Bedrijfswagens: wat is het verstandigst – leasen of kopen?

Bij een echte vergelijking tussen leasen en kopen wordt rekening gehouden met enkele complexe analytische problemen, aangezien de beslissing niet alleen van invloed is op de cashflow, de resultatenrekening en balans van de onderneming, maar ook op de organisationele efficiëntie wat betreft het beheer van het wagenpark. Misschien wordt het tijd om je standpunt met betrekking tot leasen of kopen te herzien? Om je te helpen de juiste beslissing te nemen, worden in deze whitepaper de voor- en nadelen van zowel leasen als kopen vergeleken, en belichten we enkele factoren die vaak over het hoofd worden gezien.

Mobiliteit is tegenwoordig een essentiële bedrijfsfactor voor bedrijven, die allen voor dezelfde belangrijke beslissing komen te staan: zullen we de auto's die we nodig hebben nu leasen of kopen? Om een eerlijke vergelijking tussen leasen en kopen te kunnen maken, moeten ondernemingen de totale eigendomskosten (TCO, total cost of ownership) van beide opties zorgvuldig bestuderen. Bij elke afzonderlijke fase van de levensduur van de auto moeten er weer verschillende overwegingen en beslissingen gemaakt worden.

Welk voertuig past het beste bij jouw situatie en biedt ook de beste prijs-kwaliteitverhouding? Een voertuig kopen in plaats van leasen geeft je maximale autonomie, flexibiliteit en keuzevrijheid. Je kunt het voertuig kiezen dat jij of je bestuurders willen, offertes aanvragen bij dealers en de bestelling plaatsen bij de leverancier van je keuze. Als je bedrijf een omvangrijk wagenpark uitbouwt, kun je aantrekkelijke prijskortingen bedingen door dezelfde lokale dealer te gebruiken voor alle aankopen, op basis van toekomstige servicecontracten en bedrijfs-/werknemersverwijzingen.

Het vinden van het juiste voertuig voor de juiste prijs op de juiste locatie kan echter tijdrovend zijn en vereist een bepaalde kennis en onderhandelingsvaardigheden. Hoewel leasen soms de keuze van voertuigen en dealers kan beperken, heb je voor de uiteindelijke keuze steeds zelf de touwtjes in handen. Je besteedt niet alleen al het 'gedoe' uit, maar profiteert ook van deskundig advies en ondersteuning van de leasemaatschappij bij het selecteren van het juiste voertuig voor je situatie op basis van de totale levensduurkosten. Bovendien ben je verzekerd van een zo laag mogelijke prijs dankzij de centrale sourcing die de inkoopvoorwaarden verbetert.

Ook hebben leasemaatschappijen dankzij hun hechte relaties met de voertuigleveranciers optimale toegang tot de nieuwste technologieën, waardoor je kunt profiteren van de nieuwste ontwikkelingen zoals efficiënter brandstofverbruik, veiligheid, telematica en dergelijke. Zelfs als je zeer gespecialiseerde voertuigen nodig hebt voor specifieke bedrijfsactiviteiten, bijv. de bouw- of voedingssector, kunnen leasemaatschappijen vaak voertuigen regelen die in hoge mate zijn afgestemd op je specifieke technische behoeften.

Als het voertuig is gekozen, is de volgende stap het regelen van de financiering. Om een goede vergelijking te kunnen maken tussen de zogenoemde 'cost of money' bij aankoop versus leasing, moet je rekening houden met de gewogen gemiddelde kapitaalkost als je het voertuig koopt tegenover de rentekosten die in een leasingscenario in rekening worden gebracht. Het aanschaffen van voertuigen betekent dat je investeringen moet doen, en geld vastzetten dat je anders aan je kernactiviteit had kunnen besteden. Tenzij je bedrijf over veel cash beschikt, zal het geld dat je in je voertuigen vastzet kosten met zich meebrengen, hetzij door te lenen, hetzij omdat je investering moet renderen.

Met leasing daarentegen kun je de voertuigen die je nodig hebt verkrijgen zonder kostbaar bedrijfskapitaal te gebruiken of kredieten aan te spreken die zouden kunnen worden gebruikt om je bedrijf verder uit te bouwen. Bij een leaseconstructie betaal je een vast maandelijks bedrag voor de gehele leaseperiode om de afschrijvings- en rentekosten te dekken, op basis van de investeringswaarde van het voertuig en de verwachte wederverkoopwaarde aan het einde van het contract. Dit maakt ook betere prognoses en cashflowplanning mogelijk dankzij de verminderde onzekerheid en risico's.

Vanuit een financieel perspectief is er tot slot ook de kwestie van garantie. Alle nieuwe auto's worden geleverd met een basisgarantie, maar het is niet altijd duidelijk wat die precies dekt. Voor volledige gemoedsrust moeten eigenaren een uitgebreide garantie aanschaffen, waar vaak een aanzienlijk prijskaartje aan hangt. In het geval van een leaseauto zijn zelfs de kosten van ernstige mechanische problemen inbegrepen in de maandelijkse prijs, wat betekent dat de leasemaatschappij het risico draagt en jij dus niet voor vervelende - en mogelijk dure - verrassingen komt te staan.

Vanaf 2019 moeten grotere ondernemingen die hun jaarrekeningen conform de IFRS- en US GAAP-vereisten opstellen, het gebruiksrecht en de betalingsverplichtingen met betrekking tot geleasete auto's in hun balans opnemen. Daarnaast krijgen bedrijven een classificatiewijziging op hun resultatenrekening te zien, waarbij afschrijvingen en rente voor operationele leases worden opgenomen in plaats van een leasekostenpost. Voor meer informatie over de aanstaande wijzigingen in de administratieve verwerking van leaseovereenkomsten verwijzen wij je naar de LeasePlan-whitepaper over de boekhoudkundige verwerking van leaseovereenkomsten. Meer informatie over IFRS16 vind je in de rubriek Nieuws en media van onze zakelijke website.

Als de financiering is geregeld, zijn de operationele kosten de volgende fase in de levenscyclus van het voertuig. Operationele overwegingen zijn onder meer verzekering, brandstof, onderhoud, winter-/zomerbandenwissel, pechverhelping, en de afhandeling van eventuele reparaties, ongelukken en mogelijke claims, maar bijvoorbeeld ook parkeer- en andere boetes. In een aankoopscenario moet je al deze zaken zelf beheren – bijvoorbeeld door bedrijfskredietkaarten te voorzien of medewerkers te vergoeden voor brandstofkosten - of ze uitbesteden aan een leverancier – wellicht je lokale dealer voor onderhoud en reparaties, en je bestaande makelaar op het gebied van verzekeringen, ongevallenbeheer en schadeafhandeling.

Dit aspect van de TCO wordt echter vaak onderschat. Ongeacht het aantal voertuigen brengt een efficiënt beheer een aanzienlijke hoeveelheid werk met zich mee; al deze activiteiten vergen tijd: het vinden van de juiste leverancier, onderhandelen over de prijs, binnenkomende facturen controleren en op tijd betalen. Dit kan een niet te verwaarlozen werklast vormen voor je wagenparkbeheerder of administratieve afdeling.

In een operationele lease-opstelling zorgt de leasemaatschappij voor het beheer van alle operationele diensten, zodat jij je kunt richten op je kernactiviteiten. Als gegarandeerde kostencomponent binnen de leaseovereenkomst wordt het onderhoud – waaronder preventief en ongepland onderhoud en pechverhelping - gedurende de gehele levensduur van het voertuig uitgevoerd door een erkende leverancier, op basis van service level agreements (SLA's) en goedkeuringsprocessen voor de uit te voeren werkzaamheden. De bandenwissel wordt eveneens in de leasekosten opgenomen en uitgevoerd bij erkende garages met SLA's. Bovendien is er geen probleem meer met de opslag van de reservebanden. Op het gebied van brandstof krijgt elke leaseautobestuurder een tankkaart (verkrijgbaar in verschillende opties) die een goede dekking en mogelijke kortingen biedt, en de leasemaatschappij kan brandstofrapporten leveren die je inzicht bieden in het verbruik, de kosten en de bijbehorende CO2-uitstoot.

Ook de verzekering is een vaste kostencomponent, die precies is afgestemd op de begin- en einddatum van het leasecontract, evenals de afhandeling van schadegevallen, pechverhelping en ongevallen (inclusief een vervangwagen). Zo staat de auto zo weinig mogelijk stil en krijg jij als leaseklant meer efficiëntie.

Aan het einde van de levenscyclus, wanneer de auto een bepaalde leeftijd heeft bereikt, moet die verkocht of van de hand gedaan worden. Dit houdt een aanzienlijk risico in voor auto-eigenaren, die op dit punt twee opties hebben: óf ze schrijven de auto af op nul en boeken de opbrengsten van de verkoop als een positief resultaat, óf ze stellen een verwachte verkoopwaarde vast en schrijven de auto op die manier af.

In dat geval loop je het risico dat de auto tegen een lagere prijs dan de verwachte waarde wordt verkocht en je verlies maakt. In een lease met vaste termijn of operationele lease-overeenkomst voorspelt de leasemaatschappij de waarschijnlijke restwaarde aan het begin van de contractperiode en berekent op basis daarvan je maandelijkse betaaltermijnen (inclusief afschrijving en rente). Dit neemt zowel de zorgen als het risico weg van een lager dan verwachte verkoopwaarde aan het einde van de leasetermijn.

• Jij bepaalt de voertuigspecificaties en de leasemaatschappij regelt de rest

• Een vast leasebedrag voor de hele contractduur, gemakkelijk te budgetteren en voorspellen

• Onderhoudskosten zijn gegarandeerd, geen onaangename verrassingen

• Restwaarde is gegarandeerd - geen kosten doorberekend als het voertuig tegen een lagere prijs wordt verkocht dan verwacht

• Je profiteert van leverancierskortingen die de leasemaatschappij heeft onderhandeld

• Je kunt vertrouwen op de voertuigkennis en ervaring van de leasemaatschappij

• Geen gedoe - de leasemaatschappij regelt en beheert alle voertuiggerelateerde diensten en kosten.

De afweging tussen leasen of kopen houdt meer in dan alleen het vergelijken van de rente-/afschrijvingskosten en het maandelijkse leasebedrag. Bij elke fase van de levensduur van de auto komen er ook andere overwegingen kijken, met gevolgen voor de totale kosten die zich tijdens de gebruiksduur van een auto voordoen, of je deze nu leaset of hebt gekocht. Om een compleet beeld te krijgen moet je, naast de financiële kosten op de balans, ook rekening houden met de waarde van de ondersteunings- en afhandelingsdiensten die door een leasemaatschappij worden geleverd. Dergelijke diensten verlagen de interne werklast voor wagenparkbeheerders of het administratief personeel en besparen je daarom extra geld.