting rights that exceed 25% in a resolution to amend the constitution? Those people can be designated as UBOs. •Actual control: Are there people who have actual control on another basis? Those people can be designated as UBOs. Click here for examples from the website of the Chamber of Commerce. For an English translation of the web page, click on ''Translate this page' on the right-hand side of the browser field.

4. If your organisation is an association, cooperative or a mutual insurance company, you determine the UBO or UBOs on the basis of these interests: •Entitled to the assets: Are there people who have an entitlement of more than 25% to the assets? These people can be designated as UBOs. •Voting rights: Are there people who hold voting rights that exceed 25%? These people can be designated as UBOs. •Actual control: Are there people who have actual control on another basis? These people can be designated as UBOs. Click here for examples from the website of the Chamber of Commerce. For an English translation of the web page, click on 'Translate this page' on the right-hand side of the browser field.

5. If your organisation is a church or religious association, you determine the UBO or UBOs on the basis of the following interest: In the case of a church or religious association, the UBOs are the natural persons who are identified as the legal successor in the constitution of the church or religious association in the event of dissolution.

6. If it concerns a trust or a similar legal construction, the ultimate beneficial owner is: •the founder(s); •the trustee(s); •if applicable, the protector(s); •the beneficiaries; •every other natural person who exercises control by ownership or by any other way over a trust.

B. No UBO? Please fill in the pseudo-UBO.

Sometimes, there is no UBO in the organisation. LeasePlan needs to know that as well. If there is no UBO, you provide the pseudo-UBOs:

1. A bv (private limited liability company), nv (public limited company), SE (European company) or a SCE (European Cooperative Society) In these cases you provide all the higher managers of the organisation. This concerns the people who are registered in the Company Register as company directors.

2. cv (limited partnership), vof (partnership firm), maatschap (partnership or firm), shipping company or EEIG (European Economic Interest Grouping that has its registered office in the Netherlands pursuant to its articles of association) In these cases you provide all the higher managers of the organisation. This concerns the people who are registered in the Company Register as partner, member of a shipping company or director of the European Economic Interest Grouping.

3. Foundation In these cases you provide all the higher managers of the organisation. This concerns the people who are registered in the Company Register as company directors.

4. Association, cooperative or mutual insurance company In these cases you provide all the higher managers of the organisation. This concerns the people who are registered in the Company Register as company directors.

5. Church or religious association You provide the natural persons who are identified as director in the constitution or who may be identified as director in the documents of the church or religious association.

6. Trust or similar legal construction A trust or a similar legal construction cannot have a pseudo-UBO.

Different legal form under foreign laws? Is your organisation a legal form under foreign laws that is different from the above? For companies or legal entities that are incorporated under foreign laws, it would be possible to consult the UBO register of another member state, or your organisation may be requested to provide an authenticated extract of the listing in that register. This enables LeasePlan to conduct the 'counterparty search' and to identify the UBO or UBOs of your organisation, irrespective of where your organisation was incorporated.