Informativa per i servizi clear box

Informativa ex art. 13 del Regolamento UE 679/2016 relativa al trattamento dei dati personali dell’interessato per i servizi Clear Box

1. LeasePlan e i servizi Clear Box

La società LeasePlan Italia S.p.A. (“LeasePlan”) in qualità di titolare del trattamento informa il conducente di veicoli LeasePlandi quanto segue. LeasePlan ha installato sui veicoli che offre a noleggio i dispositivi Clear Box (c.d. scatole nere) per la prestazione dei servizi diricerca del veicolo in caso di furto e crash management (“Servizi”). La presente informativa si riferisce al trattamento dei dati personali del conducente del veicolo in caso di attivazione dei servizi Clear Box e integra la documentazione privacy fornita da LeasePlan al cliente per il noleggio del veicolo. Un'informativa sintetica è disponibile all'interno del veicolo mentre una copia della presente informativa è disponibile sul sito web di LeasePlan www.leaseplan.it ed è possibile inoltre richiederla in qualsiasi momento contattando LeasePlan ai recapiti indicati nel seguente paragrafo 7. Il trattamento di dati personali in relazione ai Servizi Clear Box è stato oggetto di interpello preventivo e dunque di valutazione da parte del Garante per la protezione dei dati personali. LeasePlan procederà all'esecuzione di operazioni di trattamento di dati personali nel rispetto delle libertà e dei diritti fondamentali dell'interessato, nonché delle regole generali per il trattamento di dati personali stabilite dal Regolamento UE 679/2016 (“GDPR”). I dati non necessari per l'esecuzione dei Servizi e le finalità di volta in volta rilevanti sono distrutti ovvero resi anonimi, in linea con quanto indicato nella presente informativa.

I dispositivi Clear Box consentono la rilevazione e trasmissione a LeasePlan di alcune informazioni relative al veicolo, ad es. il verificarsi di sinistri, la posizione del veicolo e altre informazioni di seguito indicate in dettaglio. I Servizi prestati per mezzo delle Clear Box, di seguito descritti, hanno lo scopo di offrire una maggiore sicurezza aiconducenti dei veicoli e un miglior servizio di noleggio, ottimizzare la gestione della flotta di LeasePlan e tutelare i beni e la proprietà di LeasePlan.

  1. Furto del veicolo: a seguito di presentazione di denuncia, in caso di furto ovvero in caso di evento riconducibile ad un furto o tentato furto ed altresì in caso di appropriazione indebita del veicolo, viene attivata un'apposita procedura basata sulla localizzazione del veicolo in vista del successivo recupero da parte delle forze dell'ordine, al fine di assicurare la tutela di beni e proprietà aziendali rispetto a possibili atti illeciti. La tipologia di dati trattati con riferimento a questo servizio sono informazioni di carattere tecnico riguardanti il veicolo (ad es. targa; marca; modello, colore, dati di localizzazione), utilizzate al fine di consentirne il ritrovamento e il recupero. Per il funzionamento di questo servizio i dati sono conservati per il periodo strettamente necessario all’individuazione ed al recupero del veicolo e, per irelativi adempimenti di carattere amministrativo e giudiziario, nel rispetto dei termini applicabili in materia di prescrizione.

  2. Crash Management: il servizio Crash Management si attiva automaticamente al verificarsi di allarmi crash o mini–crash (cioè al verificarsi di incidenti con altri veicoli, urti contro ostacoli fissi, ribaltamenti o uscite di strada) in base a parametri predefiniti che fanno presumere il verificarsi di un sinistro. Le informazioni raccolte riguardano l’ubicazione del veicolo e alcuni parametri di utilizzo (ad es. velocità, direzione di guida, accelerazioni frontali e laterali) e sono utilizzate per supportare e migliorare la gestione di eventuali incidenti dei veicoli, dalla fase di raccolta delle informazioni a quella di liquidazione e gestione di eventuali controversie; per ricostruire più agevolmente la dinamica dei fatti e raccogliere possibili elementi di prova; per prevenire possibili frodi. I dati acquisiti sono comunicati a terzi (ad es. autorità giudiziarie e società di assicurazioni) solo nei limiti consentiti dalla normativa applicabile e necessari per l'esecuzione del servizio di Crash Management. Tali dati sono conservati da LeasePlan a per il tempo strettamente necessario alla ricostruzione del sinistro e all'accertamento delle relative responsabilità, in linea con i vigenti termini di prescrizione. Non sono invece conservate informazioni sulle Clear Box dal momento che le stesse sono predisposte per la cancellazione e sovrascrizione di dati a intervalli non superiori a 30 secondi, anche se si verifica un allarme crash.

2. Finalità e modalità del trattamento

LeasePlan tratta i dati dei conducenti dei veicoli per le seguenti finalità:

a. fornire ai propri clienti i servizi sopra elencati;
b. adempiere agli obblighi di legge, regolamentari e della normativa comunitaria derivanti dal contratto in essere con i clienti (ad es. adempimenti di carattere contabile, fiscale, amministrativo, assicurativo);
c. offrire una maggiore sicurezza ai conducenti dei veicoli e ad eventuali terzi coinvolti in sinistri;
d. evitare truffe, frodi e tutelare i beni e la proprietà aziendale, in particolare la flotta dei veicoli di LeasePlan;
e. migliorare il processo di gestione di eventuali furti, appropriazioni indebite e sinistri;
f. gestire i rapporti con soggetti terzi che sono necessari per la corretta esecuzione del contratto di noleggio e la prestazione dei servizi scelti dal cliente (ad es. rapporti con società e imprese di assicurazione, con le autorità competenti, etc.);
g. esercizio di diritti in sede giudiziaria.

I dati sono trattati prevalentemente con l'ausilio di strumenti elettronici e in forma automatizzata. È tuttavia previsto anche il trattamento senza utilizzo di strumenti elettronici, ad esempio trattamento manuale di dati in forma cartacea. Il trattamento è organizzato in base a procedure e logiche funzionali alle finalità sopra elencate, nel rispetto delle misure indicate dalla normativa in tema di protezione dei dati personali per garantirne la sicurezza e la confidenzialità. I sistemi informativi e i programmi informatici sono stati configurati in modo da ridurre al minimo l’uso di dati personali e identificativi, che sono trattati solo quando necessari alle finalità di trattamento di volta in volta perseguite.

3. Particolari categorie di dati oggetto di trattamento

Per quanto riguarda il servizio di Furto, i dati relativi alla localizzazione del veicolo non comprendono informazioni sul conducente dello stesso, che a seguito di furto ne ha perso la disponibilità materiale. In caso di appropriazione indebita o altro illecito, i dati di localizzazione possono riguardare il conducente. In tal caso i dati sono trattati per il tempo necessario al recupero del veicolo e all'esercizio di diritti in sede giudiziaria, compresa la gestione di eventuali frodi, illeciti e i relativi procedimenti giudiziali.

Per il servizio Crash Management i dati relativi alla localizzazione del veicolo, che è attivata automaticamente in caso di sinistro, sono necessari per accertare, soprattutto da un punto di vista cinematico, la dinamica di eventuali sinistri in vista dell'esercizio e della difesa di diritti in sede giudiziaria. Per entrambi i servizi, il consenso del conducente al trattamento dei dati non è necessario anche ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR.

4. Natura del conferimento dei dati e conseguenze per mancato conferimento

Il conferimento di dati personali per le finalità indicate al punto 2. che precede è necessario per la prestazione dei Servizi forniti tramite Clear box, per l'adempimento di obblighi di legge e per l'esercizio e la difesa di diritti in sede giudiziale; un eventuale rifiuto di conferimento impedirebbe a LeasePlan la corretta prestazione di tali Servizi. Per tali finalità il consenso del conducente del veicolo non è dunque necessario.

5. Ambito di comunicazione e diffusione dei dati personali

I dati personali sono accessibili agli incaricati del trattamento designati da LeasePlan che hanno bisogno di conoscerli per lo svolgimento delle proprie mansioni (ad es. il personale di LeasePlan ed eventuali incaricati esterni del trattamento che si occupano della gestione dei servizi Clear Box) e ai responsabili del trattamento di seguito indicati. La lista aggiornata dei responsabili e dei soggetti cui LeasePlan comunica i dati è disponibile in qualsiasi momento su richiesta a LeasePlan ai recapiti di seguito indicati.

I dati personali possono essere comunicati e trattati per conto di LeasePlan da parte di società e professionisti incaricati da LeasePlan di svolgere specifici servizi di carattere tecnico e organizzativo che sono funzionali alla prestazione dei servizi erogati tramite le Clear Box e alle altre finalità di trattamento indicate al precedente punto 2. LeasePlan comunica a tali soggetti terzi solo le informazioni necessarie alla prestazione dei relativi servizi. Tali soggetti sono nominati responsabili del trattamento da LeasePlan e agiscono in base alle istruzioni ricevute da LeasePlan.

I dati personali possono inoltre essere comunicati ai seguenti soggetti terzi, che agiscono quali titolari, responsabili o incaricati del trattamento, a seconda del caso, per le finalità indicate al punto 2. che precede e nel rispetto della normativa applicabile:

  • compagnie di assicurazione e intermediari assicurativi, ad es. per la gestione di sinistri;
  • consulenti e professionisti, operanti anche in forma associata, ad es. consulenti legali;
  • società e organismi che gestiscono le attività di intervento e assistenza stradali;
  • autorità giudiziarie, forze di polizia, enti e amministrazioni pubbliche per i rispettivi fini istituzionali, ad es. in caso di furto del veicolo ovvero sinistro, procedimenti giudiziali;
  • i legittimi destinatari di comunicazioni in base a norme di legge o regolamento.

LeasePlan può conoscere i dati personali del conducente del veicolo (quando diverso dal cliente di LeasePlan) solo nella misura in cui ciò sia strettamente necessario all'esecuzione dei Servizi, per adempiere obblighi di legge o per finalità di tutela di eventuali diritti di LeasePlan. I dati personali del conducente del veicolo sono comunicati al cliente di LeasePlan (quando il conducente e il cliente sono persone diverse) per il servizio Crash Management, limitatamente ai dati necessari per l'adempimento del contratto di noleggio in essere con il cliente, di obblighi di legge e per l'esercizio di diritti in sede giudiziaria e solo al verificarsi di una delle seguenti ipotesi: (i) accertata frode da parte del conducente (ad es. falsa denuncia di sinistro); (ii) grave negligenza nella conduzione del veicolo da parte del conducente.

Per il servizio Furto, LeasePlan non comunica i dati del conducente al proprio cliente. I dati personali non sono in nessun caso diffusi, salvo il caso di specifica previsione di legge.

6. Misure di sicurezza e tempi di conservazione dei dati

LeasePlan ha adottato misure di sicurezza di carattere fisico, tecnico e organizzativo per mantenere la sicurezza e confidenzialità dei dati oggetto di trattamento, nel rispetto di quanto previsto dall’art. 32 del GDPR e di altre previsioni applicabili.

I dati personali sono conservati per il tempo necessario al raggiungimento delle finalità indicate al punto 2 che precede, in genere fino al termine del contratto relativo al veicolo, ovvero fino a quando necessari per l'esercizio e la difesa di diritti in sede giudiziale, in linea con i termini di prescrizione applicabili, che possono essere più lunghi. I dati personali sono conservati oltre il termine del contratto relativo al veicolo quando risultano necessari per adempiere obblighi di legge o per l'esercizio di diritti in sede giudiziaria.

Con riferimento ai dati di localizzazione per il servizio Crash Management, in assenza di incidenti i dati sono cancellati tramite sovrascrizione a intervalli di massimo 30 secondi. In caso di incidente, sono conservati per il tempo necessario per la gestione dei sinistri (ricostruzione dell'incidente e verifica di relative responsabilità).

7. Titolare e Responsabili del trattamento

Il Titolare del trattamento è LeasePlan Italia S.p.A., sede legale in viale Adriano Olivetti 13 – 38122 Trento.

Il responsabile del trattamento già nominato al momento della redazione della presente informativa è: LeasePlan Information Services, LeasePlan House - Level 2 Central Park, Leopardstown Dublin 18, Dublino (Irlanda) per la gestione dei server di LeasePlan.

Il responsabile della protezione dei dati è contattabile, in ogni momento, all’indirizzo email privacy-officer@leaseplan.it.

8. Diritti Privacy dell'interessato

Lei potrà esercitare in ogni momento i diritti che Le sono riconosciuti dalla legge, tra cui quello:
a) di accedere ai Suoi dati personali, ottenendo evidenza delle finalità perseguite da parte di LeasePlan, delle categorie di dati coinvolti, dei destinatari a cui gli stessi possono essere comunicati, del periodo di conservazione applicabile, dell’esistenza di processi decisionali automatizzati;
b) di ottenere senza ritardo la rettifica dei dati personali inesatti che La riguardano;
c) di ottenere, nei casi previsti, la cancellazione dei Suoi dati;
d) di ottenere la limitazione del trattamento, quando possibile;
e) di richiedere la portabilità dei dati che Lei ha fornito a LeasePlan, vale a dire di riceverli in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, anche per trasmettere tali dati ad un altro titolare, senza alcun impedimento da parte di LeasePlan stessa;
f) di proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali.

Per esercitare tali diritti, basterà contattare la Società: (i) via email, all’indirizzo privacy-officer@leaseplan.it o inviando richiesta scritta presso gli uffici di LeasePlan all’indirizzo riportato al paragrafo precedente.

Ultimo aggiornamento: maggio 2018