Hoe LeasePlan de coronacrisis de kop indrukt

Onze medewerkers fysiek en mentaal veiligstellen was onze eerste prioriteit

Het coronavirus, of covid-19. Het heeft onze wereld flink op zijn kop gezet en onze levens door elkaar geschud. En het ziet ernaar uit dat het virus dat nog minstens één keer zal doen. Hoe gingen wij er tot nu mee om? Hoe hebben wij geprobeerd de crisis de kop in te drukken? En hoe kunnen we leren van elkaar zodat we de volgende keer beter voorbereid zijn? We hebben vandaag nog nooit zo dicht bij elkaar gestaan, ook al was de afstand nog nooit zo groot. Maar we hadden er helaas wel een grote trigger voor nodig.

 

Onze mensen fysiek veiligstellen.

LeasePlan was één van de bedrijven dat razendsnel inspeelde op de donkere wolk die eraan kwam in de vorm van een erg dodelijk virus. “Op 13 maart al besliste ik heel het bedrijf vanaf 16 maart thuis te laten werken”, zegt Johan Portier, managing director van LeasePlan België. “Dat had wel een zekere, maar snelle, voorbereiding nodig. De medewerkers zijn bevraagd: wie was in staat om thuis te werken? Want niet iedereen is dat gewend of heeft een computer thuis. Medewerkers die geen laptop thuis hebben, kregen er een in bruikleen van LeasePlan.Taken die écht alleen op kantoor konden gebeuren, zijn geïnventariseerd en zoveel mogelijk teruggeschroefd.”

De tweede prioriteit was de mentale gezondheid van het personeel. “Want die straalt ook af op de gezondheid van je bedrijf”, gaat Portier verder. “Je moet mensen perspectief geven met veel en open communicatie. We lichten medewerkers élke dag transparant in over hoe we er als bedrijf voorstaan en wat de impact van de coronacrisis is.” Volgens Johan Portier is communicatie het moeilijkste in leiding geven tijdens een crisis. Eerlijkheid sterkt je organisatie. Daar geloof ik erg in. Ikzelf stuur dagelijkse updates naar heel het bedrijf, heb wekelijkse calls - iedereen kan inbellen - om info te delen en hou dagelijks de vinger aan de pols. Ik ben gezegend met een topteam en topmedewerkers aan mijn zijde die elke dag hard werken om ons bedrijf door de crisis te loodsen.” LeasePlan huurde zelfs een externe therapeute in voor mensen die therapeutische ondersteuning willen, anoniem uiteraard.

 

Hoe je de crisis als bedrijf aanpakt, straalt af op je medewerkers

Met de nodige ernst en snelheid is er gereageerd op de crisis. Maar er was ook ruimte voor een kwinkslag. “Elke medewerker kreeg een ‘survivalpakket’ opgestuurd, met onder andere een springtouw, een ‘vier op een rij’-spel, chocolade en bloemzaadjes erin.” LeasePlan organiseerde ook een tekenwedstrijd voor de kindjes van collega’s. Er werden foto’s uitgewisseld van de thuissituatie: ludiek en serieus. We lanceerden een LeasePlan Belgium Lockdown Challenge waarbij ieder die wil zijn sportprestaties kan delen via de Strava-app. We blikten een LeasePlan Belgium LipSync in die nadien intern werd verdeeld waarop collega’s playbacken op een up-beat-song.

“Vanuit de groep LeasePlan International organiseren we yoga- en fitnesslessen, boekbesprekingen en sport-challenges.” De medewerkers van LeasePlan doneerden bovendien hun traditionele paaschocolade aan het AZ Jan Portaels ziekenhuis in Vilvoorde en een aantal woonzorgcentra in de regio. “De fierheid van onze medewerkers was echt hartverwarmend. De acties die je als bedrijf onderneemt, stralen zich af op je medewerkers. We creëren, ondanks dat iedereen in zijn eigen kot zit, een teamgeest en een gemeenschappelijk doel. Onze medewerkers zijn enorm positief over onze aanpak en dat maakt mij als bedrijfsleider dan weer heel fier.”

The next normal

En nu? Hoe moet het nu verder? De gouden raad van Johan Portier aan andere bedrijven: back to business as usual is not a rat race. “Het heeft geen zin om snel, snel terug te willen gaan naar ‘vroeger’. Er komt nu éénmaal een ‘next normal’ en daar moet je tijd voor uittrekken. We kweken nu andere gewoontes. Voor de crisis was de vraag: hoeveel dagen thuiswerk gaan we toelaten? Vandaag is de vraag: hoeveel dagen kantoorwerk gaan we organiseren? Nog heel belangrijk: bevraag je medewerkers. Zij kennen de situatie het beste. Laat niet alles over aan een directiecomité. Je moet je mensen ook bedanken voor de inspanningen. Het is belangrijk als managementteam om bescheiden te zijn en eerlijk te zeggen: ‘ik heb niet alle antwoorden’. Veel antwoorden komen uit de organisatie zelf. Je moet daar ruimte voor creëren en het ondersteunen zonder de pretentie te hebben dat je een wereldcrisis op je eentje kan managen. Het is ok om als bedrijfsleider te zeggen dat je ‘een moeilijke dag’ had. Dat leidt naar een authentieke en open leiderschapsstijl.”

Er is volgens LeasePlan nu nood aan realiteit. De kans zit erin dat er een tweede coronagolf komt. Hoe gaan we ons daarop voorbereiden? Welke competenties en skills hebben we nodig? Wat is het nieuw type leiderschap en waar in het bedrijf zit het? Johan Portier: “Ik zie talent bovenkomen bij medewerkers die geen managersfunctie hebben en toch leiderschap op zich nemen: daar wil ik iets mee doen. Dat zijn vragen waar je volgens mij nu mee moet bezig zijn als bedrijfsleider. Ik hoorde een bevriend CEO onlangs zeggen: ‘Hoe sneller we terug op kantoor werken hoe beter’, maar dat zal niet standhouden. Eén van mijn mantra’s: doorbreek de waan van de dag. We moeten twee stappen achteruit. De blueprint zal anders zijn dan voor midden maart. We moeten verder bouwen op de kennis die we nu hebben en op wat we vandaag meemaken. Een organisatie uitbouwen die nog sterker is dan ze was, om een volgende crisis te overleven, doe je niet met hetzelfde recept. Het wordt geen ‘copy paste’-oefening.” 

Voorbereiding op een volgende lockdown

De nationale bank van België voorspelt een krimp van 8% op de Belgische economie in 2020. De omzet van bedrijven zal verminderen met 34% in 2020 tegenover 2019. “De tewerkstelling zal tussen 7 en 9% terugvallen. We krijgen er veel werklozen bij. Je kan daar als bedrijf niet rond. De impact is te groot om er niets mee te doen. Verschillende sectoren vinden zichzelf nu al opnieuw uit, zoals de horeca met afhaaldiensten. Iedereen, groot en klein, welke sector ook, moet zich bezinnen om zo’n tweede lockdown beter te overbruggen.

We moeten er alles aan doen om onze economie voor te bereiden en om ervoor te zorgen dat we er sterker zullen uitkomen dan nu.” En ook de mentale voorbereiding is belangrijk. “Iedereen is van vlees en bloed. De technologie is er intussen en die werkt. Maar we hebben nog niet alle antwoorden. Veel hangt ook af van de context. Een aantal dingen kan je niet wegnemen, zoals ouders met jonge kids en gesloten scholen. Dat geeft stress om thuis te werken. Misschien moeten we overwegen het werkritme dan te verlagen. Je kan als werkgever natuurlijk niet alles oplossen. Ook op individueel niveau moet er een balans zijn, mensen zullen zich moeten heruitvinden in the next normal”.

 

Bedrijven moeten een maximale tewerkstelling houden

Deze crisis heeft uiteraard een prijs. Een stevige. “Gratis bestaat niet. Meer dan één generatie zal hiervoor opdraaien. Maar het beleid van vandaag moet budgettaire zorgen loslaten en voorrang geven aan gezondheid en veiligheid. Momenteel wordt er gezocht naar een balans tussen veiligheid en economie. Met een heropstart in mei kunnen we die balans houden tot de volgende potentiële lockdown. Maar bedrijven moeten trachten om een maximale tewerkstelling aan te houden als maatschappelijke verantwoordelijkheid. Ook de overheid is verantwoordelijk in het faciliteren van kredieten, zodat bedrijven financiële mogelijkheden blijven hebben om die maatschappelijke rol op te kunnen nemen. Iedere crisis gaat voorbij. Laat ons vandaag niet te snel snijden om hier morgen spijt van te hebben.

Daarbij mag de hete aardappel niet onderling doorgeschoven worden. In veel sectoren zal het rendement dalen door de ‘anderhalvemetermaatschappij’. Mijn advies: draag de kosten maximaal zelf en reken ze niet door aan andere partijen. Anders komen we in een neerwaartse spiraal terecht. Als we weer op café mogen bijvoorbeeld en de richtlijn is om tafel en stoelen te desinfecteren dan kan de uitbater die kosten misschien nog net doorrekenen aan de klant. In andere sectoren zal het begrip van de klant veel kleiner zijn. En dat heeft dan weer een impact op het consumentengedrag en de snelheid van de heropstart en het herstel van de economie.”

Bottomline: er is nog heel wat werk. Want we moeten ook de solidariteit bewaren die er is ontstaan. Ervoor zorgen dat de erkenning voor de zorg, en ook voor andere sectoren, blijft. “Maar ik vrees er een beetje voor. De menselijke natuur is erop gericht om snel te vergeten. We hebben vandaag nog nooit zo dicht bij elkaar gestaan, ook al was de afstand nog nooit zo groot. Maar we hadden er helaas wel een grote trigger voor nodig. Of we het zullen aanhouden? Daar ben ik niet zo optimistisch over.” 

Johan PortierManaging Director LeasePlan België