Cost Control Administrator

Huvudsakliga ansvarsområde:
Som administratör kommer du primärt att arbeta med inkommande och utgående post och ombesörja att alla våra avdelningar har ett fungerande postflöde. Arbetet innebär 100% på plats på vårt nya fräscha kontor i Solna.

Team och arbetsmiljö:
Du kommer att ingå i Cost Control-teamet, som leds av manager Roy Jönsson. Teamet ansvarar för att säkerställa att inkommande fakturor gällande aktiva fordon i vår flotta uppfyller krav på kostnader och andra avtalade överenskommelser. Vi arbetar tillsammans för att supportera eventuella frågor gällande kostnader på våra fordon och korrigera felaktigheter. Vår arbetsmiljö präglas av samarbete, öppenhet och en strävan efter ständig förbättring, vilket gör att vi gemensamt kan nå våra mål.

Ansvarsområden:

• Hantera inkommande och utgående post via papper, mejl och paket.
• Behandla inkommande fakturor genom papper, mejl och fakturasystem.
• Digitalisera/scanna inkommande papper/papperspost.
• Ta emot, behandla och följa upp inkommande fakturaflöde.
• Säkerställa att Cost Control har uppdaterad information om avdelningens processer.
• Hålla dig informerad om våra avtalsparter och samarbetet inom Ayvens.
• Ge intern support i fakturafrågor.
• Värna om arbetsgruppens klimat och leverans mot uppsatta mål.
• Ha god kunskap om Ayvens produkter och tjänster för att ge korrekt information och god service till kunder.
• Utföra andra arbetsuppgifter inom Operations och specifika uppgifter kopplade till din placering inom avdelningen.
• Aktivt arbeta för att effektivisera arbetsuppgifter inom företaget och teamet.

Kompetenser:

• Hög kommunikativ förmåga för att kommunicera tydligt med både kollegor, förare och leverantörer.

Kvalifikationer:

• Proaktiv och flexibel lagspelare med lätt för samarbete mellan avdelningar.
• Lösningsorienterad med passion för prestationer och lärande.
• Öppen och ärlig med hög personlig integritet.
• Drivande och bra på att kommunicera.
• Förmåga att prioritera rätt frågor vid rätt tillfälle.
• Positiv inställning till förändringar och förbättringar.

Utbildning och erfarenhet:

• Tidigare erfarenhet av liknande arbetsuppgifter.
• Goda kunskaper i Office 365 (Outlook, Excel, Word) och datorvana.

Språk:

• Flytande i tal och skrift på svenska och engelska.

IT-kompetens:

• Microsoft Office (Excel, Word, Teams), Miles, Toolkit, SalesForce, externa faktura-portaler (t.ex. Fortnox).
   

Detaljer:

• Heltid, 38,75h/v
• 100% på plats på kontoret i Solna
• Start enligt överenskommelse